оформления описи дел по личному составу

ИНСТРУКЦИЯ

По оформлению документов, предоставляемых

Организациями-источниками комплектования в

МКУ «Архив Стерлитамакского района»

Организация - источник комплектования самостоятельно должна предоставлять по письму МКУ «Архив Стерлитамакского района» следующие документы по делопроизводству и архивному делу, требующие рассмотрения, согласования или учета:

- описи дел постоянного хранения управленческой документации (опись № 1) и по личному составу (опись № 1-Л);

- справка-объяснение об отсутствии документов, подлежащих включению в опись согласно номенклатуры дел.

1. Оформление описей

Описи дел оформляются строго по установленной форме (образцы описей прилагаются - приложение №№ 1, 2) и выполняются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта 14, подписываются составителем и утверждаются руководителем организации, заверяются печатью организации.

Дела в опись включаются согласно Номенклатуре дел и в порядке возрастания индекса дел. На втором и последующих листах описи столбцы таблицы нумеруются. Текст располагается на формате А4 с соблюдением полей: правое, верхнее, нижнее -20 см; левое-10 см. Текст по окраске должен быть четким.

- В графе 1 указывается Номер дела по порядку. Номер дел в описи начинается с единицы, если опись предоставляется впервые. Если опись документов уже предоставлялась за предыдущие годы ранее, то нумерация продолжается, и продолжение описи указывается в заголовке описи, например: Опись № 1(продолжение).

- В графе 2 указывается Индекс дела по Номенклатуре дел.

- В графе 3 указываетсяполный Заголовок дела. Сокращения не допускаются, точки в конце заголовка не ставятся. В случае включения в годовой раздел описи дел с одинаковыми заголовками, производится и указывается нумерация томов.

Например 1 Годовой отчет за 2013 год, том 1

2 Годовой отчет за 2013 год, том 2

В случае включения в опись приказов, распоряжений и протоколов указывать номера первого и последнего документа, включенного в дело.

Например: Приказы по основной деятельности с № 1 по № 50

В случае включения в опись дел, наименование которого содержат дату дела, в заголовке дела указывать дату, при этом в графе 4 - дата дела не указывается.

Например: Годовой отчет за 2013 год

План работы на 2013 год

- В графе 4 указывать Дату дела. При включении в опись приказов, распоряжений, протоколов указывать число, месяц, год первого и последнего документа дела.

Например: 01.01.2013

01.12.2013

- В описи № 1 в графе 5 указывается количество листов в деле.

- В опись № 1-Л дополнительно включается графа 5 «Срок хранения», в которой указывается цифра - 50.

Опись № 1 печатается в 5-ти экземплярах, опись № 1-Л печатается в 4-х экземплярах. Описи согласовываются экспертной комиссией организации, утверждается руководителем и представляется в МКУ «Архив Стерлитамакского района» в 4-х (опись № 1) и 3-х экземплярах (опись №1-Л)

Оформление справки-объяснения об отсутствии документов.

Справка-объяснение об отсутствии документов составляется в случае, если в опись включены не все документы согласно номенклатуры дел, с указанием причины не включения дел. Справка адресуется Управлению по делам архивов Республики Башкортостан, подписывается руководителем организации и предоставляется в архив в 2-х экземплярах вместе с описью.

ПРИМЕЧАНИЕ: При ведении архивного делопроизводства руководствоваться нормативным документом «Основные правила работы архивов организаций»

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

О Б Р А З Е Ц

Оформления описи дел управленческих документов

Полное наименование организации (предприятия, учреждения, отдела) УТВЕРЖДАЮ

__________________________

(наименование должности руководителя)

_______________ФИО

«_____»_________20 год

Фонд №

Опись № 1

дел постоянного хранения

за ____________год

№№ п/п	Индекс дел	Заголовки дел	Крайние даты	Кол-во листов	Приме- чание

Всего в данный раздел описи включено _______ (__________________) дел

цифра пропись

с № по №, в том числе:

литерные номера -;

пропущенные номера -.

Исполнитель ФИО

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК Управления

______________________ по делам архивов

(наименование организации) Республики Башкортостан

№_____от ______________ №____ от______________

ПРИЛОЖЕНИЕ 2