Отправления EMS из учреждения международного почтового обмена поступают в доставочные отделение почтовой связи в специальных мешках с нанесенным на них логотипом службы EMS. В мешке должна находиться карта отправки ф.ПС16 в одном экземпляре, к которой приписаны отправления EMS.
При получении объектами почтовой связи мешков с отправлениями EMS необходимо:
- проверить целость мешка, перевязи или печати (пломбы или запорного устройства);
- вскрыть мешок и проверить соответствие отправлений EMS записям в карте отправки ф.ПС16;
- на оборотной стороне отправлений EMS ставится оттиск календарного штемпеля или от руки проставляется дата и время их поступления в доставочный объект почтовой связи.
- внести информацию о поступлении отправлений в систему слежения IPS.
Входящие отправления EMS подразделяются на:
· пошлинные - на которые таможенным органом начислены таможенные платежи;
· беспошлинные - подлежащие выдаче получателю без взимания таможенных платежей.
На поступивших пошлинных отправлениях должен стоять оттиск штампа с указанием суммы таможенных платежей, которая должна быть взыскана с адресата при выдаче отправления, а также приложены следующие документы: бланк денежного перевода ф.ПС112, таможенный приходный ордер, в котором проставлена сумма таможенных платежей.
Все отправления EMS подлежат доставке адресату на дом (в офис).
Исключения составляют пошлинные отправления EMS и поступившие в дефектоном состоянии, которые выдаются только в отделении почтовой связи по месту проживания адресата.
Отправления EMS вручаются лично адресату либо по доверенности.
Для доставки отправления EMS выдаются под расписку в ф.ПС55. Работник, осуществляющий доставку, обязан проверить целость оболочек отправлений и соответствие веса, указанного на адресном ярлыке.
Отправления EMS вручаются получателю после проверки документа, удостоверяющего личность получателя.
Данные документа, удостоверяющего личность получателя, заносятся в извещение ф.ПС22, там же получатель должен расписаться указав дату и время получения. Эти же данные получатель указывает на адресном ярлыке EMS (бланк пачке Е1).
От адресного ярлыка отделяется экземпляр «Подтверждение о доставке», который вместе с доставочной карточкой возвращается в отделение почтовой связи и подшивается.
Отправления EMS в адрес юридических лиц вручаются под расписку их уполномоченным лицам с указанием их фамилий и должности и проставлением печати.
В случае отсутствия получателя по указанному на отправлении адресу в абонентском ящике адресата оставляется извещение ф.ПС22 о поступлении отправления EMS с указанием даты и времени доставки, а также адреса, номера телефона и времени работы отделения почтовой связи, в котором можно получить отправление.(Вокзальная 22)
Документы на врученные отправления, а также неврученные отправления работник объекта почтовой связи, осуществивший доставку, сдает ответственному лицу под расписку в ф.ПС55. Неврученные отправления хранятся кладовой отделения почтовой связи в установленном порядке до явки получателя.
Вся информация о доставленных отправлениях, а также о попытке доставки вводится в систему слежения IPS.
При неполучении отправления в течение суток получателю делается напоминание по телефону или через отделение почтовой связи зоны обслуживания направлением вторичного извещения ф.ПС22. Если в течение суток отправление EMS не будет получено, оно направляется в отделение почтовой связи по месту проживания адресата, где оно хранится 7 дней.
Отправления, на которые начислены таможенные платежи, выдаются адресатам только после их уплаты, о чем делается соответствующая отметка на доставочной карточке. Таможенный приходный ордер вручается получателю вместе с отправлением.
В соответствии с Указом Президента РБ «О мерах по обеспечению своевременной уплаты подоходного налога с физических лиц и отдельных страховых взносов» №71 от 07.02.2006г. работники почтовой связи должны предоставлять специальные уведомления о выданных почтовых отправлениях (перечисленных ими денежных средств), поступивших физическим лицам переводом из-за границы в налоговые органы.
Такое уведомление заполняется при получении международных писем с объявленной ценностью, международных посылок, отправлений международной ускоренной почты с товарным вложением.
Уведомление заполняется АДРЕСАТОМ. В случае отказа клиента от заполнения уведомления, работник ОПС обязан сам заполнить бланк уведомления, при этом на бланке указывается, что получатель отказался от заполнения.
В уведомлении указывается сумма оценки вложения в валюте страны отправителя. В случае отсутствия в сопроводительных документах стоимости поступающей иностранной безвозмездной помощи получатель самостоятельно производит её оценку применительно к стоимости аналогичных вещей отечественного или зарубежного производства с учётом износа.
Работник ОПС проверяет правильность заполнения всех граф в уведомлении, в том числе указание стоимости иностранной безвозмездной помощи, проставляет оттиск календарного штемпеля.
Оформленные уведомления по мере выдачи отправлений направляются в вышестоящий объект почтовой связи по подчинённости (филиал, производство «Минская почта») для создания информации в электронном виде и её последующей передачи в Департамент по гуманитарной деятельности Управления Делами Президента РБ.