ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ
СПЕЦИАЛИСТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ (Регистрационный номер-447, Код-07.002
I. Общие сведения.
наименование вида профессиональной деятельности - Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм.
Основная цель вида профессиональной деятельности: Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Группа занятий:
| кодОКЗ<1>) | наименование | (код ОКЗ) | |
| Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий | Административно-управленческий персонал | ||
| Служащие, занятые приемом и информированием посетителей | - | - | |
| Отнесение к видам экономической деятельности: | |||
| (код ОКВЭД<2>) | (наименование вида экономической деятельности) | ||
| 82.1 | Обеспечению функционирования организации | ||
| 82.3 | Деятельность по организации конференций и выставок |
| II. Описание трудовых функций, входящих |
в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)
| Обобщенные трудовые функции | Трудовые функции | |||
| код | наименование | Уровень квалификации | наименование | код |
| A | Организационное обеспечение деятельности организации | Прием и распределение телефонных звонков организации | A/01.3 | |
| Организация работы с посетителями организации | A/02.3 | |||
| Выполнение координирующих и обеспечивающих функций | A/03.3 | |||
| B | Документационное обеспечение деятельности организации | Организация работы с документами | B/01.4 | |
| Организация текущего хранения документов | B/02.4 | |||
| Организация обработки дел для последующего хранения | B/03.4 | |||
| C | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени | C/01.6 | |
| Планирование рабочего дня секретаря | C/02.6 | |||
| Организация телефонных переговоров руководителя | C/03.6 | |||
| Организация командировок руководителя | C/04.6 | |||
| Организация работы с посетителями в приемной руководителя | C/05.6 | |||
| Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий | C/06.6 | |||
| Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя | C/07.6 | |||
| Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя | C/08.6 | |||
| Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря | C/09.6 | |||
| Составление и оформление управленческой документации | C/10.6 | |||
| Организация работы с документами в приемной руководителя | C/11.6 | |||
| Организация хранения документов в приемной руководителя | C/12.6 | |||
| Обеспечение руководителя информацией | C/13.6 | |||
| Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации | C/14.6 | |||
| D | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями | D/01.6 | |
| Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов | D/02.6 | |||
| Организация деловых контактов и протокольных мероприятий | D/03.6 | |||
| Организация исполнения решений руководителя | D/04.6 |
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
ОБОБЩЕННАЯ ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ
А. Организационное обеспечение деятельности организации Уровень квалификации - 3
Возможные наименования должностей, профессий - Секретарь-администратор
| Требования к образованию и обучению | Среднее общее образование Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих |
| Требования к опыту практической работы | - |
| Особые условия допуска к работе | - |
| Другие характеристики | - |
Дополнительные характеристики
| Наименование документа | Код | Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности |
| ОКЗ | Служащие, занятые приемом и информированием посетителей | |
| ОКСО <3> | Документоведение и документационное обеспечение управления |
3.1.1. ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ
Прием и распределение телефонных звонков организации Код A/01.
| Трудовые действия | Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации |
| Регистрация поступающих телефонных звонков | |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону | |
| Необходимые умения | Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи |
| Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации | |
| Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы | |
| Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров | |
| Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия | |
| Соблюдать служебный этикет | |
| Необходимые знания | Функции, задачи, структура организации, ее связи |
| Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации | |
| Этика делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации |
3.1.2. ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ
Организация работы с посетителями организации Код A/02.
| Трудовые действия | Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками |
| Необходимые умения | Ведение журнала записи посетителей |
| Учет посетителей и оформление пропусков | |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей | |
| Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации Организация и бронирование переговорных комнат | |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе | |
| Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки) | |
| Общаться с посетителями | |
| Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации | |
| Вести учетные формы, использовать их для работы | |
| Создавать положительный имидж организации | |
| Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций | |
| Применять информационно-коммуникационные технологии | |
| Обеспечивать конфиденциальность информации | |
| Необходимые знания | Правила организации приема посетителей |
| Правила делового общения | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами | |
| Правила организации приемов в офисе | |
| Правила сервировки чайного (кофейного) стола | |
| Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним | |
| Этика делового общения | |
| Правила речевого этикета | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации |
Трудовая функция
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций Код A/03.
| Трудовые действия | Ведение журнала разъездов работников организации |
| Координация работы курьеров и водителей организации | |
| Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей | |
| Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации | |
| Необходимые умения | Составлять и вести учетные документы |
| Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации | |
| Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации | |
| Оценивать результаты в рамках поставленных задач | |
| Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками | |
| Необходимые знания | Правила речевого этикета |
| Этика делового общения | |
| Требования охраны труда | |
| Правила защиты конфиденциальной служебной информации | |
| Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами |