Документальное оформление движения основных средств.

Для документального оформления хозяйственных операций, отражающих процесс движения основных средств, и достижения основных целей их бухгалтерского учета в организации должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным графиком.

Приказом или распоряжением по организации необходимо определить круг лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность и перемещение объектов основных средств, за правильное и своевременное оформление этих операций, определить должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, ввод в эксплуатацию, перемещение и списание основных средств.

Для оформления документации на поступающие основные средства приказом или распоряжением руководителя организации должна создаваться комиссия в составе соответствующих должностных лиц, в том числе главного бухгалтера, и лиц, на которых предусматривается возложение ответственности за приемку и сохранность поступающих объектов основных средств.

Для учета движения основных средств должны применяться следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств:

В зависимости от назначения, состава и количества объектов основных средств для оформления и учета операций по приему, приему-передаче объектов основных средств между организациями используются:

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1 (применяется для отдельного объекта основных средств, не относящегося к зданию и сооружению);

· Акт о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-la применяются только для зданий и сооружений);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-16 (применяются для групп объектов основных средств, не относящихся к зданиям и сооружениям).

К актам должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данным объектам основных средств. Указанные акты применяются для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

При поступлении объектов основных средств данные формы оформляются:

· Для объектов, не требующих монтажа – в момент приобретения;

· Для объектов, требующих монтажа - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию;

· Для поступивших по договора купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) - в установленном порядке.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов основных средств и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке. Например, при приобретении объектов недвижимости или транспортных средств в установленных законодательством случаях помимо актов о приеме-передаче объектов основных средств необходимы и иные документы, в частности документы, подтверждающие их государственную регистрацию.

Данные приема и выбытия объекта из состава ОС вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов ОС. Учет основных средств ведется бухгалтерией пообъектно.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектомпризнается объект основных средств со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Если один объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, то каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Для организации бухгалтерского учета обеспечения сохранности ОС каждому инвентарному объекту ОС при принятии их к бухгалтерскому учету должен присваиваться соответствующий инвентарный номер.

Для учета наличия объектов основных средств и учета движения их внутри организации бухгалтерией открывается:

· На каждый объект – инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6

· На группу объектов – инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-6а

· Для объектов основных средств малых предприятий – инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-6б.

Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии.

Записи в инвентарных карточках (инвентарной книге) производятся на основании актов о приеме-передаче объектов ОС (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание, отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов. Инвентарные карточки (книга) являются основным регистром аналитического учета объектов основных средств.

В организациях, имеющих небольшое количество объектов ОС, пообъектный учет может осуществляться в инвентарной книге (форма № ОС-6б) с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.

Перемещение основных средств внутри организации оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2.

Для оформления приема-сдачи основных средств при ремонте, реконструкции, модернизации применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3.

Списание основных средств при продаже или ином выбытии оформляется актом (по форме № ОС-1, ОС-1а или ОС-1б).

При требуются оформление других первичных учетных документов.

Для оформления списания основных средств из-за их непригодности к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их восстановления комиссия использует:

· Для объекта основных средств – акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4;

· Для автотранспортных средств – акт о списании автотранспортных средств по форме № ОС-4а:

· Для групп объектов основных средств – акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4б.

Безвозмездная передача объектов основных средств, осуществляемая по договору дарения, и передача организацией объектов основных средств в собственность другого юридического или физического лица в обмен на другой товар, совершаемая по договору мены, оформляются актами по формам № ОС-1, ОС-1а или ОС-1б.