ОТЧЕТ
ПП.04.Делопроизводитель.
Выполнил обучающийся 25 группы
Семушин Вячеслав Алексеевич
________________________________
(подпись, дата)
| Проверил руководитель практики от профессиональной организации: _______________________________ (уч. степень, уч. звание, должность) _______________________________ (Фамилия Имя Отчество) Оценка________________________________________________________ (подпись, дата) | Проверил руководитель практики от образовательной организации: _______________________________ (уч. степень, уч. звание, должность) _______________________________ (Фамилия Имя Отчество) Оценка________________________________________________________ (подпись, дата) |
Архангельск
ВВЕДЕНИЕ
Производственная практика проходила с 28.03.2022 г. по 29.04.2022 г. на предприятии Шенкурского участка Вельского филиала ООО "Автодороги" в должности делопроизводителя.
Основная цель делопроизводства — фиксировать важную информацию и обеспечивать работу с документами. Именно поэтому его можно считать важным элементом системы управления, определяющим эффективность рабочих процессов организации.
Работы, выполненные в процессе практики:
- прием и первичная обработка входящих документов;
- предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
- подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;
- регистрация входящих документов;
- организация доставки документов исполнителям;
- ведение информационно-справочной работы;
- обработка и отправка исходящих документов;
- организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- контроль исполнения документов организации;
- разработка номенклатуры дел организации;
- формирование дел;
- оформление обложки дел долговременного хранения;
- составление описи дел долговременного хранения;
- передача дел в архив организации.
1. Место прохождения практики: Шенкурский участок Вельского филиала ООО "Автодороги". 17 июня 2003 года зарегистрировано головное предприятие ООО «Автодороги». С декабря 2014 года позиционирует себя, как Группа компаний «Автодороги».
Основные виды деятельности - содержание, ремонт и строительство автомобильных дорог. Группа компаний выполняет работы по содержанию федеральных, региональных и муниципальных автомобильных дорог общего пользования и сооружений на них. В том числе занимается строительством и содержанием транспортных ледовых переправ.
Федеральные нормативные правовые акты.
Градостроительный кодекс Российской Федерации от 29.12.2004 № 190-ФЗ;
Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
Федеральный закон от 08.11.2007 № 257-ФЗ «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
Указ Президента Российской Федерации от 27.06.1998 № 727 (ред. от 29.06.2013) «О придорожных полосах федеральных автомобильных дорог общего пользования»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 02.09.2009 № 717 «О нормах отвода земель для размещения автомобильных дорог и (или) объектов дорожного сервиса»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 28.09.2009 № 767 «О классификации автомобильных дорог в Российской Федерации»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 29.10.2009 № 860 «О требованиях к обеспеченности автомобильных дорог общего пользования объектами дорожного сервиса, размещаемыми в границах полос отвода» (в т.ч. «Минимально необходимые для обслуживания участников дорожного движения требования к обеспеченности автомобильных дорог общего пользования федерального, регионального, межмуниципального и местного значения объектами дорожного сервиса, размещаемыми в границах полос отвода автомобильных дорог», «Требования к перечню минимально необходимых услуг, оказываемых на объектах дорожного сервиса, размещаемых в границах полос отвода автомобильных дорог».
2. Характеристика нормативно – методической базы ДОУ в организации.
Делопроизводитель в данной организации руководствуется:
- инструкцией по делопроизводству в дорожной отрасли,
- приказом Росавтодора от 12.08.2013 N 203 (ред. от 21.10.2014) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном дорожном агентстве",
- Конституцией Российской Федерации;
- Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально правовыми актами учреждения;
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правилами орфографии и пунктуации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, и пожарной безопасности.
3. Перечень документов, регламентирующих доступ к архивным документам: Приказы руководителя по основной деятельности, штатное расписание, номенклатура дел.
4. Описание выполняемых работ:
| Задание | Описание |
| 1. Знакомство с оргазационно-правовой структурой организации и учредительными документами. Вводный инструктаж. Первичный инструктаж. Прием и первичная обработка входящих документов. | Я был ознакомлен с вводным и первичным инструктажем. Мной был осуществлен прием и первичная обработка входящих документов. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме. |
| 2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые. | Мной осуществляется предварительное рассмотрение документов исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. |
| 3.Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. | Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности. |
| 4.Регистрация входящих документов. | Входящие документы регистрируются в журнал входящих. Каждый год порядковый номер начинается с цифры 1 и т.д. При поступлении документа ставится штамп входящий и число на принимаемом документе, в верхнем правом углу. |
| 5.Организация доставки документов исполнителям. | Зарегистрированные документыс резолюцией руководства передаются на исполнение в день их поступления или на следующий рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). Порядок доставки документов фиксируется в специальном графике. |
| 6.Ведение базы данных документов организации. | Занесение документов в электронную базу данных. |
| 7.Ведение информационно-справочной работы. | Информационно-справочная работа выполнялась службой ДОУ. То есть, если было необходимо найти какой-либо документ или документы – руководство, сотрудники обращались к сотрудникам службы ДОУ, а те уже по журналам или картотекам уточняли, где и у кого находится тот или иной документ. |
| 8.Обработка и отправка исходящих документов. | Исходящие документы регистрируются в специальный журнал исходящей корреспонденции. Каждый год проставляется порядковый номер с цифры 1. Ставится штамп на документе с исходящим номером и датой, также штамп «исходящий» проставляется на конверте, когда исполненный документ отправляется в другую организацию. На отправляемом документе штамп исходящий ставится в левом верхнем углу. |
| 9.Организация работы по регистрации в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. | Документы передаются в структурные подразделения. |
| 10.Организация работы по учету в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. | Ведется учет документов переданных в структурные подразделения. |
| 11. Организация работы по хранению в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. | Ведется учет по хранению документов в структурные подразделения. |
| 12.Организация работы по передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. | Ведется работа по передаче в соответствующие структурные подразделения документов. |
| 13.Контроль исполнения документов организации. | Ведется контроль исполнения документов. Исполненные документы иногда разносятся в организации курьером и записываются в разносную книгу, в графах указано: № по порядку, наименование документа, фамилия получателя, роспись и дата. |
| 14. Разработка номенклатуры дел организации. | Номенклатура дел разработана и ведется в соответствии с графиком. Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. |
| 15. Формирование дел. | Сформировал и подшил несколько дел. |
| 16. Оформление обложки дел долговременного хранения. | Оформление обложки дела долговременного хранения. |
| 17. Составление описи дел долговременного хранения. | Составил опись дела долговременного хранения. |
| 18. Передача дел в архив организации. | Подготовка дела к передаче в архив организации. |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документы подлежат регистрации с целью:
- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- систематизации и обработки корреспонденции;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
Сроки обработки и сохранность документов. При переводе делопроизводства компании в электронный формат вероятность несвоевременной обработки и передачи важных документов сводится к минимуму. Практически исключается вероятность порчи или потери входящей и исходящей документации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Официальный сайт компании «Автодороги Архангельск» [Электронный ресурс] / «Российские автомобильные дороги» – Электрон. дан. – Режим доступа: https://road29.ru/company
2. Федеральный закон от 17.07.2009 N 145-ФЗ (ред. от 30.12.2021) "О государственной компании "Российские автомобильные дороги" и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс. – Электрон. дан. – Режим доступа: https://www.consultant.ru.
3. Официальный сайт компании «Евродор» [Электронный ресурс] / «Виды работ» – Электрон. дан. – Режим доступа: https://www.eurodor.ru/sostav-dorozhno-stroitelnyh-rabot.html