Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:
Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
Деньги складывают в сумку.
Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности.
После этого сумма зачисляется на счет предприятия.
Для каждой организации, занимающейся инкассацией наличных денег, ежемесячно в банкеоформляются специальные номерные карточки, формы которых утвержденысоответствующим Положением ЦБ РФ.
В этой явочной карточке в обязательном порядке должны быть указаны следующие сведения: номера сумок, которые закреплены за той или иной организацией, наименование, код, адрес, телефон, а также время завершения рабочего дня и заезда инкассаторов.
Перед выездом инкассаторы должны получить: пустые сумки, доверенности на инкассацию и перевозку наличности, ключи, штамп и явочные карточки.
По прибытии на предприятие, инкассация денежных средств, инструкция по проведению которой должна обязательно быть в наличии на этом субъекте хозяйствования, проводится соответствующим специалистом только после предъявления таких документов:
· удостоверения;
· доверенности на инкассацию денежных купюр;
· явочной карточки;
· пустой сумки, закрепленной за клиентом.
При приеме инкассаторской сумки банковский сотрудник должен проверить соответствие записей во всех сопроводительных документах:
· сопоставление накладной и явочного листа при сдаче сумки инкассатором;
· сопоставление накладной и квитанции при сдаче сумки работником.
Также должно быть проверено:
· отсутствие на сумке с деньгами повреждений;
· целостность самой сумки, а также пломбы на ней;
· соответствие номера сумки с тем, что указан в накладной.
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег.
Бухгалтер формирует проводки.
Безопасность
Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.
Недостача
Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам. В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения. Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:
Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.
Если недостача наличности повторяется, банк может предложить клиенту лично присутствовать при проведении перерасчета. Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.
Вопросы по теме:
1) Дайте определение инкассации.
2) На каком нормативном документе основана инкассация денежных средств?
3) Найдите в дополнительных источниках, для какой суммы можно заказать инкассацию.
4) Кто может заниматься инкассацией?
5) Опишите порядок инкассации.
6) Какие условия должны быть соблюдены при транспортировке денег?
7) Приведите примеры инкассации денег в бухгалтерском учете (составьте корреспонденцию счетов)
8) Что предпринимается в целях безопасности?
9) Какие действия будут предприняты в случае выявления недостачи?
Все ваши ответы ЗАПИШИТЕ В ТЕТРАДЬ