В деятельности Компаний эта ошибка может проявляться, например, в том, что взаимоотношения с налоговой инспекцией (различными фондами и др. учреждениями) даются исключительно на откуп бухгалтеру. При этом бухгалтер не имеет стандартных инструкций, поясняющих, как поступать в сложных ситуациях, и не имеет соответствующих формуляров.
Известно, что человек – самое аварийно опасное звено любой технологии. И даже если в компании работает супербухгалтер, важно учитывать то обстоятельство, что ошибки могут происходить не по вине бухгалтера, а по причине запущенности учета в контролирующем учреждении и/или некомпетентности (и/или недобросовестности) собственно инспектора. То есть даже когда все в порядке, авария может произойти именно "на стыке" двух разных принципов работы двух разных по квалификации и жизненным установкам людей.
И здесь одно из двух: либо Компания навяжет свой стиль работы учреждению, либо учреждение навяжет свой стиль работы Компании. А если стиль работы учреждения хаотичен и противоречив, то неизбежно таковым будет и учет в Компании (независимо от квалификации супербухгалтера). Так, даже гонщик-профессионал вряд ли окажется способным реализовать свое мастерство на дороге из пластилина.
Предпоследний абзац полезно перечитать – в нем есть смысл.
Иначе говоря, РЕКОМЕНДАЦИЯ 3: начинайте выстраивать технологию.
Более рационально, когда бухгалтер сдает отчет не сразу в учреждение, а сначала руководителю. При этом понятно, что руководитель не всегда будет внимательно изучать отчеты и, вероятно, никогда не будет соотносить их с "первичкой". Он и не должен этого делать. Однако принимать отчетность от бухгалтера заранее и по процедуре - должен. Ибо в таком случае возникнет четкий раздел ответственности и отрежется путь к самооправданиям и "непроверяемым ссылкам" типа: "Меня учреждение обмануло".
Разумеется, в Компании должен быть четкий график, в котором указаны две даты: дата сдачи руководителю и дата сдачи в учреждение. Иначе появится тенденция к затягиванию и самооправданиям бухгалтера ("В конце концов, сроки сдачи отчетности устанавливает государство…"). По мнению автора, бухгалтеру, который рассуждает так, как написано в скобках, следует в первый раз терпеливо разъяснить его заблуждение. (Возможно, дать прочитать этот материал.) Во второй раз - наложить взыскание, а в третий - согласно христианской традиции – "отпустить с Богом". Если, конечно, руководитель не хочет, чтобы его ответственные сотрудники подчинялись кому-то другому.
Что касается добросовестного бухгалтера, то через некоторое время он сам убедится, что это ему помогает.
Кроме того, для добросовестного бухгалтера необходимо заранее составить набор стандартных правил, поясняющих, как поступать в сложных ситуациях, и соответствующие формуляры. Некоторые из таких правил приведены ниже в соответствующих рекомендациях.
ОШИБКА 4
УСТНОЕ ОБЩЕНИЕ С УЧРЕЖДЕНИЕМ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ "С ГОЛОСА"
Вот наиболее характерные проявления этой ошибки:
4.1. "Я в налоговой (пенсионном фонде, фонде занятости…) спрошу…". Собственно ошибка заключается только в последнем слове. Очевидно, соответствующий бухгалтер априори уверен в том, что ответ инспектора непременно будет истинным.
Между тем любой предприниматель, занимающийся реальным бизнесом в СНГ, справедливо усомнится в этом. И дело здесь совсем не обязательно в некомпетентности либо злонамеренности инспектора. Дело может быть в его обычной загруженности. И тогда он даже по "простому вопросу" не то, чтобы обманет, а просто "спихнет проблему", после чего искренне "забудет" свои слова (закон этого не запрещает…). Дело может быть также в запутанности законодательства, от которого, по правде сказать, страдают и учреждения, а не только Компании.
Поэтому в большинстве случаев не следует устно консультироваться в соответствующем органе по интересующему вопросу. Устные ссылки инспектора на то, что он "не просто так", а "государев человек" можно игнорировать.
Иначе говоря, РЕКОМЕНДАЦИЯ 4: любое общение - "через бумагу".
Страдание страданием ("Русский человек любит пострадать" - М. Горький), а если инспектор ошибется (даже не желая этого), расхлебывать ошибку придется Компании, а не учреждению. Поэтому Компания должна застраховать себя письменным ответом. И с этой целью не постесняться сделать письменный запрос через канцелярию учреждения, сохранив для себя заверенную в канцелярии же копию.
В дальнейшем, если ответ учреждения окажется ошибочным, на этот документ можно будет ссылаться, как на документ учреждения, который ввел в заблуждение.
ВНИМАНИЕ! Следование ошибочным ответам налоговой инспекции не избавит от налоговых санкций в случае неправильной уплаты налогов. Письменный запрос сокращает вероятность ошибочного ответа "с голоса" (которые бывают сплошь и рядом). А в случае ошибочного ответа, именно письменный запрос повышает вероятность наказания конкретного инспектора вышестоящим руководством.
В самом деле, ситуация для учреждения получится достаточно неприятная: учреждение письменно, за подписью должностного лица, дало рекомендацию Компании, как поступать, а в дальнейшем, именно за выполнение этой рекомендации, наказало Компанию.
Подобная ситуация дает прямую возможность Компании (приложив копии соответствующих документов) написать начальнику районного учреждения письмо с запросом о том, как будет наказано должностное лицо, которое своими некомпетентными действиями нанесло Компании ущерб. Копию такого письма следует направить и в вышестоящее учреждение (например, в областное), дабы руководитель районного учреждения был вынужден реагировать.
Результатом этого, скорее всего, будет внутриведомственное взыскание, наложенное на соответствующего инспектора. Как минимум, устное. И надо понимать, что чем чаще Компания пишет, тем в большей степени стимулирует одну из двух ситуаций:
1. Инспектор вынужден всякий раз готовить ответы для шефа правильно (а это трудно) и относиться к Компании уважительно.
2. Иначе,
3. Инспектор постепенно в собственном ведомстве начнет приобретать плохой имидж. Его или сразу "по блату" переведут обслуживать другую Компанию, либо вероятность его увольнения увеличится. Сокращения в учреждениях таки происходят, и тамошнему руководству для этого тоже нужны основания и критерии. Строго говоря, у Компании на руках оказываются все PR-аргументы потребовать замены инспектора (некомпетентность которого формально доказана). Даже если этого и не произойдет, инспектор путем высшей нервной деятельности будет понимать, что "власть поменялась". Теперь он не очень-то будет заинтересован в том, чтобы сложности возникали именно у данной Компании. Ибо если Компания снова в сложной ситуации повторит процедуру с письменным запросом, то инспектор лишний раз убедится в том, что "закон противоречив в обе стороны". И с каждым разом его непосредственному руководителю будет все трудней и трудней объяснять руководству вышестоящему, почему он держит таких людей.
Если же произойдет замена инспектора, то новый инспектор будет относиться к Компании надлежащим образом. Бухгалтер больше не будет стоять в очереди и не будет вынужденно носить конфеты.
Поэтому к письменным запросам в учреждениях относятся достаточно серьезно. И всячески избегают их подписывать. Однако избежать письменного запроса через канцелярию или по почте с уведомлением невозможно.
(Заметим, что на Западе сторонники "Greenpeace" организуют поток писем чиновнику, который, будучи не в состоянии на них ответить, снимается с должности).
Другие проявления ошибки 4 заключаются:
4.2. В неучете того фактора, что, решая сложную ситуацию, необходимо выяснять номер документа по предмету разговора, а не только сам предмет.
4.3. В том, что не все сверки расчетов по налогам (в том числе указания недоимок либо переплат) делаются письменно.
4.4. В неиспользовании заранее заготовленных формуляров, с помощью которых письменный запрос можно составить достаточно быстро и прямо на месте.
4.5. В неиспользовании "дробных запросов", в которых проблематика раздроблена на элементарные составляющие по следующим основаниям:
· по сути;
· по зонам ответственности;
· по видам последствий;
· по перечням соответствующих документов.
ОШИБКА 5
СМЕШЕНИЕ ИМИДЖЕЙ
Чаще всего "имидж учреждения" путают с конкретной женщиной (инспектором), которая сама запуталась и перманентно боится, что ее уволят (или больно накажут).
РЕКОМЕНДАЦИЯ здесь одна: не надо бояться.
Не надо бояться обнаружить перед инспектором тот факт, что вы разграничиваете его личный имидж и имидж его организации.
ОШИБКА 6