Содержание
Введение………………………………………………………………………………
§1. Организация работы с распорядительными документами в организации……
§2. Образцы оформления распорядительных документов…………………………
Заключение……………………………………………………………………………
Список литературы……………………………………………………………………
Введение
Документационное обеспечение управления организацией включает фиксацию, передачу, и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния, состоит из процессов: документирования, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения, а также текущие и архивное хранение документов.
В управленческой деятельности организации образуются организационно-распорядительные документы, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Распорядительные документы закрепляют функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
Данная тема рассматривается в статье И.В. Топчиева и И.Г. Нефедовой «Особенности организации работы с документами в русской православной церкви».
В организации работа с распорядительными документами должна вестись в соответствии с требованиями современных нормативных документов по документационному обеспечению управления.
Тема исследования: Организация работы с распорядительными документами в организации.
Цель исследования: изучить особенности организации работы с распорядительными документами в организации.
Предмет исследования: организация работ с распорядительными документами в организации.
Задачи исследования:
1. Изучить научную, нормативную, методическую литературу по теме исследования
2. Охарактеризовать особенности организации работы с распорядительными документами в организации.
3. Оформить распорядительные документы.
Методы исследования:
1) теоретические (анализ, синтез, индукция, дедукция, обобщение);
2) эмпирические (метод документного исследования, метод проектирования документов, метод оптимизации документопотока, сравнение);
Организация работы с распорядительными документами в организации.
Документационное обеспечение управления – это вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Документационное обеспечение управления включает следующие основные процессы: фиксация, управляющих воздействий или данных о состоянии дел организации на официальных носителях, своевременное6 предоставление информации в официальном порядке, т.е передача документов или «документооборот»; оперативное и долговременное хранение документов. В управленческой деятельности организации образуются организационно распорядительные документы [с.].
Организационно-распорядительные докуметы закрепляют функции, задачи, цели, а также права обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в оперативной деятельности организации.
Можно выделить следующие основные группы организационно-распорядительных документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личное карточки Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) [с]
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию посталенных перед ним задач. К распорядительной документации организации относятся: приказы, распоряжения, решения. Цель распорядительных документов – регулирование деятельности организации, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Приказ – это правовой акт руководителя органа власти управления, организации в целом в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых или иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим единолично. Распоряжение носит характерр обязательного поручения работодателя (руководителя) о необходимости совершения подчиненными организациями, структурными подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в указанный в распоряжении срок.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других фактов руководства в любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Организация работы с распорядительными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию м культуру труда управленческих работников. От того, насколько провфессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Огранизация работы с распорядительными документами осуществляется на основе следующих нормативно-методических документов:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (с изменениями и дополнениями);
- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивныз документов в органах государственной власти, органах местного 3самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. № 526;
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
- Примерная инструкции по делопроизводству в государственных организациях от 2018 г.
- Организация работы с распорядительными документами вклчает следующие этапы:
1) инициипрвание решения;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа;
6) подписание документа;
7) регистрация документа;
8) доведение распорядительного документа до исполнителя;
9) текущее хранение документа [20].
Иницирование решения издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информативнного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Инициатором издания распорядительного документа может быть руководитель организации либо руководители структурных подразделений.
Сбор и анализ информации осуществляется для принятия качественного решения распорядительного документа. Важнейшее условие эффективности кправленческого решения – объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; нормативная документация; научные данные и др. Итогом сбора анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатывается различные варианты решений, после всесторонней их оценки выбирается одно наиболее приемлемое [с].
Подготовка проекта распорядительного документа заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.
Согласование проектов документа состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования). В организации согласование (визирование проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой – на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание [с].
Доработка проекта распорядительного документа предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке конкретного вида документа организации и представление его руководителю на подписание. Этот этап имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организаций. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской. Если есть приложения, указывается их количество. На листе