Лабораторная работа
Составление распорядительных документов предприятия:
Приказ. Выписка из приказа.
К распорядительным документам предприятия относятся: приказ, распоряжение, постановление, решение.
Распорядите6льная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов руководителем предприятия.
Приказ является формой доведения до исполнителей наиболее важных решений.
В зависимости от содержания приказы делятся на две группы:
1. По основной деятельности (отражают управленческие решения в сфере производственно-хозяйственной деятельности);
2. По личному составу (отражают кадровые вопросы).
Приказ оформляется на бланке предприятия и содержит следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь (для государственных предприятий), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Автор документа. Вверху приказа указывается наименование вышестоящей организации, самого предприятия, структурного подразделения.
Название вида документа – печатается прописными буквами: «ПРИКАЗ».
Дата начала действия приказа – оформляется под названием вида документа на одной строке с индексом.
Индекс документа состоит из порядкового номера, возрастающего в пределах года.
Место составления документа (населенный пункт – место издания приказа) – располагается под датой и индексом приказа.
Заголовок к тексту – оформляется перед текстом приказа строчными буквами (первая прописная) без абзаца от границы левого поля.
Заголовок отражает содержание приказа, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «о», «об».
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.
В констатирующей части излагаются основания издания приказа, она начинается со слов «В связи…», «В целях…», «На основании …» и т.д. Может приводится ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. В приказе может отсутствовать констатирующая часть, если причина издания приказа очевидна.
В распорядительной части указывается, кому и что необходимо сделать в установленный срок. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами без абзаца от границы левого поля.
Если приказ содержит различные действия, то текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Пункты строятся, как правило, по схеме «исполнитель – действие - срок».
В пунктах также могут излагаться конкретные намеченные действия и срок исполнения (без указания исполнителя). Кроме того, приказ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения.
Если приказ отменяет или корректирует ранее изданный, то в конце распорядительной части помещается перечень отменяемых документов: «Считать утратившим силу приказ … от … № … ».
Распорядительная часть приказа заканчивается постоянной формулировкой: «Контроль за исполнением приказа возложить на … » (указывается структурное подразделение или должностное лицо).
Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (распорядительная часть), а реквизит «Приложение» после текста приказа не оформляется.
Подпись – проставляется после текста документа. Приказ подписывается руководителем предприятия.
Виза – располагается, начиная от границы левого служебного поля, ниже реквизита «Подпись» на последней странице документа.
Может осуществляться внешнее согласование приказа с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы (гриф «Согласование »).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (проставляется в службе документационного управления предприятия) – включает: надпись «В дело» и индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер соответствующего документа; подпись исполнителя; дату.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.
Выписка – это копия определенной части подлинного документа. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
Задания для самостоятельного выполнения:
Оформите приказ по основной деятельности от имени генерального директора и выписку из него с продольным центрованным расположением реквизитов с дублированием на двух языках по вариантам (необходимые данные дополнить самостоятельно):
1. По РУП «ПО Беларуськалий» (г. Солигорск) о совершенствовании показателей работы цехов: организовать разработку и к 11.10.20__ г. представить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов завода; главному бухгалтеру разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получение ежедневных и ежемесячных отчетов о реализации продукции и о прибылях;контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора.
2. По РУП «МАЗ» (г. Минск) о совершенствовании работы цехов в связи с переходом на новые методы хозяйствования. В приказе предусмотреть разработку новых планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов, главному бухгалтеру разработать указания об учете результатов, начальнику машиносчётной станции осуществить подготовку ежедневных и ежемесячных сводок.
3. По РУП «Минский завод «Термопласт» о повышении качества экономического обучения в цехе №15. Отметить успешное завершение учебного семинара по экономической теории для инженерно-технического персонала цеха. С учетом устранения некоторых недостатков (указать самостоятельно) и с целью повышения качества обучения необходимо продолжить занятия в школе экономических знаний. Назначить руководителя, ответственного, скорректировать списки, установить дни обучения и место проведения занятий, разработать программу.
4. По ОАО «Атлант» (г. Минск) о подготовке к аукциону в Санкт-Петербурге. Отметить, что в соответствии с планом аукционных мероприятий предприятию необходимо представить документы и зарегистрироваться в качестве участника аукциона до 03.02.20__г. Начальнику отдела реализации подготовить предложения по составу делегации до 25.01.20__г., ведущему специалисту отдела подготовить уточненный ассортимент изделий, пользующихся повышенным спросом.
5. По ПО «Интеграл» (г. Минск) об организации работы отдела технического контроля: организовать группы входного контроля за качеством продукции; возложить контроль за правильностью складирования продукции, ее упаковки; на участке сварки внедрить неразрушающие методы контроля; организовать обучение персонала ОТК статистическим методам контроля.
6. По ОАО «Кровля» (г. Осиповичи) об установлении единого режима работы центральных складов. Отметить, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение всего рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. Укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите должностных лиц, которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы.
7. По ОАО «Лакокраска» (г. Лида) об организации занятий по повышению квалификации специалистов на 20__г.: организовать трехмесячные курсы по повышению квалификации руководящих и инженерно-технических работников с 01.12.20__г.; утвердить день занятий на курсах – вторник, продолжительность занятий – 4 академических часа; контроль за организацией занятий и общее методическое руководство возложить на главного инженера.
8. По ОАО «Витебскдрев» (г. Витебск) о недостатках в снабжении населения. Отметить необходимость поставки в Витебскую область древесины для дачных домиков через посредническую фирму ОАО «Посредник», назначить ответственного за переговоры, главному бухгалтеру предприятия подготовить расценки на реализуемую продукцию к установленному сроку.
9. По ОАО «Борисовдрев» (г. Борисов) о проведении ремонтрных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №3 необходимо провести ремонтные работы в цехе №3, ответственный – начальник ремонтно-технической службы; бухгалтерии предприятия составить смету расходов на проведение работ, срок исполнения – 15.03.20__г.; контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха №3.
10. По ОАО «Крион» (г. Минск) об итогах работы с документами в 20__г. Отметить низкую требовательность руководителей финансовых подразделений к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. Обратить внимание руководителей на повышение качества делопроизводства работников подразделений; дать задание референту предприятия разработать инструкцию по ведению делопроизводства в срок до 20.06.20__г.