К нам едет... делегация, или О тех, кто хуже татарина
Один из семинаров столичной бизнес-школы, который мне удалось посетить в этом году, был посвященном правильному составлению программы пребывания иностранных делегаций. Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных инструментов планирования встреч "на высшем уровне", тренер поинтересовался у группы: "Какой вопрос в первую очередь приходит вам в голову, когда вы узнаете, что к вам скоро приезжают партнеры или иностранные гости?" Одна из слушательниц семинара робко ответила и одновременно спросила: "Зачем?" Второй по популярности был вопрос "Надолго ли?", в связи, с чем все присутствующие сразу же вспомнили сакраментальный анекдот про тещу. Напомню: теща раздевается в прихожей, учтивый зять принимает ее пальто. "Надолго ли вы к нам, мама?" - "Да пока не надоем, зятек!" - "Что, даже чаю не попьете?!" Так как же по всем правилам, без грубых нарушений протокола, выдержать это "нашествие", которое почему-то в информационном письме о приезде этих замечательных людей было названо "дружественным визитом"?
Подготовка программы пребывания и организация приема представителей иностранных государств основываются на соблюдении положений протокольной практики и ее особенностей, вытекающих из национальных традиций и культуры Беларуси. Слово "протокол" означало в византийской дипломатии первую часть составленного в торжественных выражениях документа, в котором перечислялся состав участников переговоров. В настоящее время протокол предоставляет собой свод правил, в соответствии с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т.д.
Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны, допустившей нарушение, так как она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку.
Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов. Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров - каждая из этих и многих других "мелочей" способна тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать их дальнейшему позитивному развитию. И наоборот, именно протокол способствует успешному решению деловых вопросов.
Порядок въезда, выезда и пребывания представителей иностранных государств в Беларуси
При приглашении иностранного делового партнера в Беларусь возникает ряд вопросов, которые необходимо решать быстро и юридически грамотно. К таковым относятся следующие:
- как правильно оформить приглашение?
- как получить визу на въезд в страну?
- как регистрировать прибывших?
- как составить программу пребывания?
Оформление приглашения
Иностранцы могут въезжать в нашу страну только при наличии въездных виз. Основанием для получения зарубежным партнерам визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. Подавляющее большинство иностранных партнеров прибывают в Беларусь по деловым однократным въездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Деловая виза выдается на срок до 90 дней, а если она не была использована в течение срока ее действия, то продлению не подлежит.
Приглашение, необходимое для получения деловой визы, оформляется на бланке приглашающей организации с указанием реквизитов и регистрационного номера, подписывается руководителем и скрепляется печатью. Приглашение должно содержать следующую информацию о партнере:
- фамилию и имя;
- число, месяц и год рождения;
- пол, гражданство, номер паспорта;
- занимаемая должность;
- цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.п.);
- маршрут следования;
- дату въезда и выезда из страны.
Кроме того, в приглашении указывается полное наименование принимающей организации, фамилия и должность подписавшего приглашения, а также перечисляются ее обязательства по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами.
Приглашение может быть адресовано как непосредственно приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь и направляется в виде письма либо передается по факсу. Решение о выдаче однократной деловой визы консульскими учреждениями принимается в срок до 5 рабочих дней с момента подачи визовой заявки. В порядке исключения визы могут быть выданы иностранным гражданам в международных пунктах пропуска через Государственную границу Республики Беларусь (единственным таким пунктом в Беларуси пока является консульский пункт в аэропорту "Минск-2"), а также в консульском управлении МИД Беларуси. Этот порядок распространяется, как правило, на иностранных граждан, прибывающих из стран, где отсутствуют консульские учреждения Республики Беларусь. В этом случае принимается только оригинал приглашения.
Въезд в Республику Беларусь и выезд иностранных граждан обратно разрешается по действительным паспортам или заменяющим их документам при наличии виз, если иной порядок не установлен соответствующими соглашениями Республики Беларусь с иностранными государствами.
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.
Для продления визы приглашающая организация не позднее, чем за три дня до истечения срока действия визы должна обратиться в подразделение паспортно-визовой службы МВД (ОВИР) по месту жительства с мотивированным заявлением.
Регистрация
Принимающая сторона обязана в течение 3-х суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов иностранных граждан в органах внутренних дел, дающих право жительство пребывания на основании письменного обращения принимающей организации. За регистрацию и продление срока регистрации (после продления органами внутренних дел срока действия визы) взымается государственная пошлина.
При условии проживания иностранных граждан в гостинице паспорта регистрируются администрацией гостиниц. От регистрации освобождаются:
- лица, прибывшие на срок до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней;
- лица, имеющие паспорта ООН, и члены их семей;
- члены делегаций, прибывающие в нашу страну по приглашению Президента, Национального собрания и Кабинета Министров Республики Беларусь. Сотрудники иностранных дипломатических представительств, консульских учреждений, представительств международных организаций проходят регистрацию в МИД.
Программа пребывания
К приезду зарубежных партнеров обычно готовится две программы: общая, предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) - для организаторов приема.
Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и часам график пребывания их в стране (на белорусском или русском языке и на языке гостей), который вручается им в начале визита.
В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема иностранных партнеров. Обычно она включает следующие пункты:
- встреча (в аэропорту или на вокзале) и персональный состав встречающих;
- определение мест питания;
- содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
- получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;
- размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в гостинице или в подготовленном заранее другом местопроживании;
- работу переводчиков;
- деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
- приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
- культурная программа (посещение театров, музеев и пр.);
- проводы.
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.
Программа для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. В программе каждого дня следует оставлять свободное для личных дел гостей.
Образец рабочей программы пребывания иностранных партнеров
Утверждаю
Генеральный директор
___________________
(подпись)
"___" _______ 2004 г.
Программа
пребывания немецкой делегации в количестве 3 человек, прибывающих в ОДО "Караван историй" для решения вопросов по взаимному сотрудничеству.
Состав делегации:
Герман фон Берг - президент фирмы "ННН"
Фриц Вольф - руководитель отдела закупок
Хельга Редигер - менеджер
Прибытие 27 ноября 2004 г.
Убытие - 29 ноября 2004 г.
Ответственный за прием делегации - начальник отдела маркетинга Лазарчик Александр Петрович (тел. рабочий ________________, мобильный _________________).
| Дата | Время | Мероприятия | Ответственные лица |
| 27.11 28.11 29.11 | 9.00 10.30 11.30 12.00 - 14.00 14.00 - 15.00 15.00 - 17.00 17.00 - 21.00 10.00 - 14.00 15.00 - 16.00 16.00 - 19.00 21.00 - 23.00 10.00 | Встреча в аэропорту "Минск-2" Размещение в гостинице "Планета" Уточнение программы пребывания Торжественный прием в честь приезда гостей. Начальная стадия переговоров Обед в ресторане (название) Продолжение переговоров Свободное время: посещение театра (название) Продолжение переговоров Подписание соглашения о сотрудничестве Свободное время: экскурсия (прогулка) по городу Торжественный ужин в ресторане "Раковский бровар" Отъезд из гостиницы "Планета" и проводы в аэропорту "Минск-2" | Лазарчук А.П. Лазарчук А.П. Петров И.И. Макаров П.И. Левченко С.Н. Савичев В.И. Калинина А.П. Тарасова В.П. Васькова А.Н. Макаров П.И. Веремева Н.Н. Завьялов И.А. Лазарчук А.П. |
Коммерческий директор (при наличии соответствующей должности - начальник отдела ВЭД)
_____________________ (П.И. Макаров)
20.11.2004
Порядок встречи делегации
Определение количественного и персонального состава лиц, встречающих иностранных партнеров регламентируется следующими протокольными правилами. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должна встретить глава принимающей фирмы.
Глава принимающей делегации для встречи гостей обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек (исходя из деловых соображений это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик). Дамам, прибывшим с делегацией, вручаются цветы (полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала костюмы и не вызвала аллергию). Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой.