Использование диалогового окна «Поиск и замена» для изменения данных
В этом разделе обсуждается использование диалогового окна Поиск и замена для поиска и (при необходимости) изменения данных в базе данных Microsoft Access.
Общие сведения об использовании диалогового окна «Поиск и замена»
Диалоговое окно Поиск и замена обычно используется для поиска и замены небольшого количества данных, когда неудобно для этой цели использовать запрос. Диалоговое окно напоминает средства поиска, применяемые в других программах, но в нем предусмотрены функции, которые делают его более удобным для поиска в реляционных базах данных. Например, оно позволяет вести поиск по данным определенного формата или выбирать частичное или полное соответствие всем данным в поле.
В дальнейшем необходимо иметь в виду следующее.
Строка поиска в диалоговом окне рассматривается как шаблон, и в результате поиска будут найдены все записи, соответствующие этому шаблону. Например, существует таблица (результат таблицы или запроса), в которой содержатся сведения о клиентах, поставщиках, товарах и датах заказов. При поиске по буквам «мар» операция поиска возвращает все записи, в которых содержатся слова типа «маркетинг», «март», то есть те, которые соответствуют указанному шаблону.
В диалоговом окне одновременно осуществляется поиск только по одной таблице, а не по всей базе данных. Если диалоговое окно было открыто внутри формы, поиск осуществляется по базовой таблице этой формы.
Чтобы осуществить с помощью диалогового окна поиск по нескольким таблицам, необходимо создать запрос на выборку для сбора нужных данных, а затем выполнить поиск по результатам запроса.
Результаты запроса и таблиц следует открывать в режиме таблицы, а формы в обычном режиме, так же как это делается при вводе данных.
Флажок «С учетом формата полей»
В диалоговом окне Поиск и замена есть флажок С учетом формата полей. По мере изучения шагов, описанных в этом разделе, можно видеть, что этот флажок в Microsoft Access иногда автоматически снимается, поэтому время от времени приходится устанавливать и снимать его вручную. Правильное использование флажка может обеспечить успех поиска.
По мере выполнения инструкций следуйте эмпирическому правилу: если Microsoft Access устанавливает флажок С учетом формата полей, не снимайте его. Снятие флажка может привести к тому, что поиск не даст результатов.
Подобное поведение может сначала вызывать некоторую путаницу, поскольку в Microsoft Access не предусмотрены никакие сигналы и индикаторы, которые могли бы подсказать, когда надо снять или установить флажок. Из-за чего в Microsoft Access устанавливается или снимается флажок С учетом формата полей? Ответом на этот вопрос служат маски ввода. Маска ввода представляет собой тип форматирования, при обнаружении которого в приложении Microsoft Access устанавливается флажок.
Кроме того, следует помнить, что если при поиске по полю подстановок (поле, которое использует запрос для извлечения данных из другой таблицы) в исходном поле в этой второй таблице применяется маска ввода, то в Microsoft Access устанавливается флажок С учетом формата полей.
Различия между поиском, сортировкой и фильтрацией
Необходимо помнить также о том, что процесс поиска отличается от сортировки и фильтрации. Поиск — это процесс обнаружения одной или нескольких записей в формах, запросах и таблицах базы данных. Например, можно отыскать всех клиентов, управляющих ресторанами. Сортировка — это организация записей в определенном порядке. Например, можно отсортировать набор записей в алфавитном порядке, по дате, по количеству (чтобы увидеть, какой из ресторанов заказывает больше хлеба или имеет самый высокий уровень продаж) и т. д. Фильтрация представляет собой процесс отображения записей, соответствующих заданному условию. Например, после того как будут найдены все владельцы ресторанов, можно применить фильтр и включить в список только клиентов, проживающих в Киеве или в Варшаве.
В упрощенном виде это выглядит так: сначала выполняется поиск данных, затем они выстраиваются (при необходимости) в заданном порядке, после чего можно выделить из них выбранный набор данных с помощью фильтра.
Приведенные ниже инструкции объясняют использование окна Поиск и замена.
Поиск и замена данных в таблице
Для выполнения этих действий необходимо открыть таблицы в режиме таблицы.
Примечание. В поле подстановки невозможно выполнить операцию поиска и замены. Если требуется заменить данные в элементе управления формы (например, в текстовом поле), этот элемент управления должен быть присоединен к исходной таблице.
Поиск и замена данных
1. В таблице выделите поле или столбец для поиска.
2. На вкладке Начальная страница в группе Поиск выберите команду Найти или нажмите клавиши CTRL+F.
Клавиши быстрого доступа Нажмите клавиши CTRL+F.
Откроется диалоговое окно Поиск и замена.
3. Для поиска данных в диалоговом окне Поиск и замена перейдите на вкладку Поиск. Чтобы выполнить поиск и замену, откройте вкладку Заменить.
4. В поле Образец введите строку для поиска. Для замены данных введите новый текст в поле Заменить на.
Примечание. Не следует вводить подстановочные знаки в поле Заменить на, если они не должны содержаться в записи.
5. При необходимости можно воспользоваться списком Поиск в:, чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей таблице.
По умолчанию в поле Поиск в: содержится имя поля, выбранное на шаге 1. Для поиска по всей таблице выберите в списке имя таблицы.
-Или-
Чтобы выбрать другой столбец, щелкните нужный столбец в режиме таблицы. Диалоговое окно закрывать не требуется.
6. При необходимости в списке Совпадение выберите пункт С любой частью поля. Это обеспечивает более широкий поиск.
7. Проверьте, установлен ли флажок С учетом формата полей, и выберите команду Найти далее.
8. При выборе значения С любой частью поля выполняется поиск соответствия по всем возможным значениям. Параметр Поля целиком служит для поиска данных, точно соответствующих введенной строке поиска. Параметр С начала поля выбирается для искомых значений, которые предположительно находятся в начале записи.
Сортировка данных.
Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню За-писи\Сортировка, Сортировка по возрастанию {Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД (такие, как Access) никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.
Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Accessсуществуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вво-ДУ-
Фильтрование данных
в Access производится с помощью кнопок [Фильтр по выделенному] или [Изменить фильтр] либо команды меню Записи\Филыпр, Изменить фильтр. После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка мышью по кнопке [Изменить фильтр] выбираются записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи\Фильтр, Расширенный фильтр.