Рабочий день
- Наиболее благоприятное время для трудных заданий
· С 8 до 10, с 15 до 18
· С 10 до 12, с 14 до 17
· С 8 до 12, с 16 до 17
- Работоспособность наиболее высока:
· с 12 до 14
· после 18
· с 14 до 17
- Продолжительность ежедневной работы на ПК не должна превышать:
· 4 часов
· 6 часов
· 2 часов
- Днем вхождения в рабочий ритм является:
· среда
· пятница
· понедельник
- Наиболее продуктивными днями являются:
· понедельник и вторник
· среда и вторник
· среда и четверг
- Что не входит в основные правила организации рабочего дня секретаря.
- постепенное вхождение в работу;
- ритмичность труда;
- обязательное чередование труда и отдыха;
- планирование работы,
- короткие и непродолжительные мероприятия;
7. Работа, выполняемая секретарем в течение каждого дня, условно делится на:
· повторяющуюся и неповторяющуюся;
· сложную и простую;
· срочную и несрочную.
Когда секретарь должен приходить на работу?
· За 15 мин. до прихода руководителя,
· Ни в коем случае не позже начала своего рабочего дня.
· Ни в коем случае не позже начала рабочего дня руководителя.
Первая половина рабочего дня. Что нужно сделать, получив корреспонденцию?
· Ознакомиться с содержанием и зарегистрировать.
· Сразу отдать ответственным исполнителям.
· Передать по назначению.
Какие документы нужно отложить?
· Требующие первоочередного решения руководителя.
· Несрочные.
· Имеющие конкретного адресата.
Что нужно сделать с остальными документами, если требующие первоочередного решения руководителя уже отложены?
· Подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
· Сразу отдать ответственным исполнителям.
· Передать по назначению.
Как раскладывается поступившая корреспонденция?
· В зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
· Сразу передается ответственным исполнителям.
· Сразу передается по назначению.
Какие документы следует оставить у себя?
· Необходимые для текущей информационно - справочной работы.
· Несрочные.
· Не имеющие конкретного адресата.
14. Рабочий день секретаря принято делить на:
· первую и вторую половину дня;
· утро, день и вечер;
· первую половину, вторую половину и конец рабочего дня.
- В первой половине рабочего дня секретарь должен:
· наметить мероприятия на следующий день
· подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела
· привести в порядок свое рабочее место
16. На первую половину рабочего дня целесообразно планировать выполнение:
· короткие и непродолжительные мероприятия;
· привести в порядок свое рабочее место
· трудоемкие и ответственные мероприятия.
- Во второй половине рабочего дня секретарь должен:
· привести в порядок свое рабочее место
· составить и уточнить план на предстоящий день
· доложить руководителю об исполненных документах, взять отработанные им документы
- В конце рабочего дня секретарь должен:
· убрать документы, выключить из сети технические средства
· обработать исходящие документы и отправить их
· подшить исполненные документы в дело
19. При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен:
· переделать план работы на день;
· проинформировать об этом руководителя;
· во чтобы то ни было выполнить план работы на день;
Что не входит в схему первой половины рабочего дня секретаря.
· Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя, для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
· Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
· Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать..
· По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
· Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
Что не входит в схему первой половины рабочего дня секретаря.
· Просмотреть поступившие обзоры, приглашения, сообщения о конференциях, встречах, юбилеях и др. мероприятиях. Даты и время проведения записать в своем дневнике-календаре.
· Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
· Оставить у себя документы, необходимы для текущей информационно-справочной работы.
· Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
· Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.
Что не входит в схему первой половины рабочего дня секретаря.
• Передать по телефону (или лично) указания руководителя исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
• Работа с посетителями, телефонные переговоры.
• Подшивка исполненных документов в дела.
• Выполнение работ на компьютере.
• Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
• Обработать и отправить исходящие документы адресатам.