Распределение дел внутри фонда проводится на основе следующих признаков:
- структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);
- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах);
- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
- географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
- авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Определение источников комплектования архива. Критерии.
Источниками комплектования архива являются организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.
Определение организаций - источников комплектования архива осуществляется на основании следующих основных критериев:
- функционально-целевого назначения организации;
- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
- вида организации (организационно-правовая форма);
- особой роли среди других однородных организаций.
Архив ведет список граждан - источников комплектования архива. Отнесение граждан к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:
- роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;
- роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;
- родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;
- состава и содержания, собранных гражданином документов.
Понятие экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности.
Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Критерии экспертизы ценности:
- происхождения;
- содержания;
- внешних особенностей.
К критериям происхождения относится:
- роль и место организации в системе государственного управления и функционирования конкретной отрасли;
- роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;
- время и место образования документа.
К критериям содержания относится:
- значимость события, отражённого в документе;
- значение информации, содержащейся в документе;
- повторяемость информации документа в других документах;
- вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей относится:
- подлинность документа;
- юридическая достоверность документа;
- наличие резолюций;
- особенности передачи текста документа;
- особенности материальной основы документа;
- физическое состояние документа.
Полномочия органов и учреждений Государственной архивной службы, осуществляющих экспертизу ценности. ЦЭМК, ЭМК, ЭПК, ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов архивы руководствуются решениями ЦЭМК республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, ЭПК областных органов управления по архивам и делопроизводству, ЭМК архивов, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива, опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией.
Основными задачами ЦЭК являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершённых делопроизводством;
- организация и проведение отбор документов и дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив;
- организация и проведение отбора к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки которых истекли.