Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.
Тематические запросы государственных органов, органов местного управления и самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством Республики Беларусь сроки или в сроки, обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе.
Генеалогический запрос - запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Информация по генеалогическому запросу может предоставляться в виде родословного древа, генеалогической схемы, архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
К запросам социально-правового характера относятся запросы, касающиеся подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, прохождения воинской службы, участия в Великой Отечественной войне и т.д.
Организация работы читальных залов.
Распорядок работы читальных залов устанавливается руководителями архивов.
Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ научных учреждений, учреждений образования и иных учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют письма направивших их организаций.
Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива на необходимый пользователю срок, но не более 1 года. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководителем архива.
Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих их личность.
Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:
- получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления;
- получать консультации работников архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющемся в архивах научно-справочном аппарате и наличии литературы в библиотеке;
- обжаловать в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, решение об ограничении доступа к архивным документам;
- пользоваться библиотекой и справочно-информационным фондом архива;
- заказывать копии архивных документов, делать выписки из документов, их рукописные копии по теме исследования;
- использовать с разрешения руководителя архива (работников читального зала) собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон, микрокалькулятор). Использование таких технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей;
- проносить в читальный зал и выносить из читального зала с разрешения его заведующего (работника) машинописный и печатный текст.
Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий, предназначенных для работы в читальном зале.
В случае непосещения читального зала пользователем в течение двух недель подготовленные для него документы возвращаются в хранилище.
Организация документальных выставок.
Выставка документов – художественно оформленная подборка документов по определённой тематике, предназначенная для публичной демонстрации.
На выставках используются подлинники или копии документов. Архив организации может предоставлять документы на выставки, подготавливаемые другими организациями.
В архиве организации могут подготавливаться альбомы, плакаты, диаграммы, предназначенные для оформления стендов, выставок, использования в качестве наглядных пособий.
Публикация документов.
Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке к изданию документов, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы публикации, формирование коллектива составителей, редакционной коллегии, составление организационно-методических документов, заключение договоров с заинтересованными организациями и издательствами.
Подготовка документальных публикаций осуществляется в плановом порядке.
Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный и учебный типы изданий.
По видам документальные публикации делятсяна: пофондовые, тематические, публикации документов одной разновидности или одного лица.
Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда.
Тематические публикации состоят из разнообразных архивных документов по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.
Публикации документов одной разновидности состоят из исторических источников одного вида (протоколы, акты, письма) независимо от их фондовой принадлежности.
Публикации документов одного лица состоят из документов, созданных этим лицом в процессе его деятельности, независимо от их фондовой принадлежности.
Формами публикаций документов являются:
- печатная (корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и многотомных изданиях);
- публикация на пленочных носителях (микрофильм, микрофиша);
- электронная.
Организация работы государственного архива. Положение об архиве. Структура и штаты архива. Планирование работы государственного архива.
Обеспечить:
- выполнение поручений Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Министерства юстиции Республики Беларусь, Департамента по архивам и делопроизводству;
- изучение и внедрение нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и делопроизводству, экономике, финансам, бухгалтерскому учету, статистике;
- выполнение мероприятий Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011–2015 годы;
Осуществлять выявление документов по истории Беларуси дореволюционного периода, хранящихся у граждан и в организациях, а также в архивах ближнего и дальнего зарубежья.
Государственный архив является учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь, осуществляющим постоянное хранение, учет и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, а также комплектование документами, образующимися в деятельности учреждений, организаций и предприятий города.
Архив является юридическим лицом по законодательству Республики Беларусь. Архив имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, расчетный счет и другие счета в учреждениях банков, круглую печать со своим наименованием и с изображением Государственного герба
Республики Беларусь и штампы со своим наименованием, другие реквизиты юридического лица.
Архив в своей деятельности руководствуется Законами Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", "О собственности в Республике Беларусь",
Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, иными законодательными и правовыми актами Республики Беларусь, приказами, инструкциями органов управления архивным делом, а также настоящим Положением.
Структура и штаты центрального архива определяются штатным расписанием Министерства в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, указаний и рекомендаций вышестоящего органа государственного управления по архивам и делопроизводству.
Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует директор архива или его заместитель.