На копиях трудовых книжек с 1 июля 2018 года нужно писать, где хранится подлинник. Это касается и всех остальных кадровых документов. Правила поменяются с 1 июля 2018 года, когда вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Росстандарт перенес дату введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2017 года на 1 июля 2018 года приказом от 25 мая 2017 г. № 435-ст.
Если Вы уже начали оформлять кадровые документы по новым правилам, это не ошибка. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно использовать уже сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии и оттиска печати. Разберем на образцах, как оформлять реквизиты по новому ГОСТу.
| Действующие правила заверения копий. | § Сегодня действуют 2 документа, в которых написано, как заверять копии: ü ГОСТ Р 6.30-2003(п. 3.26); ü Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-x«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (абз. 4 п. 1). § По Указу в записи о верности копии обязательно следует указать место хранения подлинника. Рекомендуем делать такую отметку уже сейчас. § Пока новые правила оформления не вступили в силу, заверять копию бланка следует по прежним правилам: ü фразой “Верно” подтверждаем безошибочность указанных в документе данных; ü указываем должность, Ф.И.О., подпись кадрового работника, ответственного за оформление справки; ü вписываем дату заверения. | |||||||||||||||
| Как заверить копию и где ставить печать. | Отметку о заверении копии ставьте под реквизитом «Подпись» либо в нижнем крае листа (если документ без подписи). Новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия: § На копии документа для другой организации ставится: ü отметка “Верно”; ü указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов; ü указывается дата заверения; ü с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки. «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год». Поставить печать (если компания ее использует). Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа. § На копии для внутреннего пользования ü указывается запись “Верно”; ü Ф.И.О., должность, подпись кадровика; ü дата заверения. Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно: § В отметке о заверении копии документа по ГОСТу должна стоять печать. В этом реквизите тоже есть изменения. ü Печать проставляйте, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП», что означает «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). ü Стандарт не уточняет, захватывает ли оттиск печати фрагмент должности. Но безопаснее, чтобы печать заходила на название должности. Ведь она призвана заверять подпись должностного лица, и нужно показать, что ее проставили после того, как был создан документ. | |||||||||||||||
| Какие реквизиты добавятся. | Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит пока еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003. В них одинаковое количество реквизитов – 30, которые отличаются по составу. § ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает 4 новых реквизита. А значит, придется обновить локальный регламент по кадровому делопроизводству. 1. Гриф ограничения доступа к документу. · Ставят на документах с информацией, доступ к которой ограничен. · Проставляют гриф в верхнем правом углу первого листа документа, проекта на границе верхнего поля листа. · Виды грифов ограничения нужно закрепить в локальных актах. Например, предусмотрите в Положении о персональных данных специальную отметку: «Содержит персональные данные», либо «ПД», либо другой вариант. Помимо персональных данных, документы ограниченного доступа можно отмечать грифом: «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и т. д. 2. Наименование структурного подразделения – автора документа. · Размещают под наименованием организации в бланках писем и документов подразделений: филиала, отделения, представительства, коллегиального органа и др. (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). · Стандарт рекомендует оформлять реквизит прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ». 3. Наименование должности лица – автора документа. · Размещают под наименованием организации (территории, края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органа власти субъекта РФ, муниципального образования (п. 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКТОР». 4. Отметка об электронной подписи. · Позволяет визуализировать электронный документ с электронной подписью. Отметку об электронной подписи делают на том месте, где стояла бы живая подпись на аналогичном бумажном документе. · Реквизит включает: ü фразу «Документ подписан электронной подписью»; ü номер сертификата ключа электронной подписи; ü фамилию, имя, отчество владельца сертификата; ü срок действия сертификата. Реквизит может содержать эмблему организации или органа власти, товарный знак, знак обслуживания. Главное, чтобы все элементы были видимы и читаемы. | |||||||||||||||
| Где можно заверить документ? | § Работающему человеку нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. В течение 3 дней после получения заявления, заверенная копия должна быть выдана сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права. § Безработному гражданину оформить ксерокопию трудовой книжки может нотариус. Для этого ему нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится запись о том, что копия верна. | |||||||||||||||
| Ошибки при оформлении документа | § Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию. § Ошибки в копиях неуместны. Не допускаются и исправления при написании формулировок. Такой документ у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. § Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом. | |||||||||||||||
| Сколько действует ксерокопия трудовой книжки? | § Она имеет ограниченный срок действия. В каждой организации он зависит от конкретного случая. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику. | |||||||||||||||
| Что еще нового привнесет ГОСТ в оформление документов. | Часть прежних реквизитов стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Разберемся, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадровика. 1. Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись» можно выделять полужирным шрифтом. А также отдельные фрагменты текста (п. 3.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Только нужно закрепить это правило в локальном акте по делопроизводству. 2. Адресат. В этом реквизите добавили адрес электронной почты. Если направляем письмо по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией можем указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016). 3. Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). 4. Текст документа. В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал (п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016). § Желательно оформлять реквизиты шрифтами: ü Times New Roman, размер 13–14 ü Arial, 12–13 ü Verdana, 12–13 ü Calibri, 14 § Печатайте текст документа через один-полтора интервала с абзацным отступом 1,25 см (п. 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016). § В письмах стандарт рекомендует использовать фразы делового этикета: вступительное обращение «Уважаемый» и заключительную этикетную фразу «С уважением» (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Многостраничный документ стандарт позволил печатать на лицевой и оборотной сторонах листа (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Закрепите в Положении о документообороте или другом локальном акте правила оформления реквизитов документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, включая тип шрифта и его размер. Но тогда положения ГОСТа станут для Вас обязательными. 5. Отметка об исполнителе. Включает фамилию, имя, отчество полностью, номер телефона (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В качестве дополнительной информации: наименование должности, структурного подразделения, электронную почту. Ранее этот реквизит включал только фамилию, инициалы и номер телефона. | |||||||||||||||
| Фамилия и инициалы адресата. | § Инициалы адресата всегда идут после фамилии. Запомнить легко: тот же порядок, что и в аббревиатуре Ф.И.О.: сначала фамилия, потом имя и отчество. | |||||||||||||||
| Справочные данные об организации. | § Справочные данные об организации в бланки для служебных записок и приказов включать не надо. § Справочная информация присутствует только на бланках деловых писем. На формах внутренних документов она ни к чему. Работники знают адрес своей компании и телефон приемной директора. | |||||||||||||||
| В компании нет архива и номенклатуры дел. | § Если в компании нет архива и номенклатуры дел, то заверить копию документа можно следующим образом: ü Можете написать о месте хранения так: «Подлинник находится в отделе кадров компании “...”». | |||||||||||||||
| Как указывать инициалы в реквизитах. |
|
Важные выводы:
I. Новая отметка об электронной подписи позволит визуализировать документ, который подписали электронной подписью. Отметку нужно разместить на месте, где стояла бы обычная подпись.
II. С 1 июля 2018 года печать на документах не должна затрагивать собственноручные подписи должностных лиц. Рекомендуем проставлять печать так уже сейчас.
III. Для заверения копии документа для другой организации, на ней нужно указать, где хранят подлинник.