Лекция 2. Организационные документы.
Общие Правила оформления документов. Реквизиты.
Виды организационных документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни-
Фицированная система организационно-распорядительной докумен-
Тации. Требования к оформлению документов»
Существуют единые требования и правила оформления документов независимо от того, как ведутся дела на предприятии. Это обеспечивает: юридическую силу документов, качественное и своевременное составление и исполнение документов, организацию оперативного поиска документов. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров (форматов). Для оформления деловых документов используются
следующие форматы:
формат размер в мм применение
А3 297 х 420 для больших таблиц, схем,
диаграмм, приложений
А4 210 х 297 приказы, письма и другие
организационно-распорядительные
документы
А5 148 х 210 справки и т.д.
Для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров:
левое поле – 20 мм,
правое поле – 10 мм,
верхнее поле – 20 мм,
нижнее поле – 20 мм.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа.
Общие сведения о реквизитах
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида документов.
Существует два варианта расположения реквизитов на бланке: продольный и угловой.
Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Чаще всего при оформлении общих бланков используется продольное расположение реквизитов.Если предприятие работает с зарубежным партнером, то необходимы
специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера (или английском языке).
В состав реквизитов входят:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Договор (контракт)– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.
Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Основными видами уставов являются:
- устав государственной организации - утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);
- устав муниципальной организации - утверждается городской или районной администрацией;
- устав коммерческой организации - утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;
- устав общественной организации - утверждается общим собранием (съездом) участников организации.
Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой устава является дата его утверждения);
- гриф утверждения;
- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);
- место издания (город);
- текст;
- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
Учредительный договор устанавливает права и обязанности участников ООО для их совместной деятельности по ее созданию. Документ составляется только в том случае, если в организации планируется несколько учредителей, решивших зарегистрировать ООО. Договор подготавливается совместно с протоколом собрания учредителей. Содержание договора Основные требования из данного перечня приведены согласно пункту 5 статьи 11 ФЗ «Об ООО»: Информация об учредителях (паспортные данные, место жительства). Дата и место подписания договора. Сведения о наименовании и местонахождении. Порядок совместной деятельности участников по созданию ООО. Размер уставного капитала. Размер доли каждого учредителя (в том числе с указанием номинальной стоимости, т.е. в рублях). Порядок и сроки оплаты долей.
Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например Типовое положение об отделе кадров);
- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например Положение о персонале ЗАО "ЭРА").
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров (например Положение ООО "АиТ" о конкурсе "Лучший программист").
Положение составляется на общем бланке организации. Положение должно иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости).
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", например: "Положение о Государственном реестре... ".
Текст может состоять из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Задачи и функции.
3. Управление и структура.
4. Права и обязанности.
5. Контроль деятельности.
6. Служебные контакты.
7. Ответственность.
Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ. Инструкции могут издаваться:
- органом государственного управления;
- отраслевым органом управления;
- муниципальным органом управления;
- руководством организации.
Инструкции бывают двух видов:
- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти");
- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например "Инструкция по делопроизводству ООО "ЛУЧ").
Инструкция должна иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости);
- визы.
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос "о чем?" (например: "Инструкция о государственном регулировании... ").
Текст инструкции содержит формулировки: "должен", "не допускается", "запрещается".
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).
При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.
Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность (например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:
- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
- с целью разделения труда между персоналом;
- для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
- разрабатывается руководителем структурного подразделения;
- визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
- утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.
Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Необходимость создания того или иного подразделения определяется различными факторами, прежде всего списочной численностью работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Данные нормативы устанавливают численность работников того или иного подразделения, должностные обязанности, характер распределения работы между исполнителями.
-Так, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3 – 5 единиц (включая начальника) или отдел – при штатной численности работников от 6 единиц. В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4 штатных единиц.
На частных предприятиях наиболее распространенной структурной единицей является отдел. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения.
При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения предприятия необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели. На основании принятой штатной численности и структуры, кадровая служба готовит штатное расписание к утверждению.