МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Версия 2 от 10.05.2019
2019 год
г. Пермь
ФОНД «НАШИ ТРАДИЦИИ»
https://vk.com/our_tradition
Оглавление
1. Благодарность за помощь в работе. 3
2. Что такое фестиваль. 3
3. Подготовка к фестивалю.. 4
4. Фестиваль. 7
5. Работа после фестиваля. 14
6. Зарабатывать деньги на фестивале или нет?. 14
7. Фишки фестиваля. 15
8. Юридические аспекты взаимодействия организаторов и гостей, участников и т.д. 15
9. Домашние животные на фестивале. 16
10. Ограничение курения и распития спиртных напитков. 16
11. Форс-мажорные ситуации. 16
12. Об авторе. 16
13. Заключение. 17
14. Приложения. 17
1. Благодарность за помощь в труде
Благодарю за помощь в подготовке методического пособия:
Нина Александровна Старкова (Ninalexstarkova@yandex.ru) – режиссёр театрализованных представлений и праздников. Закончила Пермский Государственный Институт Искусства и Культуры. Преподаватель тренинга "Харизма речи".
Опыт организации и проведения мероприятий с 2006 года. На 2019 год за плечами 3 краевых фестиваля и свыше 150 мероприятий разного рода. Главный режиссёр и организатор городского проекта "Мысли по - Пермски!", проект-победитель городского конкурса "Город — это мы". Жена. Мама двух девочек.
Илья Бывальцев – соратник, соавтор идеи и организатор фестиваля «Купальские ночи» (победитель проекта «59 фестивалей 59 региона» 2010 год), соорганизатор «Фестиваля отцов».
Благодарю за полученный опыт всех, с кем я принимал участие в проектах – «Пермский нива-клуб», «Пермская краевая федерация автоспорта», «Фонд «Наши традиции».
2. Что такое фестиваль
Фестиваль – это настроение, это эмоции, встречи друзей, новые знакомства с интересными людьми, это погружение в ту среду, в которой живут организаторы и гости фестиваля.
2.1. Типы фестивалей
2.1.1. По месту проведения – в помещении, под открытым небом, смешанный - часть событий проходит под открытым небом, а часть в помещении.
2.1.2. По тематике – этнографический, реконструкция событий, профессиональная тематика, музыкальный, спортивный, смешанной тематики.
2.1.3. По времени года
v Зима. Логично понимать, что если мероприятие проходит под открытым небом и в холодное время года, то необходимо предусмотреть возможность согреться. Это может быть палатка с печкой буржуйкой (необходимо правильно организовать отвод горючих веществ из палатки, во избежание отравления, обязательно должен быть истопник-контролер). Это может быть салон прогретого автомобиля, микроавтобуса, автобуса, опять же необходимо соблюсти технику безопасности, чтобы не получить отравление от выхлопных газов. В крайнем случае большой костер.
v Лето. Тут мы сталкиваемся с противоположным явлением – жара, дождь. Необходимо предусмотреть наличие естественной или искусственно созданной тени (тенты, зонты, шатры). В сильную жару для создания прохлады может быть задействован салон автомобиля, микроавтобуса, автобуса с включенным кондиционером (транспорт желательно поставить в тени, во избежание попадания солнечных лучей в салон, соблюдать технику безопасности, чтобы не получить отравление выхлопными газами). Для детей можно предусмотреть создание искусственного водоема (надувной бассейн) и выделенных зон в тени, с обязательным контролем взрослых. Предусмотреть снабжение детей питьевой водой.
2.1.4. По количеству участников – на самом деле можно провести фестиваль и на 30-50 участников. Все новые фестивали так и начинались. Собиралась группа единомышленников, объединенная общей идеей, приглашала друзей и знакомых и проводила первый фестиваль. С каждым годом количество приглашенных росло, разрабатывалась программа, появлялось положение о фестивале, органы власти и т.д. С ростом количества участников фестиваля растут требования, предъявляемые к команде организаторов, инфраструктуре фестиваля и т.д.
2.1.5. По длительности – однодневное событие, событие на выходные, событие, выходящее за рамки выходных (серия мероприятий на протяжении недели, месяца, года)
2.1.6. По периодичности – фестиваль можно проводить каждый год или несколько раз в год и постоянно развиваться, а можно провести один раз и больше не организовывать. В зависимости от периодичности необходимо выстраивать концептуальное ядро фестиваля. События до и после фестиваля.
3. Подготовка к фестивалю
3.1. Концепция фестиваля – организаторы должны четко для себя сформулировать для кого будет организован фестиваль, на какое количество гостей и участников рассчитан, какая команда нужна для его организации.
3.2. Штаб фестиваля – продумайте оснащение штаба, расположение, состав людей, постоянно присутствующих в штабе их функционал и обязанности.
3.3. Формирование команды организаторов
3.3.1. Волонтеры — это самые нужные и важные люди, именно от них зависит весь фестиваль.
3.3.2. Ответственные по направлениям (охрана, техническое обеспечение, питание, взаимодействие с артистами, торговые ряды, палаточный городок, транспорт, парковка, волонтеры, фото и видео операторы, взаимодействие со СМИ и т.д.)
3.4. Положение о фестивале
3.4.1. Оргкомитет – в оргкомитет мероприятия необходимо включить людей из местной администрации (это могут быть Глава администрации, заместители по работе с молодежью, по вопросам культуры и спорта и т.д.). Представителей специальных служб - МЧС, полиция, медики и т.д. В оргкомитет можно и нужно приглашать представителей культуры и образования (директор местного дома культуры, школы, библиотеки, учителя, руководители кружков и секций, в том числе спортивных и т.д.)
3.4.2. Цели и задачи – у каждого фестиваля свои цели и свои задачи, иногда они схожи с другими. От того на сколько правильно и верно вы сформулируете цели и задачи зависит и понимание фестиваля вами, волонтерами и участниками фестиваля.
3.4.3. Дата и место проведения – четко должна быть определена дата проведения фестиваля, необходимо предусмотреть резервную дату на случай возникновения форс мажорных ситуаций. Об изменении даты проведения необходимо известить все заинтересованные стороны (администрацию, специальные службы, СМИ, гостей, артистов и т.д.)
3.5. Составление сметы – при составлении сметы необходимо учесть все статьи расходов с запасом порядка 20-30%, при недостаче бюджета эта сумма поможет реализовать задуманное, если средства останутся, то пойдут на организацию следующего фестиваля.
3.6. Выбор площадки – необходимо заранее выехать командой организаторов на место проведения фестиваля, если уже достигнуты договоренности с местной администрацией, то их тоже пригласить на место проведения – так сразу решится ряд организационных и технических моментов. Во время выезда на место необходимо запротоколировать все принятые решения, чтобы не упустить ничего важного. Выбирайте площадку опираясь на здравый смысл и достигнутые договоренности. У каждого участка земли есть собственник в лице администрации или частного лица. Обязательно получите письменное подтверждение от собственника земли о его согласии на проведение фестиваля – это позволит избежать неудобных ситуаций при отказе в предоставлении площадки. При необходимости выедите на место проведения фестиваля несколько раз.
3.7. Сценарий фестиваля – обязательно продумайте последовательность всех событий. Пропишите хронометраж фестиваля (в виде таблиц) с точностью до минут.
3.8. Взаимодействие с органами власти.
3.8.1. Обзор законодательства.
3.8.1.1. Федеральный закон "О рекламе" от 13.03.2006 N 38-ФЗ.
3.8.1.2. Федеральный закон "О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях" от 19.06.2004 N 54-ФЗ.
3.8.1.3. Федеральный закон "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию" от 29.12.2010 N 436-ФЗ.
3.8.1.4. Федеральный закон "О свободе совести и о религиозных объединениях" от 26.09.1997 N 125-ФЗ.
3.8.1.5. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ).
3.8.1.6. Федеральный закон "О некоммерческих организациях" от 12.01.1996 N 7-Ф.
3.8.1.7. Кодекс Российской федерации об административных правонарушениях (Глава 8. Административные правонарушения в области охраны окружающей среды и природопользования).
3.8.1.8. Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (Статья 148. Нарушение права на свободу совести и вероисповеданий).
3.8.1.9. Также в региональном законодательстве бывают дополнения к Федеральным законам, необходимо это учитывать.
Органы власти
3.8.2.1. Региональная структура по туризму, молодежной политике, культуре, спорту.
3.8.2.2. Местная структура по туризму, молодежной политике, культуре, спорту.
3.8.3. Уведомление органов власти – необходимо уведомить местные органы власти в установленном законодательством порядке.
Гарантийные письма
3.8.4.1. В ходе переговоров о месте проведения фестиваля с местной администрацией, вы должны запросить гарантийное письмо о согласии в предоставлении площадки, дополнительных обязательствах.
3.8.4.2. Местная администрация так же может запросить от организаторов фестиваля гарантийные письма о выполнении обязательств.
3.9. Взаимодействие с артистами
3.9.1. Необходимо на этапе переговоров с артистами выяснить их требования к транспорту, условиям проживания, питанию, сцене, звуковому оборудованию (мощность звуковой аппаратуры, количество и тип микрофонов, необходимости отстройки звука на месте (sound check), наличие звукооператора, очередность выступления.
3.10. Поиск и привлечение спонсоров, партнеров
3.10.1. Для привлечения спонсоров необходимо определить целевую аудиторию фестиваля (возраст, пол, социальный статус, уровень финансового благополучия, принадлежность к тем или иным тусовкам, клубам, течениям)
3.10.2. Спонсорский пакет – документ, в котором отражены категории спонсоров (генеральный, технический, титульный, официальный, информационный, специальный и т.д.), для каждой категории спонсоров в документе описываются условия и формы сотрудничества, для каждой категории спонсора или партнера устанавливается размер финансового участия, чем солиднее статус спонсора, тем больше финансовые вложения с его стороны.
3.10.3. Начните поиск спонсоров и партнеров среди своих знакомых, далее в соответствии с целевой аудиторией, определите круг потенциальных спонсоров и партнеров и выходите на них, обязательно используйте при поиске социальные сети, в них достаточно легко вы сможете выйти на лиц, принимающих решение по вопросам спонсорства.
3.11. Продвижение
3.11.1. Пресс-релиз – в документе необходимо кратко, в объеме листа формата А4, рассказать о фестивале, указать дату, место проведения, рассказать о целях и задачах фестиваля, рассказать об организаторах, обязательно указать контактные данные, ссылки на страницы фестиваля.
3.11.2. Продвижение через партнеров – определите круг партнеров (друзья, знакомые, знакомые знакомых) через кого вы сможете продвигать свой фестиваль. Это могут быть кафе, рестораны, магазины, офисы, заправочные станции и т.д. Необходимо подготовить материалы – плакаты-афиши (формат А4, А3, А2 – в зависимости от места, предоставляемого под размещение плаката), буклеты с информацией о фестивале.
3.11.3. Социальные сети – необходимо использовать все социальные сети для привлечения гостей на мероприятие. Так сложилось, что каждая социальная сеть ориентирована на свою возрастную группу.
3.11.4. Печатные, электронные СМИ – на этапе подготовки мероприятия необходимо поднять все связи в среде журналистики, со знакомыми проще найти общий язык и договориться о сотрудничестве со СМИ.
3.11.5. Брендирование, раздаточный материал – в ходе подготовки мероприятия необходимо продумать концепцию, логотипы, визуальные образы. Разработать макеты для раздаточного материала. Учесть возможность создания и приобретения брендированной одежды (головные уборы, футболки, шарфы, банданы и т.д.), брендированных канцелярских товаров (блокноты, ручки, альбомы и т.д.), брендированной посуды (кружки, тарелки и т.д.), флагов, вымпелов и т.д.
3.11.6. При продвижении фестиваля можно задействовать личные автомобили, разместив на них информацию в виде афиш (основа афиши – качественная виниловая пленка)
3.12. Памятка для участников – кратко расскажите про фестиваль, напишите примерную программу, составьте список рекомендуемых вещей, которые надо взять с собой при поездке на ваш фестиваль (палатки, продукты – составьте рекомендуемый перечень и их расчетное количество, средства от клещей, комаров, теплые вещи, головные уборы и т.д.)
3.13. Участие в конкурсах грантов, федеральных и региональных проектах финансирования – рассмотрите вариант грантового финансирования фестиваля, вся информация о грантах есть в сети Интернет.
4. Фестиваль
4.1. Онлайн трансляция в социальные сети – не маловажным этапом является оперативное распространение информации о событиях, происходящих на фестивальной поляне. Есть категория людей, которая не смогла поехать на фестиваль, но может прочесть о происходящем в социальных сетях. Для полноценной онлайн-трансляции необходимо выделить отдельного человека, который будет выкладывать в сети фотографии с места событий, общаться с участниками, выкладывать совместные фото, возможно будет выкладывать короткие видео с интервью или просто комментариями. Данные действия повысят привлекательность фестиваля.
4.2. Штаб фестиваля
4.2.1. Обозначьте на всех схемах и указателях место расположения штаба, где всегда должен находиться представитель организаторов, который может оперативно связаться с ответственными по направлениям.
4.2.2. Необходимо обозначить сам штаб – это могут быть вывеска на шатре, флаг, штендер, баннер и т.д.
4.2.3. Оборудуйте штаб, создайте условия – столы, тенты, стулья (лавки), обеспечьте себя электроэнергией (либо генератор, либо инвертор, подключенный к прикуривателю автомобиля, либо стационарное подключение к розетке удлинителями (позаботьтесь о том, чтобы сечение жил в удлинителе было достаточным для используемой нагрузки).
4.3. Подготовка территории – постарайтесь спланировать пространство фестиваля оптимальным образом, чтобы пространство было как единое целое.
4.3.1. Дорога – необходимо понимать состояние подъездных путей к фестивальной поляне, состояние дороги не должно меняться из-за дождей или снегопада, иначе подъехать к фестивальной площадке будет сложно, что в свою очередь повлияет на восприятие фестиваля. Если состояние дороги из-за погодных условий ухудшается, будьте готовы предоставить альтернативный вариант добраться до фестивальной поляны, например, проходимый транспорт («Вахтовка» на безе ГАЗ-66, Урал, КамАЗ), объезд и т.д. Позаботьтесь о технической помощи застрявшим транспортным средствам. Не забывайте о больших туристических автобусах, которым требуется хорошее дорожное покрытие для движения, предусмотрите место для их разворота и стоянки, не загоняйте их на дорогу с плохим дородным покрытием, иначе, если автобус застрянет, придется привлекать тяжелую технику для эвакуации, что повлечет за собой финансовые и временные расходы.
4.3.2. Парковка – это один из важных пунктов, влияющий на восприятие мероприятия.
4.3.2.1. Территория парковки обязательно должна быть огорожена сигнальной лентой, закрепленной на колышках, на высоте не ниже 1,2 метра (чтобы удобно было наблюдать ограждения из салона автомобиля).
4.3.2.2. При планировании места под парковку необходимо запланировать запасные въезды и выезды.
4.3.2.3. Площадь парковки должна быть запланирована с запасом.
4.3.2.4. Выделите людей для контроля за паркующимися авто (чтобы автомобили ставили ровно и не блокировали въезды/выезды) люди могут также информировать вновь прибывших).
4.3.3. Палаточный городок – это особое пространство, которое должно сочетать в себе тишину, уют, комфорт и безопасность.
4.3.3.1. По городку обязательно должен быть ответственный или команда, которая будет помогать разместиться вновь прибывшим, будет следить за наличием дров, контролировать состояние мест, отведенных для сбора мусора, сможет оперативно сопроводить в штаб фестиваля, к врачу, к охране, полиции и т.д.
4.3.3.2. Выделите пространство для платочного городка в стороне от основных событий, обозначьте границы палаточного городка, обязательно продумайте пути подъезда транспорта в случае форс-мажорной ситуации.
4.3.3.3. Внутри городка предусмотрите улицы и кварталы, чтобы при приходе к своим палаткам люди не ходили через чужие палатки, а шли по свободным улицам.
4.3.3.4. В центре городка предусмотрите поляну для общего костра, у которого смогут собраться жители городка вечером для общения. Оборудуйте по возможности эту поляну лавками, таганками, разместите дрова, оборудуйте места для сбора мусора, при необходимости, своевременно меняйте мешки для мусора.
4.3.3.5. Рассмотрите вариант зонирования городка для размещения в разных зонах гостей с детьми и без детей.
4.3.3.6. Не забывайте про навигацию.
Торговые ряды
4.3.4.1. Не забывайте о навигации к торговым рядам.
4.3.4.2. Выделите человека или команду, ответственных за организацию торговых рядов и взаимоотношения с их участниками.
4.3.4.3. Рассмотрите вариант безвозмездного предоставления столиков, торговых палаток, либо за плату. Либо предварительно известите участников торговых рядов, что инвентарем для торговли участники рядов обеспечивают себя сами.
4.3.4.4. Во время подготовки сформируйте единую цену для участников торговых рядов за право размещения в рядах. Рассмотрите вариант льготного участия для отдельных категорий ремесленников (по решению организаторов).
4.3.4.5. Возможно рассмотреть взнос за участие в торговых рядах от участников в виде организации мастер-классов без оплаты и т.д.
4.3.4.6. Одним из вариантов размещения торговых рядов является их размещение между парковкой и палаточным городком или парковкой и сценой, тогда у вас получится замкнуть пространство и не будет пустых зон (не забывайте, что на сцене будет проводиться концертная программа и громкий звук может помешать участникам торговых рядов).
4.3.4.7. Если участников торговых рядов не очень много, то можно их выстроить просто в одну линию (на самом деле, как будет выгоднее и удобнее организаторам).
4.3.4.8. Если участников торговых рядов много, то выстраиваете их в несколько рядов (можно выстроить в 2 ряда, лицом друг к другу, между рядами оставьте достаточное место для экстренного проезда транспорта и свободного прохода участников)
4.3.4.9. Предусмотрите вариант, когда участник торговых рядов реализует свою продукцию со своего транспортного средства (этот момент необходимо определить заранее, разрешает организатор проезд транспорта к торговому месту или нет.
4.3.4.10. Размер торгового места необходимо заранее сообщить потенциальным участникам торговых рядов.
4.3.4.11. Не забывайте о заключении договора с участниками торговых рядов во избежание недопонимания и разграничения ответственности в случае возникновения спорных ситуаций.
4.3.4.12. Вся продукция должна соответствовать отраслевым стандартам и не нарушать законодательства РФ.
4.3.5. Сцена – сцены бывают разные, большие, маленькие, средние, из металлоконструкций (промышленного исполнения), из дерева (самодельные). Размер и исполнение вашей сцены зависят от вашей фантазии, уровня фестиваля и бюджета. При строительстве сцены из досок можно использовать для укрытия старые баннеры, которые можно приобрести в рекламных агентствах. От количества участников фестиваля зависят размеры сцены (высота, площадь). При строительстве, установке и ориентировании сцены обратите внимание на стороны света, где будет во время концерта солнце и как оно будет светить на выступающих и зрителей, сориентируйте сцену и зрительскую зону таким образом, чтобы солнце не светило в глаза выступающим и по возможности зрителям. Предусмотрите, при необходимости, зону безопасности перед сценой, для маленьких сцен она составит несколько метров, для средних не менее 5 метров, для больших сцен не менее 8-10 метров (все цифры носят рекомендательный характер).
4.3.6. Электроснабжение – существует 2 варианта электроснабжения на фестивале – стационарная электрическая сеть или использование бензо или дизель-генераторов. Необходимо понимать суммарную потребляемую мощность используемого оборудования (акустическая система, световая аппаратура, дополнительное оборудование в зоне питания, медицины, штабе фестиваля) и подбирать генерирующее оборудование примерно с 30-50% запасом мощности.
4.3.7. Дрова – должны быть сухие и в достаточном количестве. Можно привезти с ближайшей лесопилки горбыль заранее, за неделю, выгрузить на фестивальной поляне в районе планируемого места размещения палаточного городка. Распределите места размещения дров равномерно относительно палаточного городка (по краям городка, в центре городка, в любом месте, чтобы дровами было удобно пользоваться и не надо было за ними идти через палаточный городок или через всю территорию фестиваля). По возможности напилите дрова, не у всех есть бензопилы.
4.3.8. Вода – предусмотрите водоснабжение на фестивале. Вода может быть техническая, подлежащая обязательному кипячению и питьевая. Рассмотрите вариант приезда цистерны с платной питьевой водой.
4.3.9. Акарицидная обработка поляны от клещей – важный момент в борьбе за привлекательность фестиваля. Есть два варианта обработки – вызвать для обработки специализированную фирму или закупить специальные жидкости и распылить самим с соблюдением мер безопасности при работе с химикатами.
4.3.10. Питание – важная часть, голодным не должен уйти никто.
4.3.10.1. Организаторов – назначьте ответственного или ответственных из команды организаторов, составьте меню, график и очередность питания. Предусмотрите талончики для организаторов, волонтеров. Оборудуйте место для питания, поварской инвентарь, столы, стулья, тенты, дрова, костровое. Не забывайте о гигиене. Есть вариант – договориться о питании организаторов с коммерческой точкой питания, или часть людей накормить своими силами, а часть в коммерческой точке питания.
4.3.10.2. Участников – тема общественного питания относится к сфере контроля санитарных служб, поэтому при поиске партнеров на фестиваль не забудьте проверить санитарные книжки персонала и прочую разрешительную документацию. В процессе оказания услуг должны быть соблюдены все санитарные нормы. Заключите с партнерами договор об ответственности сторон и прочих условиях сотрудничества. Рассмотрите вариант зачета арендной платы в виде питания организаторов, артистов и т.д. Предварительно продумайте места размещения точек общепита (или отвести для них одно место или рассредоточить по всему фестивальному пространству). Проработайте вопрос вывоза отходов, поставки продуктов и питьевой воды, продумайте схему подвоза продуктов на транспорте во время фестиваля (движение транспорта по фестивальному пространству должно быть запрещено или сведено к минимуму). Если будет использоваться электрооборудование, то продумайте как его запитать.
4.4. Безопасность – вопросы безопасности на фестивале являются одними из самых важных, будьте бдительны и подготовлены.
4.4.1. Охрана – в команде организаторов должен быть выделен человек, который отвечает за вопросы безопасности, взаимодействует с органами правопорядка, органами МЧС, ЧОП и т.д. (с представителями всех структур необходимо познакомиться, обменяться контактами, быть на связи). Продумайте точки и сектора охраны, из обязательных – парковка, палаточный городок, сцена (места вероятного хищения личного имущества);
4.4.2. Медик, аптечка – место хранения аптечки должно быть обозначено на схемах и само место обозначено, предположительно в базовом лагере организаторов;
4.4.3. Разведение костров – будьте бдительны, по возможности контролируйте разведенные костры, если считаете, что участники развели костер слишком близко палатке – скажите им об этом, не допускайте разведение костров в неположенном месте. По окончанию фестиваля проконтролируйте все фестивальное пространство на предмет не затушенных костров. Рекомендуйте участникам использовать мангалы и уголь.
4.5. Проживание во время фестиваля – рассмотрите варианты проживания в палаточном городке, ближайших гостиницах, базах отдыха, в частном секторе. Именно за счет такого разнообразия вариантов проживания вы сможете увеличить количество участников.
4.6. Мастер-классы – организуйте зону проведения мастер-классов, оснастите ее лавками, шатрами, навесами, согласуйте график мастер-классов с мастерами, регулярно информируйте об этом со сцены. Рассмотрите нюансы организации мастер-классов, он могут быть за оплату и без оплаты. Договаривайтесь с мастерами, чтобы всем было удобно.
4.7. Детская площадка – обязательно должна быть огорожена, чтобы исключить убегание детей. Оснастите площадку навесами, тентами, шатрами. Договоритесь с детским учреждением или несколькими, которые смогут организовать детское пространство своими силами, для них это хорошая реклама (держите на контроле действия детского учреждения).
4.8. Фото и видеосъемка – чем больше фото и видео, тем лучше, часть фото и видео выложите в фотоотчеты, а остальные в архив, чтобы на следующий год у вас был набор фотографий для выкладывания анонсов.
4.8.1. Команда фотографов и видео операторов должна запечатлеть все значимые события фестиваля, фотографируйте эмоции, покажите людям атмосферу, которую вы создали в фестивальном пространстве.
4.9. Информирование гостей и участников – важная часть фестиваля, которая позволяет держать в тонусе все фестивальное пространство.
4.9.1. Информационное табло
4.9.2. Информирование по радиоканалу – составьте текст и график выхода в эфир, делегируйте данную функцию пресс-центру фестиваля
4.9.3. Информирование на страницах фестиваля в социальных сетях
4.9.4. Информирование ведущим со сцены через микрофон
4.9.5. Создайте информационный канал в мессенджере или чат в социальной сети и информирйте людей
4.9.6. Информирование в зонах питания, местах проведения мастер-классов, в палаточном городке.
4.10. Концертная программа – в команде организаторов должен быть ответственный за концертную программу, помимо ведущего.
4.10.1. Саунд-чек – запланируйте время для проведения настройки звукового оборудования для всех коллективов, которые участвуют в фестивале
4.10.2. Ведущий концертной части программы и ведущий всего события могут быть разными, а может быть один человек.
4.10.2.1. Для ведущего концертной программы необходимо написать сценарий концерта, очередность выступления артистов, номеров, шуток, связующих текстов. При необходимости добавить информацию о спонсорах и партнерах события, прочую информацию, которую ведущий будет зачитывать со сцены.
4.10.2.2. Для ведущего события также необходимо написать сценарий, тоже очередность выступления артистов, обязательно добавить в него информацию о спонсорах и партнерах события, прочую информацию, которую ведущий будет зачитывать со сцены.
4.10.3. При составлении сценария и расчете времени учитывайте время на смену коллективов во время концерта.
4.10.4. Продумайте с ведущим очередность выступлений коллективов.
4.11. Взаимодействие со СМИ - уже сложившейся практикой является аккредитация СМИ на те или иные мероприятия. Взаимодействие такого формата (через аккредитацию) позволяет теснее взаимодействовать со СМИ. Для представителей СМИ необходимо подготовить программу фестиваля, план территории, контакты ответственных лиц, дополнительную информацию.
4.12. Средства связи (рации, телефоны) – необходимо узнать опытным путем сигналы каких сотовых операторов устойчиво ловятся в месте проведения фестиваля, сообщить эту информацию всем участникам фестиваля и обеспечить свою команду сим-картами аналогичного оператора.
4.13. Для оперативной связи организаторов идеально использовать комбинированную связь раций любительского диапазона (LPD, PMR) и сотового телефона. Будьте готовы к тому, что участники фестиваля тоже могут приехать с такими рациями и могут выходить в эфир на вашей волне.
4.13.1. Связь через радиоканал можно использовать для оповещения участников фестиваля, заранее выделить частоту для информационного канала, заранее довести информацию до участников.
4.14. Навигация к месту проведения
4.14.1. Обязательно должны быть обозначены съезды с основных дорог, места парковки.
4.14.2. Выложите спутниковые координаты места проведения фестиваля.
4.14.3. При подготовке к мероприятию необходимо прописать маршруты следования от основных мест движения транспорта к месту проведения мероприятия.
4.14.4. Учесть маршруты движения на разных видах транспорта (общественный, частный, легковой, внедорожный, вело и мототранспорт).
4.14.5. Если есть возможность, то выделите человека, который сможет по телефону или мессенджерах консультировать участников фестиваля, как добраться до фестивальной поляны.
4.14.6. Если есть возможность, по поставьте в ключевых местах своих представителей, чтобы они направляли приезжающих на фестивальную поляну.
4.15. Навигация на фестивале
4.15.1. Пространство, в котором проходит событие, должно быть поделено на сектора, площадки, пространства. Везде должны стоять указатели, чтобы гости легко могли сориентироваться и найти нужное им место (палаточный городок, парковка, санитарная зона с туалетами, мусорными баками, торговые ряды, сцена, места проведения мастер-классов и семинаров и т.д.)
4.15.2. Гостям мероприятия будет удобно ориентироваться в пространстве, если для них будет разработана карта пространства мероприятия с указанием всех ключевых мест и эта карта будет размещена в нескольких местах на информационных щитах.
4.16. Санитарные нормы (рекомендую данную задачу решать совместно с местной администрацией)
4.16.1. Складирование и вывоз мусора – необходимо предусмотреть места складирования мусора. Такие места могут быть оборудованы либо большими контейнерами, которые потом будут вывезены спецтранспортом, либо большие мешки под мусор, которые при заполнении необходимо менять на новые.
4.16.2. Туалеты – самый правильный вариант, при наличии средств – это аренда туалетных кабинок, сейчас много компаний, которые привезут, установят кабинки, возможно предоставят своего представителя, который будет следить за состоянием кабинок, а после окончания фестиваля увезут кабинки. Существует статья 8.6. Порча земель, Кодекса РФ об административных правонарушениях, в которой сформулирован запрет на самовольное снятие или перемещение плодородного слоя почвы и размеры штрафа за уничтожение плодородного слоя почвы.
5. Работа после фестиваля
5.1. Фото и видеоотчет
5.1.1. После фестиваля необходимо собрать все фото и видеоматериалы в архив. Идеально записать все на ДВД-диски, пронумеровать, указать дату записи, название мероприятия. Желательно иметь несколько копий архива, чтобы избежать утери материала.
5.1.2. Гостям мероприятий очень нравятся смотреть смонтированные ролики, они любят находить себя и своих знакомых на фото и видеороликах.
5.1.3. При монтаже видеоролика необходимо в титрах дать информацию о мероприятии (дату, название, место проведения, перечислить организаторов, указать партнеров и спонсоров.
5.2. Пост-релиз должен закрепить впечатления от проведенного мероприятия. В пост-релизе необходимо в красках расписать все происходящее на мероприятии. Указать на результаты, достигнутые на мероприятии (количество гостей, количество проданного чая, количество артистов, участников хоровода и т.д.). Возможно, дать информацию о дальнейших планах. Рассказать достигнуты ли цели и решены ли поставленные задачи.
5.2.1. Составленный пост-релиз необходимо в кратчайший срок разослать по СМИ. Если есть возможность, то выйти в эфир местной теле-радио компании и рассказать о прошедшем событии.
5.2.2. Рассылаемый пост-релиз необходимо снабдить фото и видеоматериалами, желательно высокого качества. Некоторые СМИ, не присутствовавшие на мероприятии, с радостью используют предоставленные медиа-материалы.
5.3. Разбор рабочих ситуаций – после фестиваля обязательно необходимо собраться всей группой организаторов. Вспомнить недочеты, разобрать причины возникновения таких ситуаций, возможно снова “проиграть” моменты, чтобы выявить где работа дала сбой (в идеале весь разбор ситуации протоколировать, чтобы при организации фестиваля в следующий раз учесть полученный опыт).
6. Зарабатывать деньги на фестивале или нет?
6.1. Каждый организатор решает для себя сам. Для кого-то платный фестиваль — это единственный шанс реализовать задуманное, а для кого-то нет.
6.2. Можно продумать и включить в стоимость питание на мероприятии, участие в мастер-классах, оплату проезда, прокат снаряжения и т.д.
6.3. Получается, что организатор формирует продукт, формирует на этот продукт цену и продает его. В данном случае появляется возможность привлечения туристических агентств для продажи продукта.
6.4. Варианты дополнительного заработка на фестивале
6.4.1. Экологический сбор – (взнос с палатки, с автомобиля).
6.4.2. Платная парковка.
6.4.3. Реализация брендированной продукции (футболки, бейсболки, банданы и т.д.)
6.4.4. Платный вход на фестиваль
6.4.5. Дрова
6.4.6. Аренда торговых мест
6.4.7. Прокат туристического снаряжения (палатка, спальный мешок, пенки, котелки, таганки)