Лабораторная работа №3
Тема: Создание форм и отчетов
Цель работы: научиться разрабатывать формы и отчеты в MS Access 2007. связывать их.
Краткая теоретическая часть
Формы. Краткие сведения.
Форма является удобным средством для просмотра содержимого БД, а также для ввода новых данных или редактирования существующих. Форма обычно отображает поля одной строки таблицы или запроса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и уменьшить количество допускаемых ошибок при вводе данных. Для этого форма снабжается:
- форматами ввода;
- условиями проверки вводимых данных;
- масками ввода для ввода стандартизованной информации;
- пояснительным текстом;
- группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.
Форма содержит следующие разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы и примечание.
Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати — в верхней части первой страницы.
Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких.
Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати — на последней странице после области данных.
Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.
Нижний колонтитул может содержать дату, номер страницы и любые другие сведения, которые должны отображаться в нижней части каждой страницы. Нижний колонтитул появляется только при печати формы.
При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели элементов.
В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.
С формой можно работать в 3-х основных режимах:
- в режиме конструктора;
- в режиме формы;
- в режиме таблицы.
Формы, присоединенные к данным, можно открывать также в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа анализа данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
Основные виды форм:
- простая форма по одной таблице;
- простая форма по связанным таблицам;
- простая форма на основании запроса;
- форма со списком или с полем для списка;
- составная форма;
- форма-меню с кнопками управления.
- форма в виде сводной таблицы
Примечания
· Для отказа от данных только что введенных в запись необходимо 2 раза нажать клавишу Esc.
· В режиме конструктора форму можно преобразовать в отчет, если выполнить команду "ФАЙЛ" -> "Сохранить как отчет".
Отчеты. Краткие сведения.
Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.
Основные виды отчетов:
- одноколонный (простой) отчет;
- многоколонный отчет;
- табличный отчет;
- отчет с группировкой данных и подведением итогов;
- отчет по связанным таблицам;
- связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);
- отчет слиянием с документом Word (составной документ);
- перекрестный отчет.
Основные разделы отчета:
- заголовок отчета (начало отчета);
- верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);
- область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);
- область данных (основная часть отчета);
- область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);
- нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);
- область примечаний (печатается в конце отчета).
В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:
- Сортировка и группировка;
- Список полей;
- Свойства.
Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках левой половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки правой половины окна позволяют задать порядок сортировки и условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.
Столбец Поле/выражение. В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.
Столбец Порядок сортировки. В ячейках выбирают порядок сортировки По возрастанию или По убыванию для поля или выражения в этой строке.
Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.
Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.
Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме Конструктор:
- команду ФАЙЛ/Настройка печати;
- нажать кнопку Дополнительно;
- в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)
Откройте базу данных «Морские перевозки», выполненную на прошлом практическом занятии.
Задание 1. Создайте следующие формы:
Форма для внесения записей в таблицу Суда.
Форма для внесения записей в таблицу Грузы.
Форма для внесения записей в таблицу Рейсы.
Выделить таблицу Суда. На вкладке Создать выбираем Другие формы,Мастер форм. Переносим все поля таблицы в категорию выбранные.Жмём Далее.
Выберите стиль – Поток, имя формы – Суда:форма1. Готово.
Используя кнопки переключения записей 
переместитесь в конец записей таблицы Суда и введите в форму новую запись «номер судна – 864, название судна – Индиго, водоизмещение – 600 т, скорость хода – 16 узлов». Основное назначение форм – просмотр и добавление записей в таблицы.
Выделите таблицу Грузы. На вкладке Создать выбираем Форма. В результате получаем две связных формы. Форму с записями Грузы и для каждого груза сведения о рейсах на которых эти грузы перевозились. Обратите внимание, что кнопок переключения записей 
две группы! Одна группа для грузов и одна для рейсов с этими грузами. Сохраните форму под именем Грузы:форма2.
Выделите таблицу Рейсы. На вкладке Создать выбираем Разделенная Форма. В результате получаем окно формы, в котором в нижней части представлена таблица рейсы, а в верхней части форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице. Сохраните форму под именем Рейсы:форма3.
Задание 2. Создайте следующие отчеты:
Отчет по таблице Суда
Отчет по таблице Грузы
Отчет по рейсам, сгруппированным по названию судна с сортировкой по грузу.
Выделите таблицу Суда, выберите Создание – Отчет.
Закройте отчет. В окне сохранения введите Суда:отчет1.
Выделите таблицу Грузы, выберите Создание – Мастер отчетов.
Перенесите поля в категорию выбранные. Далее. Уровни группировки не добавлять. Порядок сортировки – поле груз сортировать по возрастанию. Макет – столбец, ориентация – книжная, стиль – поток, имя отчета – Грузы:отчет2.
Для отчета по рейсам, сгруппированным по названию судна, с сортировкой по грузу первым делом создаем и сохраняем запрос на данные из всех таблиц (или выбираем готовый Запрос1,1 из ПЗ25).
Выделите Запрос1,1, выберите Создание – Мастер отчетов.
Выбираем Вид представления данных по таблице Суда. Далее. Уровень группировки выбираем по названию судна.
Далее выбираем сортировку. По заданию нужно сортировать по грузу. Если нужны итоги, например, количество груза по всем рейсам и всем судам или доходы с затратами, то есть кнопка Итоги, там и выбираем.
Настраиваем параметры отчета: макет, ориентация, стиль по выбору. Имя отчета – Отчет3. Предъявить работу преподавателю.
ЗАДНИЕ для самостоятельного выполнения
1.Создать простую форму на основе таблицы kosmos.mdb
2.Создать форму по заданию.