Рассмотрим подробнее каждый из этих модулей.
· Модуль менеджера
По другому этот модуль можно назвать системой поддержки управления гостиницей. Он может генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в определенной время распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров. Такая система способна:
· устанавливать число дней для хранения оперативной информации о госте, как для активных так и неактивных счетов
· подсказать как должна рассчитываться средняя стоимость номера и загрузка отеля
· гибко изменять формат информации о госте
· устанавливать приоритеты номеров, чтобы изменить последовательность в которой продаются номера
· передавать определенные сообщения и инструкции операторам всякий раз когда они подключаются к системе
· Модуль административной службы
В этой службе применяется система Fidelio. Это центральная система, которая аккомулирует данные о техническом состоянии номеров, текущем статусе номеров, текущих расценках за номера, текущей занятости отеля. Также с ее помощью осуществляется резервирование и регистрация гостей, ведется учет их истории для выявления постоянных клиентов. Сведения с терминалов Micros поступают в систему Fidelio, где они обрабатываются. Таким образом, административная служба осуществляет ведение личного счета гостя, где отражаются не только затарты, которые он произвел в номере, но и плата за еду в ресторане, за чистку одежды в химчистке и т.д. Конструктивно этот модуль распадается на несколько подмодулей.
Основной гроссбух - ведет личные счета гостей.
Предпродажная проверка - осуществляет проверку кредитоспособнос-ти клиента перед продажей номера.
Телефонная консоль - представляет собой мини-АТС, с возможностью переадресации звонков, определителем имени звонящего(если зво-нок производится из номера) или его номера.
Учет телефонных звонков гостя - в автоматическом режиме учитавает стоимость произведенных звонков и направляет ее в личный счет гостя.
Модуль отдела резервирования
Предназначен для автоматизации работы отдела резервирования номеров. Конструктивно связан с системой Fidelio. Основные функции:
* ведение листа ожидания на неограниченное число дней
* оформление групповых заявок через обычную, групповую или делегатскую системы.
* просмотр информации о предыдущем пребывании гостя, в том числе номер комнаты, особые запросы и комментарии оператора
* бронирование номеров по каждой заявке или группе заявок
* присвоение номерам различных тарифных статусов (обычный, люкс, президентский)
* предупреждение возникновения ситуации превышения заявок над количеством свободных номеров
* печать подтверждений заявок
· Модуль подразделения питания.
Информационные потоки в этом отделе требуют отдельного рассмотрения.
Информация от поставщиков попадает на кухню шеф-повару. Если она касается пополенеия склада, то она проходит через бухгалтерию, где поступивший товар оформляется документально. В отдел бухгалтерии поступает также поток финансовой информации о полученной выручке. Из отдела обслуживания в номерах на центральный кухонный терминал потупают заказы от гостей отеля. Также заказы поступают и из торгового зала.
В торговом зале и в отделе обслуживания в номерах находятся кассовые аппараты и терминалы с сенсорными экранами и возможностью считывания информации с магнитных карточек. Терминалы необходимы для проведения рассчетов с гостями и учета потребленной продукции.
Модуль отдела горничных
Данный модуль используется для поддержания информации о состоянии номеров для управленческих нужд и для отдела резервирования. Каждому номеру присваивается статус либо
“свободно” либо “ занято” в общем случае. Горничные присваивают свои статусы: “ чистка не произведена”, “чистая” и “готова для продажи”. Когда гость вселяется, статус его номера автоматически переводится в “занято”. Основные функции:
* снабжение самой последней информацией о состоянии номеров отдела администрации и резервирования
* предоставление полной информации о заполняемости отеля, включая прогноз
* связь с ТВ-системой, позволяющей изменять статус номера при помощи телетекста
Информационные системы отдела маркетинга не включены в основную сеть гостиничного комплекса, так как этот отдел находится как бы снаружи отеля. Работники в нем, представляют собой неких “поставщиков” гостей отеля и поэтому им не требуется прямая связь с внутренними подразделениями гостиницы. Она лишь требуется в случае изменения финансовых условий проживания и увеличения набора предлагаемых услуг