П р а к т и ч е с к а я р а б о т а 7
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Цель работы. Изучить правила оформления распорядительных документов. Получить практические навыки в разработке проектов приказов.
Т е о р т и ч е с к и е с в е д е н и я
Руководство любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, наделяется правом издания распорядительных документов.
В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Федеральные органы исполнительной власти РФ издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.
Органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения и распоряжения.
Администрации учреждений, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания.
РД издаются одним или несколькими исполнителями (должностными лицами, структурными подразделениями). Для разработки могут создаваться рабочие группы, комиссии с привлечением специалистов из числа практиков и ученых.
Подготовка РД складывается из нескольких этапов:
· изучение управленческого вопроса (существа вопроса и сбора необходимых сведений);
· подготовка проекта распорядительного документа;
· согласование документа;
· подписание документа.
Подготовка проекта документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. В ходе подготовки текста проекта РД исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта РД перепечаткой и оформлением.
Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений, или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа После подписания внесение каких-либо изменений в документ не допустимо.
Приказ - наиболее распространенный правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.
Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности.
Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.
Приказы бывают по основной деятельности и по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления этих приказов отличаются от приказов по основной деятельности. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывают дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению и имеют самостоятельную порядковую нумерацию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров. Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия, применяются межведомственные формы приказов (распоряжений) о приеме на работу (форма Т-1) и т.д. Копии приказов, заверенные работником отдела кадров, передаются в бухгалтерию для открытия лицевого счета на выплату заработной платы. На основании данного приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.
Приказы по основной деятельности – это приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№1,№2 и т.д.), нумерация ведется отдельно от приказов по личному составу.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем», например: «О реорганизации предприятия». Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
Текст приказа состоит из двух частей. Первая – констатирующая (указываются основания издания приказа). В инициативных приказах излагаются цели и задачи у4правленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа.
Вторая часть – распорядительная начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двоеточие, пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать», «до какого числа».
Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия (осуществить, обеспечить, подготовить и т.д.). Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, либо в последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением, если этот пункт отсутствует, то контроль осуществляет руководитель предприятия лично.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу в таких документах ставится: «Приложение к приказу генерального директора ЗАО……от……№…». Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Приказы согласовываются с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами. Такое согласование оформляется визой. Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь-референт организует ознакомление с приказом сотрудников предприятия. Один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за исполнение
В практике возникает необходимость подготовить выписку из приказа. Выписка содержит все реквизиты приказа, а из распорядительной части берется только необходимая информация.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующего на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти документы составляются аналогично приказам. Констатирующая часть в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», распоряжение, как правило, заголовка не имеет.
Задания.
1 Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении и внедрении инструкции по делопроизводству канцелярией завода. Инструкция была разработана в соответствии с «Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации» и утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р и ГОСТ Р 6.30-2003. В инструкции установлен порядок прохождения документов по делопроизводству. Распорядительным документом необходимо возложить методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции на заведующую канцелярией завода. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
2Составьте приказ директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку финансового плана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60 % месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
3Составьте распоряжение генерального директора туристической фирмы о подготовке детского оздоровительного лагеря к летнему сезону. Необходимо разработать план проведения ремонтных работ, сформировать бригаду специалистов и откомандировать ее для проведения ремонта, обеспечить необходимым оборудованием и инструментом. Контроль над выполнением объема работ в установленный срок возложить на главного инженера Т.И. Баранова. Остальные реквизиты определите по своему усмотрению.
4Составьте распоряжение директора ПО «Сельхозтехника» С.И. Никитина об обеспечении соблюдения требований ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов». Распорядительным документом обязать заведующую канцелярией объединения разработать мероприятия по внедрению ГОСТ Р 6.30 во все структурные подразделения объединения, руководителям подразделений организационно-распорядительные документы представлять на подпись директору объединения только через секретаря. Остальные реквизиты определите самостоятельно
Примечание..
Отчет о выполнении данной работы должен быть оформлен в соответствии с требованиями стандарта ГУЦМиЗ СТП 2.407Документы должны быть оформлены на листах формата А4.
