Расчет суммы расходов на командировку

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

- выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

- оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

- оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

- оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

- компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 800 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 3 дня. Было выплачено 2400 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 1400 руб. (2 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 2400-2100 = 300 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - 2400 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71 - 2400 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68-НДФЛ – 39 руб. (300 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 - 90 руб. (300 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.

Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.

На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.

Расчет суммы командировочных расходов

Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):

· транспортные расходы на проезд до места командировки и обратно;

· расходы на проживание (оплата гостиницы или аренда жилого помещения);

· суточные;

· оформление выдачи виз, паспортов и прочих подобных документов;

· консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита и другие аналогичные сборы.

Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Бухгалтерский баланс

Таблица 5.