Синтетический учет запасов ведется на активных счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Учет материальных ценностей на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.
Учет материалов ведется на счете 10 «Материалы», к которому могут быть открыты следующие субсчета:
10-1 «Сырье и материалы» - предназначен для учета наличия и движения сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу; сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки, и т.д.;
10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» - используется для учета наличия и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, включая строительные конструкции и детали, требующие сборки и входящие в себестоимость строительной продукции, а также для учета специального оборудования, инструментов и приспособлений, приобретаемых научно-исследовательскими и конструкторскими организациями для проведения научных (экспериментальных) работ. Оборудование и приборы общего назначения учитываются в составе основных средств или МБП, а не на счете 10 «Материалы»;
10-3 «Топливо» - применяется для учета наличия и движения нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий (уголь, торф, дрова и др.). При использовании талонов на нефтепродукты их учет ведется на этом субсчете;
10-4 «Тара и тарные материалы» - предназначен для учета наличия и движения всех видов тары (кроме используемой как озяйственный инвентарь), а также материалов для ее изготовления и ремонта;
10-5 «Запасные части» - используют для учета наличия и движения запасных частей, предназначенных для ремонтных целей, автомобильных шин в запасе и обороте, а также обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, создаваемого на ремонтных заводах, в ремонтных цехах организации и т.п.;
10-6 «Прочие материалы» — применяется для учета наличия и движения отходов производства; неисправимого брака; материалов, полученных от ликвидации основных средств, изношенных шин и т.п.;
10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» — используется для учета движения материалов, переданных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним организациям, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки;
10-8 «Строительные материалы» - используется организациями-застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства;
10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» - используется для учета наличия и движения инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте.
Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» используется для отражения информации о приобретении запасов, относящихся к средствам в обороте. На счете отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материально-производственных запасов, определяемая по данным расчетно-платежных документов поставщика, и учетная стоимость фактически оприходованных ценностей;
На счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» отражается разница в стоимости приобретения запасов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. Аналитический учет по счету 16 ведется по группам материально-производственных запасов, имеющих примерно одинаковый уровень этих отклонений.
Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и без их использования.
Организации самостоятельно определяют порядок учета материалов и отражают его в своей учетной политике.
Учет с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» имеет место в том случае, когда учет материалов ведется в учетных ценах, а учет без использования указанных счетов - когда учет ведется по фактической себестоимости.
В первом случае на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщика делается запись:
Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей » К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Запись по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда поступили материалы - до или после получения расчетных документов поставщика.
При этом по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» показывается стоимость приобретенных запасов по покупным ценам.
Одновременно отражают налог на добавленную стоимость:
Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»
К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
После оприходования и оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты с бюджетом по НДС.
Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» К-т 19 «НДС по приобретенным ценностям».
В зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке мате 
риалов могут быть также сделаны следующие бухгалтерские записи:
Д-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п.
Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, осуществляется по учетным ценам и отражается записью:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
В результате произведенных записей по каждой партии материалов на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» возникает разность между оборотом дебета и оборотом кредита. Если дебетовый оборот оказывается больше кредитового, это означает, что фактическая себестоимость заготовленных материалов выше учетной цены. На эту разницу делается бухгалтерская запись:
Д-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»
К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
В результате этого обороты по дебету и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» будут отражать сумму заготовленных производственных запасов по фактической себестоимости.
Если оборот по кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» превышает дебетовый оборот этого счета, значит, учетная цена выше фактической себестоимости. В этом случае делают бухгалтерскую запись отрицательными числами («красное сторно»):
Д-т 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»
К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
При таком порядке учета поступления материалов их фактическая себестоимость будет слагаться так: сальдо счета 10 «Материалы» по учетным ценам плюс или минус сальдо счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Аналитический учет по счету 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» ведут по группам материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.
Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца представляет собой стоимость материалов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков.
Известен вариант учета заготовления материалов без сальдо по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», при котором в конце месяца делается запись без оприходования материалов на складе:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
В начале следующего месяца эти суммы сторнируются.
Во втором случае (учет ведется только по фактической себестоимости) оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:
Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»
К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили — до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца, отражается:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.
При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.
Фактический расход материалов в производство и на другие нужды отражается бухгалтерскими записями:
Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.
К-т 10 «Материалы».
Если материалы учитывались на счете 10 «Материалы» по учетным ценам, то при передаче их в производство на счета учета затрат списывается отклонение, учитываемое на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При этом делается бухгалтерская проводка:
Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» и др.
Кг 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Продажа материалов на сторону отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета показывается фактическая себестоимость проданных ценностей, расходы, связанные с продажей ценностей, НДС, полученный в составе выручки от продажи. По кредиту счета отражается выручка, полученная за проданное имущество.
Операции по продаже материалов отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом.
На сумму выручки от продажи материалов в зависимости от принятого в организации метода учета продажи делают запись:
Д-т 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
К-т91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».
Сумма НДС, полученная в составе выручки, отражается:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС».
Списывается фактическая (балансовая) стоимость проданных материалов:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» К-т 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам).
На разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью по учетным ценам (если учет в организации ведется по учетным ценам) делается запись:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» К-т 16 «Отклонение в стоимости материалов».
Суммы расходов, связанных с продажей материалов, отражаются:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Финансовый результат от продажи материалов определяется на счете 91 «Прочие доходы и расходы» путем сопоставления оборота дебета субсчета 91-2 и оборота кредита субсчета 91-1. Если оборот дебета будет больше оборота кредита, то это убыток, и он списывается в отчетном периоде на финансовые результаты, что отражается записью:
Д-т 99 «Прибыли и убытки»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов».
Если оборот кредита больше оборота дебета, то это прибыль, на сумму которой делается запись:
Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов». К-т 99 «Прибыли и убытки».
Для обеспечения сохранности материальных ценностей в организации не реже одного раза в год проводится инвентаризация.
Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10 «Материалы», а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом делается запись:
Д-т 10 «Материалы»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы ».
Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам - в сумме определившихся потерь. На сумму недостач и порчи ценностей составляется бухгалтерская проводка:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам).
Списание недостач отражается записями:
- в пределах норм естественной убыли - на счета издержек производства или обращения:
Д-т 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» и др. К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
- при хищении, а также сверх норм естественной убыли, когда установлены конкретные виновники:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
- сверх норм естественной убыли, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, или при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков:
Д-т91 «Прочие доходы и расходы»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В результате инвентаризации уточняются фактическое наличие и оценка материальных ценностей, что необходимо для составления отчетности.