Нотации IDEF3 и ARIS еЕРС

В табл. 2.6 приводится сравнение нотаций IDEF3 и ARIS еЕРС. Нотация ARIS еЕРС является более новой с точки зрения времени ее появления, но фактически она — расширение IDEF3 за счет использования объекта «Собы­тие» (Event).

Таблица 2.6 Сравнение нотаций IDEF3 и ARIS еЕРС

108_________________________________ В.В. Репин, В.Г. Епиферов Процессный подход к управлению

Таблица 2.6 (окончание)

Строго говоря, формально нотации ARIS еЕРС и IDEF3 не отличаются друг от друга, так как базируются на одних и тех же принципах моделирования пото­ков работ (Work Flow), предполагающих использование символов логики («пе­рекрестков» в IDEF3). При помощи этих символов отображаются ветвления и слияния потоков работ в рамках бизнес-процесса.

Возможность моделирования событий в ARIS еЕРС позволяет создавать бо­лее корректные и подробные описания процессов. При этом, однако, суще­ственно повышается сложность и трудоемкость описания. Дополнительные пре­имущества ARIS еЕРС заключаются в возможности визуального отображения

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов________________________ 10 9

входящих/исходящих документов, информации, используемой инфраструктуры и т.п. при помоши специальных объектов. К сожалению, на практике наличие таких широких возможностей по описанию процесса в ARIS еЕРС часто приво­дит к отрицательным результатам — модели становятся слишком сложными и громоздкими, неудобными для документирования. С формальной точки зре­ния нотация ARIS еЕРС является наиболее применимой для детального описа­ния процессов. С ее помощью можно эффективно описывать процессы уровня рабочих мест с целью разработки должностных и рабочих инструкции

Особо следует подчеркнуть, что обе нотации не предназначены для описа­ния процессов верхнего уровня.

Распространенная ошибка моделирования в ARIS еЕРС и IDEF3 — создание «плоских» моделей потоков работ, проходящих только через рабочие места ис­полнителей нижнего звена. Подчеркнем, что этот факт не указывает на недо­статок конкретных нотаций, а свидетельствует о некорректных методических подходах к описанию процессов организации с их использованием. К сожале­нию, в российской практике эта ошибка очень распространенна.

В нотации ARIS еЕРС и IDEF3 не заложены средства описания управляю­щих воздействий, обратных связей по управлению и информации. Поэтому при формировании моделей процессов можно использовать несколько способов от­ражения управляющих воздействий. Более корректным было бы описывать про­цессы управления отдельно.

Предположим, что мы хотим использовать схему бизнес-процесса для регла­ментации (например, в документе «Регламент выполнения бизнес-процесса»). Эта схема должна удовлетворять следующим требованиям:

1) все отображенные на схеме операции бизнес-процесса должны существо­
вать реально и быть закрепленными за конкретными исполнителями;

2) на схеме должны отображаться реальные документы, файлы и ресурсы;

3) схема процесса должна быть проста и понятна для визуального воспри­
ятия;

4) схема процесса должна быть компактной.

Эти требования означают, что строить модель бизнес-процесса имеет смысл при описании операций уровня рабочего места исполнителя, в крайнем случае — лая операций небольшого (три-четыре человека) подразделения. Более укруп­ненные модели потоков работ могут дать общую информацию о процессе, но использовать такие модели для регламентации затруднительно вследствие раз­мывания ответственности между исполнителями процесса.

Если мы описываем бизнес-процесс на детальном уровне, то на выходе этой работы получаем схемы, содержащие поток операций и их исполнителей. Имен­но при формировании таких моделей и возникает важнейшая, на наш взгляд, проблема: из рассмотрения полностью исключаются руководители. Возникает сле­дующая ситуация. Группа аналитиков (или внутренних экспертов) приходит в

110________________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

подразделение, получает разрешение руководителя, начинает работать с испол­нителями процесса, переходя от одного рабочего места к другому в соответствии с ходом движения бизнес-процесса. Формируется модель бизнес-процесса, вклю­чающая операции всех рядовых исполнителей, но лишенная даже намека на ру­ководителей, владельцев бизнес-процесса. Кроме того, такие модели чаше всего описывают нормальный ход бизнес-процесса. Возможные отклонения очень час­то остаются вне рассмотрения. Так же часто опускают такие важные моменты, как действия при получении несоответствующих входов (например, документ из соседнего подразделения), получение несоответствующих требованиям выходов (брак, недоработка), регистрацию параметров процесса (измерения), контроль и т.д. Нужен ли такой результат работы руководителю? Ответ очевиден. Получен­ные схемы бизнес-процесса являются «плоскими», неполными, не могут эффек­тивно использоваться для внедрения системы процессного управления. Тем не менее, многие компании, особенно крупные, выполняют отдельные проекты по созданию внутренних стандартов моделирования «плоских» бизнес-процессов, «создания баз знаний компании по бизнес-процессам» и т.п. В итоге полученные «горы» четко структурированной, но «однобокой», неполной информации оказы­ваются бесполезными для целей реального управления.

На рис. 2.48 показан «объемный» бизнес-процесс. Он состоит из нескольких моделей потоков работ, сформированных для каждого уровня: исполнители, заместители руководителя, руководитель (владелец) бизнес-процесса.

На рис. 2.48 видно, что руководитель и его заместитель активно участвуют в процессе. Существует постоянный цикличный поток информации по ходу процесса от исполнителей вверх и управленческих решений от руководителей вниз. Даже если (в предельном случае) мы полностью делегируем все права на принятие управленческих решений по процессу исполнителям, то у руководи­теля останется ключевая функция — анализ эффективности бизнес-процесса и его улучшение с ориентиром на стратегические цели компании (если таковые имеются). Улучшение процесса руководитель осуществляет за счет управления ресурсами: персонал, финансы, материалы, оборудование, программное обес­печение, информация и т.д.

Каким же образом увязать деятельность руководителей и исполнителей при построении моделей потоков работ (ARIS eEPC, IDEF3)? Очевидно, что сделать это можно несколькими способами. Первый и самый простой способ состоит в следующем: отдельно описываются потоки работ, выполняемых как руководите­лями, так и исполнителями. Такой подход имеет несколько недостатков, основ­ной из которых состоит в том, что взаимодействие руководителя и исполнителя становится в модели неявным, а опосредованным при помощи обратных связей по информации. Другой способ состоит в том, что при описании работ исполни­телей можно указать прямые ссылки на процессы, выполняемые руководителя­ми, или прямо отобразить их вмешательство в работу (рис. 2.49).

На рис. 2.49 (вверху) показана простейшая цепочка бизнес-процесса, состо­ящая из двух операций. Предположим, что эти операции выполняются испол­нителем и требуют управления со стороны руководителя. Как мы можем ото­бразить этот факт на модели? Согласно первому предложенному выше способу, мы указываем на модели процесса обратную связь по информации. В данном примере нотация ARIS еЕРС позволяет показать входящий и исходящий доку­мент А, содержащий некоторую информацию. Документ А попадает от испол­нителя к руководителю после выполнения Функции 2, а затем может быть воз­вращен на доработку при выполнении Функции 1. При этом «где-то в другом месте» мы должны описать работу руководителя по проверке этого документа и принятию решения. Это означает, что необходимо создать модель, описываю­щую деятельность руководителя.

На рис. 2.49 приводится еще два способа «встраивания» руководителя в биз­нес-процесс. Первый из них предполагает прямое включение в процесс «Функ­ции управления», второй — в виде дополнительного события «Принято управ­ленческое решение».

Какой способ для отображения участия руководителя в бизнес-процессе выбрать? Это определяет сама организация. Можно составить схему бизнес-

11 2_________________________________ В.В, Репин, В Г, Елиферов. Процессный подход к управлению

Глава 2 Выбор методологии описания бизнес-процессов 113

процесса уровня исполнителей, а деятельность руководителя описать в виде подробной таблицы с указанием операций, входящих и исходящих документов, принимаемых решений. Можно сформировать схемы процесса для работы са­мого руководителя. Можно пытаться отобразить участие руководителя на одной «плоской» схеме, увеличивая количество возможных ветвлений и слияний про­цесса. Мы считаем, что нужно выбирать тот способ, который наилучшим об­разом подходит для последующей регламентации и управления бизнес-про­цессом. Моделируя, главное не забыть про руководителя, поскольку именно он отвечает за управление и улучшение бизнес-процесса и, в конечном счете, модели бизнес-процессов создаются именно для него.

Подводя итог, следует отметить, что формально нотация ARIS еЕРС являет­ся более удобной и проработанной, чем IDEF3. Но. к сожалению, стоимость системы ARIS Toolset, позволяющей создавать модели в ARIS еЕРС, многократ­но превышает стоимость систем, поддерживающих IDEF3.