При подготовке проекта моделирования бизнес-процессов должны быть выполнены следующие работы:
• диагностика проблем предприятия;
• определение перечня основных бизнес-процессов;
• определение и ранжирование целей проекта;
• выбор (разработка) и утверждение методики ведения проекта, включая
методику моделирования бизнес-процессов;
• подготовка программного и аппаратного обеспечения;
• формирование рабочих групп;
Глав а 3_____ Описание и анализ бизнес-процессов___________________________________________ 151
• методическая подготовка: обучение руководителей и специалистов орга
низации;
• информирование персонала о задачах проекта;
• детальное планирование работ.
В зависимости от масштабов проекта часть этих работ можно не выполнять. В § 3.3 мы рассмотрим только некоторые из перечисленных.
Последовательность выполнения работ на подготовительном этапе показана на рис. 3.24.
Рис. 3.24. Последовательность работ, осуществляемых на подготовительном этапе проект
Работа по проекту начинается с постановочного совещания руководителей предприятия, на котором принимается решение об инициации проекта. На этом совещании должен быть назначен руководитель проекта, а также куратор проекта из числа высшего руководства организации. Как правило, им является один из первых заместителей генерального директора, либо сам руководитель берет на себя функции по контролю выполнения проекта. Возможно создание специального подразделения во главе с руководителем. При этом исключительно важно, чтобы руководитель этого подразделения подчинялся напрямую генеральному директору, а не главному инженеру, технологу, коммерческому директору и т.п. Кроме того, на постановочном совещании необходимо договориться о принципах формирования рабочей группы. Возможно, потребуется несколько совещаний руководителей верхнего уровня, прежде чем они придут к общему мнению о целях проекта, убедятся в наличии команды и желании что-то менять. Если на этом этапе становится очевидно, что команды руководителей нет, никто не готов реально работать, то инициировать проект не следует — это приведет к значительным потерям времени и средств организации.
152_________________________________ ВВ. Репин, В. Г. Елиферов. Процессный п одход к управлению
Руководитель проекта создает рабочую группу, отбирая сотрудников подразделений в соответствии с определенными требованиями.
Рабочую группу необходимо обучать принципам и методам моделирования бизнес-процессов и методикам внедрения процессной системы управления. На первом этапе рабочая группа должна пройти двух- или трехдневное обучение по этим вопросам. В последующем участникам рабочей группы потребуется пройти еще несколько циклов обучения для овладения инструментальными средствами моделирования процессов, а также практического освоения методик моделирования и анализа процессов. Можно отметить, что рабочая группа вынуждена учиться и выполнять проект одновременно.
На основе общих целей проекта, поставленных руководством организации, рабочая группа разрабатывает детальные цели проекта, проводит экспресс-диагностику существующего состояния процессов, подготавливает техническое задание на выполнение работ по проекту.
Для разработки структуры целой, как правило, требуется проведение диагностики состояния тех процессов, которые предстоит улучшать в рамках проекта. Эта диагностика может проводиться различными способами, например, при помощи двух- или трехдневного выездного семинара, когда руководители и сотрудники подразделений проходят обучение основам процессного подхода и анализируют текущую ситуацию по своим процессам. Диагностика может проводиться путем интервьюирования либо анкетирования руководителей и сотрудников подразделений. Общая цель диагностики — выявить проблемные зоны в бизнес-процессах, а также попытаться сформулировать существующие проблемы.
После того как цели проекта утверждены руководством организации, рабочая группа приступает к выработке методологии ведения проекта. В нее включаются рахтичные методики, в частности, методика формирования моделей бизнес-процессов в выбранной нотации. Методология ведения проекта оформляется в виде документа и утверждается руководством организации.
Параллельно с созданием методологии проводится обучение руководителей и сотрудников организации основам процессного подхода.
Сотрудников организации информируют о целях проекта, о его основных этапах и об их роли в проекте. На этом же этапе участники рабочей группы проходят дополнительное обучение по техническим аспектам реализации проекта.
Затем (или одновременно) проводится подготовка программного и аппаратного обеспечения. Создаются условия для работы рабочей группы: помещения, оборудование, связь и т.д. Практический опыт показывает, что при отсутствии выделенного помещения рабочая группа не сможет эффективно выполнять свои функции. Попытки проводить совещания рабочей группы внутри подразделений приведут к отвлечению сотрудников от основных обязанностей и т.д.
На основе спецификации целей, технического задания и методики веления проекта руководитель проекта разрабатывает детальный календарный план ра-
Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов__________________________________________ 1 53
бот, распределяет функции между членами рабочей группы, готовит необходимые документы.
Итогом подготовительного этапа является готовность организации к проекту, как показано в табл. 3.4.
Таблица 3.4 Критерии готовности организации к проект)' описания бизнес-процессов
| № пл. | Критерий готовности | Значение |
| Структурированная спецификация целей проекта, 3—5 страниц | Есть. Утверждена | |
| Детальное Техническое задание, 20—50 страниц | Есть. Утверждено | |
| Методика ведения проекта, 80—150 страниц | Есть. Утверждена | |
| Календарный план работ, 5—10 страниц | Есть. Утвержден | |
| Инструментальная среда моделирования | Выбрана | |
| Инфраструктура (помещения, аппаратное обеспечение) | Готовность 30—40% | |
| Документы, регламентирующие деятельность рабочей группы | Есть. Утверждены | |
| Обучение рабочей группы | Первый цикл выполнен | |
| Обучение руководителей верхнего уровня | Первый цикл выполнен | |
| Обучение руководителей среднего уровня | Первый цикл выполнен | |
| Обучение руководителей и специалистов подразделений | Первый цикл выполнен | |
| Информирование персонала | Выполнено |
К проекту можно приступать, когда готовность организации соответствует критериям, перечисленным в табл. 3.4. Впоследствии по ходу проекта невыполненные полностью работы будут закончены.
Далее мы более подробно остановимся на ключевых аспектах подготовки проекта моделирования бизнес-процессов организации.