Любой процесс организации можно анализировать С точки зрения удовлетворения некоторым требованиям. В настоящее время в мире нет специализированных стандартов, регламентирующих требования к бизнес-процессам. Практически единственным документом, предъявляющим определенные требования к организации процесса, является МС ИСО 9001:2000. Предлагаемая ниже структура требований к организации процесса разработана нами с учетом этих требований.
МС ИСО 9001:2000 рекомендует использовать цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) Деминга для организации системы постоянного улучшения процесса. Мы считаем, что применение данного цикла также является обязательным требованием, которое необходимо предъявлять к процессам.
Кроме этого, процесс должен включать известную схему управления по отклонениям: «планирование процесса — выполнение процесса — учет — контроль — принятие решений».
Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 211
Итак, типовой процесс должен, на наш взгляд, удовлетворять следующим группам требовании:
• регламентация всех состаапяюших процесса в соответствии с требования
ми МС ИСО 9001:2000;
• использование цикла постоянного улучшения процесса PDCA.
Требования к организации процесса, учитывающие положения международ
ного стандарта, представлены в табл. 3.17.
Таблица 3.17 Требования к типовому процессу
| № п.п. | Требования к типовому процессу |
| 1. Требования квладельцу процесса | |
| 1.1. | Должен существовать один владелец процесса |
| 1.2. | Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть четко определены |
| 1.3. | Не должно быть пересечений полномочий и ответственности с другими руководителями организации |
| 2.Границы процесса | |
| 2.1. | Границы процесса должны быть четко определены (по функциям и ответственности руководителей) и зафиксированы документально |
| 2.2. | Границы функциональных подразделений процесса должны быть четко определены |
| 3. Регламентирующие документы | |
| 3.1. | Должно существовать действующее описание процесса вцелом |
| 3.2. | Должны существовать действующие положения о подразделениях |
| 3.3. | Должны существовать действующие должностные инструкции |
| 3.4. | Должны существовать действующие методики (внутренние стандарты) |
| 3.5. | Должна функционировать система актуализации документации |
| 3.6. | Процесс должен соответствовать существующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнение процесса |
| 4. Выходы процесса | |
| 4.1. | Выходы процесса должны быть четко определены |
| 4.2. | Пользователи каждого выхода процесса должны быть четко определены, потребности пользователей оформлены документально |
| 4.3. | Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый выход процесса |
| 4.4. | Каждый выход должен быть закреплен за ответственным исполнителем |
| 4.5. | Должна функционировать система контроля качества выходов процесса |
| 5. Входы процесса | |
| 5.1. | Входы должны быть четко определены |
Более подробная таблица для оценки процесса приведена в главе 4.
|
|
212__________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управл ению
Таблица 3.17 (окончание)
| № п.п. | Требования к типовому процессу |
| 5.2. | Поставщики каждого входа процесса должны быть четко определены, требования к поставщикам — специфицированы |
| 5.3. | Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый вход процесса |
| 5.4. | Каждый вход должен быть закреплен за ответственным исполнителем |
| 5.5. | Должна существовать система входного контроля качества |
| 6. Ресурсы | |
| 6.1. | Ресурсы должны быть четко определены |
| 6.2. | Должны существовать спецификации, содержащие требования к каждому ресурсу |
| 6.3. | Каждый ресурс должен быть закреплен за ответственным исполнителем (материально ответственным лицом) |
| 7. Показатели процесса | |
| 7.1. | Показатели эффективности процесса должны быть определены и постоянно использоваться на практике |
| 7.2. | Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса |
| 7.3. | Должна существовать система сбора и использования данных удовлетворенности клиентов процесса |
При проведении анализа процесса необходимо собрать информацию в соответствии с требованиями, приведенными в табл. 3.17. Выполнение такой работы может быть целесообразным при осуществлении проекта реорганизации процессов на предприятии.
|
|
Процесс должен быть подвергнут анализу на наличие цикла PDCA. Напомним, что цикл PDCA создается «вокруг» процесса, как показано на рис. 3.52.
Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 213
Назначение функций цикла постоянного улучшения процесса показано в табл. 3.18.
Таблица 3.18 Описание цикла PDCA
| № п.п. | Функциицикла PDCA | Описание |
| Планирование процесса | Группа функций по планированию: - показателей эффективности процесса; - показателей продукта | |
| Анализ процесса | Группа функций по анализу: - показателей эффективности процесса; - показателей продукта; - данных удовлетворенности клиентов процесса | |
| Улучшение процесса | Группа функций по улучшению процесса за счет изменения: - регламентирующих документов процесса; - персонала; - инфраструктуры |
Более подробно информация по внедрению цикла PDCA приведена в главе 4.
|
|
Процесс должен быть подвергнут анализу с точки зрения наличия цикла управления по отклонениям. Это цикл включает пять групп функций процесса, назначение которых показано в табл. 3.19.
Таблица 3.19 Функции цикла управления
| № п.п. | Функции цикла управления | Описание |
| Планирование | Группа функций по технико-экономическому и финансовому планированию выполнения работ по процессу | |
| Выполнение | Группа функций по выполнению процесса (примеры: подготовка документа, производство продукции и т.д.) | |
| Учет | Группа функций по регистрации фактической информации по выполнению процесса | |
| Контроль | Группа функций по контролю выполнения плановых показателей деятельности (в сравнении с фактическими) | |
| Принятие решений | Группа функций по подготовке и принятию управленческих решений на основании данных по отклонениям от плановых показателей деятельности |
Схема цикла управления по отклонениям приведена на рис. 3.53.
Если в результате анализа выясняется, что процесс удовлетворяет всем указанным выше трем группам требований, то организацию процесса можно считать удовлетворительной. Дальнейшая работа по улучшению такого процесса будет заключаться в анализе и улучшения его показателей.
 | |||
 | |||
| 214 ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению |
