Любой процесс организации можно анализировать С точки зрения удовлетворения некоторым требованиям. В настоящее время в мире нет специализированных стандартов, регламентирующих требования к бизнес-процессам. Практически единственным документом, предъявляющим определенные требования к организации процесса, является МС ИСО 9001:2000. Предлагаемая ниже структура требований к организации процесса разработана нами с учетом этих требований.
МС ИСО 9001:2000 рекомендует использовать цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) Деминга для организации системы постоянного улучшения процесса. Мы считаем, что применение данного цикла также является обязательным требованием, которое необходимо предъявлять к процессам.
Кроме этого, процесс должен включать известную схему управления по отклонениям: «планирование процесса — выполнение процесса — учет — контроль — принятие решений».
Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 211
Итак, типовой процесс должен, на наш взгляд, удовлетворять следующим группам требовании:
• регламентация всех состаапяюших процесса в соответствии с требования
ми МС ИСО 9001:2000;
• использование цикла постоянного улучшения процесса PDCA.
Требования к организации процесса, учитывающие положения международ
ного стандарта, представлены в табл. 3.17.
Таблица 3.17 Требования к типовому процессу
| № п.п. | Требования к типовому процессу |
| 1. Требования квладельцу процесса | |
| 1.1. | Должен существовать один владелец процесса |
| 1.2. | Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть четко определены |
| 1.3. | Не должно быть пересечений полномочий и ответственности с другими руководителями организации |
| 2.Границы процесса | |
| 2.1. | Границы процесса должны быть четко определены (по функциям и ответственности руководителей) и зафиксированы документально |
| 2.2. | Границы функциональных подразделений процесса должны быть четко определены |
| 3. Регламентирующие документы | |
| 3.1. | Должно существовать действующее описание процесса вцелом |
| 3.2. | Должны существовать действующие положения о подразделениях |
| 3.3. | Должны существовать действующие должностные инструкции |
| 3.4. | Должны существовать действующие методики (внутренние стандарты) |
| 3.5. | Должна функционировать система актуализации документации |
| 3.6. | Процесс должен соответствовать существующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнение процесса |
| 4. Выходы процесса | |
| 4.1. | Выходы процесса должны быть четко определены |
| 4.2. | Пользователи каждого выхода процесса должны быть четко определены, потребности пользователей оформлены документально |
| 4.3. | Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый выход процесса |
| 4.4. | Каждый выход должен быть закреплен за ответственным исполнителем |
| 4.5. | Должна функционировать система контроля качества выходов процесса |
| 5. Входы процесса | |
| 5.1. | Входы должны быть четко определены |
Более подробная таблица для оценки процесса приведена в главе 4.
212__________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управл ению
Таблица 3.17 (окончание)
| № п.п. | Требования к типовому процессу |
| 5.2. | Поставщики каждого входа процесса должны быть четко определены, требования к поставщикам — специфицированы |
| 5.3. | Должны существовать спецификации, содержащие требования на каждый вход процесса |
| 5.4. | Каждый вход должен быть закреплен за ответственным исполнителем |
| 5.5. | Должна существовать система входного контроля качества |
| 6. Ресурсы | |
| 6.1. | Ресурсы должны быть четко определены |
| 6.2. | Должны существовать спецификации, содержащие требования к каждому ресурсу |
| 6.3. | Каждый ресурс должен быть закреплен за ответственным исполнителем (материально ответственным лицом) |
| 7. Показатели процесса | |
| 7.1. | Показатели эффективности процесса должны быть определены и постоянно использоваться на практике |
| 7.2. | Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса |
| 7.3. | Должна существовать система сбора и использования данных удовлетворенности клиентов процесса |
При проведении анализа процесса необходимо собрать информацию в соответствии с требованиями, приведенными в табл. 3.17. Выполнение такой работы может быть целесообразным при осуществлении проекта реорганизации процессов на предприятии.
Процесс должен быть подвергнут анализу на наличие цикла PDCA. Напомним, что цикл PDCA создается «вокруг» процесса, как показано на рис. 3.52.
Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 213
Назначение функций цикла постоянного улучшения процесса показано в табл. 3.18.
Таблица 3.18 Описание цикла PDCA
| № п.п. | Функциицикла PDCA | Описание |
| Планирование процесса | Группа функций по планированию: - показателей эффективности процесса; - показателей продукта | |
| Анализ процесса | Группа функций по анализу: - показателей эффективности процесса; - показателей продукта; - данных удовлетворенности клиентов процесса | |
| Улучшение процесса | Группа функций по улучшению процесса за счет изменения: - регламентирующих документов процесса; - персонала; - инфраструктуры |
Более подробно информация по внедрению цикла PDCA приведена в главе 4.
Процесс должен быть подвергнут анализу с точки зрения наличия цикла управления по отклонениям. Это цикл включает пять групп функций процесса, назначение которых показано в табл. 3.19.
Таблица 3.19 Функции цикла управления
| № п.п. | Функции цикла управления | Описание |
| Планирование | Группа функций по технико-экономическому и финансовому планированию выполнения работ по процессу | |
| Выполнение | Группа функций по выполнению процесса (примеры: подготовка документа, производство продукции и т.д.) | |
| Учет | Группа функций по регистрации фактической информации по выполнению процесса | |
| Контроль | Группа функций по контролю выполнения плановых показателей деятельности (в сравнении с фактическими) | |
| Принятие решений | Группа функций по подготовке и принятию управленческих решений на основании данных по отклонениям от плановых показателей деятельности |
Схема цикла управления по отклонениям приведена на рис. 3.53.
Если в результате анализа выясняется, что процесс удовлетворяет всем указанным выше трем группам требований, то организацию процесса можно считать удовлетворительной. Дальнейшая работа по улучшению такого процесса будет заключаться в анализе и улучшения его показателей.
 | |||
 | |||
| 214 ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению |
