Входы и ресурсы процесса

Входы процесса — это то, что преобразовывается в выходы. Таким образом, ко входам относится все то, что, как показано на рис. 4.9, поступает в комнату с процессом через дверь слева. Точно так же, как и для выходов, для входов должны быть установлены соответствующие спецификации. Поскольку входы являются чьими-то выходами, то вполне возможно наличие единой специфика­ции на вход одного процесса и выход предыдущего. Совершенно аналогично приоритетом на установление требований к входу обладает процесс — получа­тель данного входа [7, 8|.

Несколько сложнее обстоит дело с ресурсами. Даже в МС ИСО 9000:2000. в котором широко использован термин «ресурсы», не приведено его определе­ние. Только в МС ИСО 9001:2000 и МС ИСО 9004:2000 дается перечень того, что можно считать ресурсами:

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению_______________________ 257

1 Персонал.

2. Инфраструктура (здания, сооружения, оборудование, транспорт, связь
и т.д.).

3. Производственная среда.

4. Поставщики и партнеры.

5. Информация.

6. Окружающая среда.

7. Финансовые ресурсы.

На самом деле, если применить процессный подход к управлению ресурса­ми, то получится, что процессы поставки ресурсов в описываемый процесс можно рассматривать и описывать как вспомогательные.

Например, для «Процесса закупки» вспомогательные процессы «Подбор и ат­тестация персонала». «Управление финансами». «Информационное обеспечение» и «Обеспечение жизнедеятельности» постаапяют следующие ресурсы (табл. 4.1).

Таблица 4 1 Пример описания ресурсов «Процесса закупки»

Графически поставка ресурсов для «Процесса закупки» изображена на рис. 4.11.

При совместном рассмотрении рис. 4.9 и 4.11 можно прийти к интересно­му выводу: поскольку нет четких рекомендаций, что считать входом, а что — ресурсом, то эту классификацию можно отнести на усмотрение организации.

В самом деле:

• и ресурсы, и входы поступают в процесс;

• и ресурсы, и входы должны иметь установленные требования (специфи­
кации);

• и ресурсы, и входы должны быть в определенное время, в определенном
месте, в определенном количестве и определенного качества — это одно
из условий успешного выполнения процесса.

На практике бывает очень сложно разделить, что отнести к входам, а что — к ресурсам.

Пример 4.4. Процесс маркетинга состоит в преобразовании внешней информа­ции во внутреннюю. Следовательно, информация является входом. Кроме внеш­ней информации о рынке и потребителях, отдел маркетинга использует внутрен­нюю информацию о планировании и производстве продукции и услуг, но по клас­сификации МС ИСО 9000:2000 информация яатяется ресурсом.

Отсюда следует вывод:

Разделение материальных и информационных потоков, входящих в процесс, на входы и ресурсы является достаточно условным. Для построения полноценно­го процесса необходимо, чтобы все входящие потоки были учтены и имели спе­цификации.

В общем случае условную грань между входами и ресурсами можно провести следующим образом: входы — это то, что приходит от других процессов и под­вергается преобразованию в выходы. Ресурсы — это то, что изначально есть

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 259

в распоряжении владельца процесса: персонал, оборудование, технологии и т.д.; в ходе упраааения процессом они возобновляются и перераспределяются в объе­мах, не всегда соответствующих объемам выходов. Кроме того, планирование ресурсов осуществляется на срок, гораздо больший, чем планирование входов. или их планируют на несколько циклов (десятков циклов) работы процесса.

Если влияние качества входов или ресурсов на качество выходов значитель­но, а риск получения несоответствующего входа или ресурса достаточно велик, владелец процесса может ввести контроль качества входов или ресурсов. В этом случае процедура контроля подобна той, которая показана на рис. 4.10, и вход­ной контроль становится одной из контрольных точек процесса (см. рис. 4.2).

Входы и ресурсы одного процесса всегда являются выходами других процес­сов, за исключением тех случаев, когда поставщики этих входов и ресурсов нахо­дятся за пределами организации (внешние поставщики). Поэтому принцип «Зоны ответственности владельца процесса» действует на входы и ресурсы. Ответствен­ность за их наличие в процессе несут поставщики (владельцы предыдущих и вспо­могательных процессов). Ни один ресурс или вход не может появиться из «ниче­го» и не должен остаться без ответственного за его напичие в процессе. Ответ­ственным может быть только сотрудник организации, за исключением тех случа­ев, когда вход в процесс одновременно является входом организации.

Приведем типичные примеры трудных случаев установления ответственно­сти за вход (ресурс).

Пример 4.5. Очень часто ответственность за поступление на склады организа­ции полуфабрикатов возлагается на поставщика. На самом деле за поступление полуфабрикатов на склад сырья и материалов несет ответственность отдел закупок. Отдел закупок обязан предусмотреть все возможные препятствия и предотвратить их. а в случае угрозы срыва поставок быстро найти альтернативный вариант. С этой целью в процедуру оценки поставщика вводят вероятность возникновения форс-мажорных обстоятельств (энергонезависимость, отношения с местными законода­тельными и исполнительными структурами, финансовая устойчивость и т. д.). На­пример, американская компания, размещая в России заказ на двух однотипных заводах одного города, интересовалась расстоянием между заводами и их энергоне­зависимостью, т.е. подключением к различным источникам электричества, тепла и воды. Заказы предполагай работу в очень жестких сроках поставок, срывы кото­рых из-за нестабильного энергоснабжения или других форс-мажорных обстоятельств (лело происходило в середине 90-х годов) не допускались.

Пример 4.6. В главе 1 упоминался пример небольшой организации, в кото­рой нет отдела подготовки кадров. Ответственность за ресурс «Персона!» несут владельцы процессов, которые сами занимаются приемом на работу, обучени­ем и аттестаниеи кадров. Ответственность за этот ресурс должна быть зафикси­рована в документации процесса (регламент процесса, должностная инструкция владельца процесса).

260________________________________ В В Репин, В Г Елиферов. Процессный подход к управлению