Обработка информации из базы данных в MS Excel.
Конспект
Excel предлагает разнообразные инструменты импорта данных, хранящихся в форматах других приложений и в различных базах данных. Основные инструменты для работы с внешними данными собраны на вкладке Данные. Для извлечения данных из Access в группе Получение внешних данных нужно щелкнуть на кнопке Из Access.
· Таблица Excel — это способ сохранения информации о группе элементов. Каждый элемент занимает отдельную строку, и различные виды информации об этом элементе располагаются один за другим в смежных столбцах.
· Таблицы обычно имеют в верхней части строку заголовков, в которой описаны данные, содержащиеся в каждом столбце.
· Для того, чтобы создать таблицу в Excel, используется команда Вставка, Таблицы, Таблица.
· Определить, что обычный диапазон ячеек стал «официальной» таблицей, можно по наличию нескольких контрольных признаков: к таблицам применяется автоматическое форматирование, которое закрашивает фон для каждой строки; заголовки столбцов выделяются белым полужирным шрифтом на темном фоне, и каждый из них содержит стрелку для вызова выпадающего списка.
· Группа команд Конструктор, Параметры стилей таблиц содержит несколько команд-флажков, которые или скрывают некоторые элементы таблицы, или предлагают для отдельных элементов таблицы особое форматирование, например:
o Строка заголовка. Скрывает и отображает строку заголовков таблицы.
o Строка итогов. Скрывает и отображает строку итогов.
· Для удаления повторяющихся строк в таблице нужно щелкните на любой ячейке в таблице и выполнить команду Конструктор, Сервис, Удалить дубликаты.
· Чтобы применить новый порядок сортировки, нужно выбрать столбец, по которому будут отсортированы данные, щелкнуть на стрелке для вызова выпадающего меню, расположенной в правой части заголовка столбца, и выбрать одну из команд меню, которая начинается со слова «Сортировка».
|
|
· Можно использовать сортировку с несколькими критериями. Второй ключ сортировки вступает в действие, только если в первом ключе присутствуют повторяющиеся значения. Чтобы использовать сортировку с несколькими критериями, используется команда Главная, Редактирование, Сортировка и фильтр, Настраиваемая сортировка.
· Фильтрация позволяет отображать только определенные записи в таблице, основываясь на введённом критерии. Фильтрация позволяет работать с частью данных и временно прятать информацию, которая не требуется.
· Автоматическая фильтрация выполняется с помощью выпадающего списка в заголовках столбцов.
· Другую возможность создания фильтра предоставляет команда Фильтр, которая доступна в контекстном меню любой ячейки таблицы.
· При копировании данных из отфильтрованной таблицы будут скопированы только те данные, которые показаны в таблице, т.е скрытые при фильтрации строки копироваться не будут.
· Для удаления фильтра используется команда Снять фильтр в раскрывающемся списке заголовка столбца, по значениям которого выполнялась фильтрация. Если фильтрация проводилась по нескольким столбцам, то для снятия всех фильтров используется команда Главная, Редактирование, Сортировка и фильтр, Очистить.
· Чтобы прекратить работу с данными в таблице, не потеряв при этом примененное форматирование, таблицу можно преобразовать в обычный диапазон данных на листе с помощью команды Конструктор, Сервис, Преобразовать в диапазон. После этого заголовки строк больше не будут содержать стрелки для сортировки и фильтрации.
|
|
· Для скрытия и отображения данных, расположенных на листе, можно создать многоуровневую структуру с числом уровней в пределах восьми, позволяющую изменять уровень детализации отображения данных. При этом, используя кнопки структуры, можно показывать или только итоговые строки или столбцы, или же заголовки разделов листа, а также просматривать отдельные сведения. Многоуровневую структуру можно создать из строк, столбцов или из строк и столбцов одновременно.
· При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы в таблице первая строка содержала название столбцов, а остальные строки — однотипные данные. Пустые строки должны отсутствовать, а данные должны быть отсортированы.
· Чтобы одновременно создать промежуточные итоги и структуру для ваших данных, нужно выполнить команду Данные, Структура, Промежуточные итоги.
· Для отображения только промежуточных и общих итогов используются кнопки уровней структуры рядом с номерами строк. Кнопками (+) и (–) можно быстро развернуть и свернуть строки подробных данных для отдельных итогов.
· Для удаления промежуточных итогов используется команда Данные, Структура, Промежуточные итоги, кнопка Убрать все.