Положение о службе документационного обеспечения управления

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации (указывается наименование организации).

1.2. Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий и т.д.), подчиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными документами руководителя организации (приказами, указаниями, распоряжениями и др.), методическими документами по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, а также настоящим Положением.

1.5. В состав службы ДОУ включаются: секретариат; подразделения (или участки работы) по учету и регистрации документов, контролю; экспедиция; копировально-множительное бюро; машинописное бюро; архив**; организационно и методически службе ДОУ подчинены секретари структурных подразделений.

____________________

** Указываются подразделения службы ДОУ, действующие в конкретной организации.

1.6. Наименования должностей работников службы ДОУ устанавливаются в соответствии со штатным расписанием.

1.7. Служба ДОУ имеет простую печать с обозначением своего наименования.

2. Основные задачи

2.1. Установление единого порядка работы с документами в организации; документационное обеспечение деятельности организации в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

2.2. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности организации документов и дел.

3. Функции

3.1. Разрабатывает инструкции и другие документы, методические пособия по документационному обеспечению деятельности организации.

3.2. Организует разработку номенклатур дел структурных подразделений, составляет сводную номенклатуру дел организации.

3.3. Организует по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

3.4. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов организации.

3.5. Осуществляет прием, регистрацию, учет, доставку по подразделениям входящих документов, а также прием, контроль за оформлением и отправку исходящих документов.

3.6. Осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов.

3.7. Контролирует выполнение заданий руководства организации по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.

3.8. Осуществляет контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, за своевременным их исполнением в организации, принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы.

3.9. Организует работу с обращениями граждан (предложениями, заявлениями, жалобами).

3.10. Обеспечивает печатание, копирование и размножение служебных документов.

3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контролирует правильность оформления и формирования документов и дел.

3.12. Организует работу по экспертизе ценности документов и дел, принимает от структурных подразделений дела, законченные делопроизводством, обеспечивает их учет, описание, сохранность и использование.

3.13. Осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации.

3.14. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами, организует повышение квалификации сотрудников по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3.15. Обеспечивает изготовление, учет и хранение бланков документов организации.

3.16. Проставляет печать на документах в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в организации***.

___________________

*** Служба документационного обеспечения управления может иметь простую печать, в которой в центре помещается название этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, где работу с документами выполняет секретарь руководителя, вместо наименования службы ДОУ, как правило, указывается: «для документов». Простая печать используется для заверения умноженных экземпляров документов, справок, выданных этой службой.

4. Права

4.1. Контролировать и требовать выполнения установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами в организации.

4.2. Докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, представлять руководству документы для рассмотрения.

4.3. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.

4.4. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами, выполнения поручений руководства организации.

4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований их подготовки и оформления.

4.6. Ставить на контроль исполняемые в организации документы, определять необходимые контрольные действия, вносить предложения о снятии документов с контроля.

4.7. Вносить руководству организации предложения по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.

4.8. Участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.

4.9. Проверять в структурных подразделениях организации состояние делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам.

4.10. Разрабатывать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам.

4.11. Не принимать для печатания документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению.

4.12. На службу ДОУ возлагается ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации, выполнение указаний и поручений руководства, выполнение плана работы службы.

5. Взаимоотношения. Связи

5.1. Служба ДОУ по характеру деятельности находится во взаимодействии:

- с руководителями функциональных служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов;

- с кадровой службой, службой труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников в работе с документами;

- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- со службами хозяйственного и технического обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.

5.2. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.