Информация для анализа основных фондов может быть получена из достаточно большего количества источников, которые непосредственно связаны между собой: это первичные документы составляются на по данным технических паспортов, проектной документации и прочих документов), регистры синтетического и аналитического учета, финансовая и статистическая отчетность, бизнес-план, данные управленческого учета.
Комплекс первичных документов, из которых можно получить детализированную информацию об основных средствах, является основой для составления регистров аналитического и синтетического учета, которые в свою очередь служат основанием для составления финансовой и статистической отчетности.
Движение основных средств оформляется следующими документами [21, c.86] (рисунок 9):
- «Актом (накладной) приемки-передачи ОС, кроме зданий (сооружений)», ф. ОС – 1 – оформляются операции по приему-передаче основных средств в организации, кроме зданий и сооружений.
- «Актом (накладной) приемки-передачи ОС, с учетом зданий (сооружений)», ф. ОС – 1а оформляются операции по приему-передаче зданий и сооружений;
- «Накладной на внутреннее перемещение ОС»,ф. ОС – 2 - оформляют при перемещении объектов основных средств внутри организации, а также при их передаче в эксплуатацию из запаса (со склада), после консервации;
- «Актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов», ф. ОС – 3 - составляют в процессе приемки работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых как капитальные вложения;
- «Актом на списание ОС»,ф. ОС – 4 - составляют при оформлении операций по ликвидации объектов основных средств, за исключением автотранспорта;
- «Актом на списание автотранспортных средств»ф. ОС – 4а - составляются операции по списанию автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов;
- «Актом о приемке оборудования»,ф. ОС – 14 – оформляются операции, связанные с поступлением в организацию оборудования, которое числится на 08 счета до тех пор, пока не будет передано в эксплуатацию или монтаж;
- «Актом о приемке-передаче оборудования в монтаж»,ф. ОС – 15 – оформляются операции, связанные с передачей оборудования в монтаж;
- «Актом о выявленных дефектах»,ф. ОС – 16 – оформляются случаи обнаружения дефектов в поступившем или принятом в монтаж оборудовании.
Инвентарная карточка учета ОСф. ОС – 6 - является основным регистром аналитического учета ОС.
В конце месяца обороты по счетам 01,02,08 переносятся из регистров синтетического учета в Главную книгу.
Оценка и отражение движения основных средств зависят от видов их поступления и выбытия. Основным видом поступления объектов основных средств является их приобретение у поставщиков.
Отражение поступления и ввода в действие объекта основных средств в бухгалтерском учете организации оформляется бухгалтерскими записями.
Информация, отраженная по счетам бухгалтерского учета, служит основанием для составления регистров синтетического и аналитического учета по движению основных средств, начислению амортизации.
Отчетность является системой показателей, которые взаимосвязаны между собой и характеризуют имеющиеся у предприятия условия для ведения деятельности и отражают ее результаты в отчетном периоде.
Основной задачей отражения данных об основных средствах в финансовой отчетности – является изыскание резервов для обеспечения дальнейшего роста и совершенствования деятельности субъекта хозяйствования,которая обеспечит его стабильность на рынке. На основании данных отчетности руководитель предприятия отчитывается перед внешними и внутренними пользователями информации о результатах его деятельности и наличии у него имущества, а так же об источниках формирования имущества.
Составление отчетности является завершающим этапом учетного процесса, поэтому она представляет собой совокупность обобщающих итоговых показателей, полученных по окончании отчетного периода посредством предусмотренной законодательством технологии обработки текущих учетных данных. Отражение информации об основных средствах, представленное в отчетности, является источником информации для проведения экономического анализа и принятия соответствующих управленческих решений.
В современных условиях бухгалтерская отчетность представляет собой один из важнейших и доступных информационных источников, дающим заинтересованным пользователям представление об условиях и результатах финансово-хозяйственной деятельности организации.
Основная форма отчетности - бухгалтерский баланс [20, c.101].
Бухгалтерский баланс является заключительным приемом бухгалтерского учета, в обобщенном стоимостном виде предоставляющий информацию о предмете учета, под которым понимают имущество предприятия, находящееся в его распоряжении на определенную дату. Как правило, дата составления баланса и других форм отчетности - первое число каждого месяца.
Бухгалтерский баланс представляет собой способ экономической группировки хозяйственных средств по составу и источникам образования в денежном выражении по состоянию на определенное число.
Отражение информации о стоимости имущества, которая числится в учете организации по счету «Основные средства» производится в активе регистра отчетности «Бухгалтерский баланс» в разделе «Внеоборотные активы» строка 1150, за три отчетных периода.
В соответствии п. 49 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности основные средства в данном регистре отчетности показаны по остаточной стоимости, которая определяется как разность первоначальной стоимости, по которой основные средства были приняты к учету, и суммой амортизации, начисленной за отчетный период.
В учете остаточную стоимость основных средств определяюткак разницу остатка, числящегося по счету 01 «Основные средства» и сальдо по счету 02 «Амортизация основных средств», при этом необходимо учитывать результаты переоценки по состоянию на 1 января отчетного года, в случае ее проведения.
Объекты основных средств, которые не подлежат амортизации, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с первоначальной (восстановительной) стоимостью.
При проведении переоценки основных средств, сумму дооценки (уценки) объекта, полученную как ее результат, отражают в бухгалтерском балансе по статье «Переоценка внеоборотных активов», третий раздел пассива баланса, строка 1340.
В случае дооценки объекта основных средств, ее су мма увеличивает добавочный капитал организации. В случае уценки объекта основных средств, ее сумма уменьшает добавочный капитал.
Организацией может быть в составе финансовой отчетности предоставлена дополнительная информация, если ее исполнительным органом это считается полезным для пользователей, которые заинтересованы в ней для принятия управленческих решений.
В пояснительной записке к бухгалтерскому балансу отражается информация о составе, динамике основных средств по первоначальной стоимости, а также сведения о начисленной амортизации.
Так же для анализа может быть использована форма статистической отчетности № 11 «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов». В первом разделе данной формы отчетности содержаться сведения о наличии, движении и составе основных фондов, по видам основных фондов в соответствии с классификационными группами по первоначальной стоимости, а так же сведения о начисленной амортизации.
Во 2 разделе формы представлены данные о наличии основных фондов на конец года, по видам основных фондов.
В 3 разделе приведены данные об основных фондах, на которые не начисляется амортизация, в том числе которые полностью амортизированы.
В четвертом разделе приводятся данные о продаже объектов основных средств и оценки их рыночной стоимости основных фондов, с указанием стоимости фактической продажи основных фондов другим организациям и гражданам (кроме продажи в целях ликвидации); стоимости фактической продажи основных фондов другим организациям в целях ликвидации; оценки вероятной рыночной стоимости продажи объектов основных фондов в течение отчетного года; оценки утилизационной стоимости ликвидированных в течение года объектов основных фондов (рыночной стоимости материалов, которые они в себя включают, уменьшенной на стоимость затрат на утилизацию объектов).
Кроме использования вышеуказанных форм отчетности для проведения аналитических мероприятий с различной степенью детализации, можно использовать оперативную информацию, данные управленческого учета, то есть любой массив информации, о которой можно судить как о достоверной и объективной, и которая отвечает целям анализа.