Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче­скую ценность и практическое значение. С целью опре­деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документовна основе критериев исходя из общих методологических прин­ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве­домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс­пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп­лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни­ки в различные периоды истории общества. При все­сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи­тывается значение и место каждого научного исследо­вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен­та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап — выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап — экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта­пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек­се система общих и специфических критериев.

К общим критериям, применяемым в процессе экс­пертизы ценности НТД, относятся:

1) происхождение (роль и место учреждения, органи­зации и предприятия в системе учреждений, организа­ций и предприятий в хозяйстве страны в це­лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе­мых им функций, время и место образования, авторство документов);

2) содержание (значимость события, явления, пред­мета, отраженного в документах);

3) значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;

4) внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);

5) наличие резолюций, пометок;

6) особенности передачи текста;

7) подлинность;

8) особенности материальной основы документа;

9) особенности физического состояния, полнота, со­хранность документа.

Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра­боткам являются:

1) степень отражения уровня состояния науки и тех­ники, производства в определенный период развития общества;

2) значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон­струкции, технологии на момент внедрения для разви­тия отраслей и народного хозяйства в целомпринципиальная новизна, уникальность, оригиналь­ность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

3) экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

4) социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.

Специфическими критериями для второго этапа яв­ляются:

1) этапность научных исследований (стадийность тех­нических разработок);

2) степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;

3) степень отражения в научно-техническом докумен­те реально существующего явления или объект.

Для организации и проведения экспертизы ценно­сти всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс­пертная комиссия (ЭК). В ее состав входятнаиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите­лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон­структор или его заместитель). ЭК является совеща­тельным органом, работает в непосредственном кон­такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде­ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно­сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране­ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори­ческого значения.

Организации и предприятия по ис­течении сроков хранения документов организуют пе­редачу их на государственное хранение в установлен­ном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя­нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи­зации.7

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле­выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда­ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую­щих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен­тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова­тель расписывается. Книга учета посещений заводит­ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.

На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в кар­тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе доку­ментов и располагается в порядке возрастания их обо­значений. После возвращения технического документа в архив записьовыдаче в карточке погашается, а кар­точка остается в контрольной картотеке.8

Научно-техническая документация, хранящаяся в технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публику­ется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.