В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных объединений, а также промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).
В зависимости от состава и количества документов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, организациях и на предприятиях могут создаваться следующего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организуется на правах самостоятельного структурного подразделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое согласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется администрацией исходя из количества поступающей от производственных отделов документации, с учетом характера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.
В круг деятельности СНТД входит:
1) прием технической документации на хранение;
2) контроль за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;
3) размножение и рассылка технических документов;
4) систематизация, описание и учет технических документов;
5) обеспечение режима хранения;
|
|
6) создание научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справочников);
7) организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);
8) сбор и передача научно-технической информации;
9) внесение изменений в подлинники;
10) экспертиза научной и. практической ценности технических документов;
11) подготовка документов к сдаче и государственный архив.5
Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреждений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проблемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строительства в целом либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомостями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; физическое состояние документов — пригодность их для хранения, многократного снятия (отсутствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, — бумажных, электронных и др.
|
|
На хранении в СНТД находятся самые разнообразные документы: научно-исследовательские, конструкторские, технологические, проектные для строительства; фотодокументы, документы на разных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.
Температурно-влажностный режим хранения документов в архивохранилище должен соответствовать следующим параметрам: Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими стационарными или передвижными стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.
В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хранения.
Единицей учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.
|
|
Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые заполняются на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учтенных единиц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы:инвентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответственного исполнителя темы, количество листов, экземпляров, примечание.
Принятые подлинники конструкторской и технологической документации регистрируются полистно. На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
Инвентарная книга для регистрации проектной документации для строительства аналогична инвентарной книге на конструкторскую документацию. Регистрация подлинников проектной документации в инвентарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным самостоятельным частям. Допускается вести отдельные инвентарные книги на каждое сооружение, объект. В пределах каждой части на каждом чертеже или текстовом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по отдельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.6