Референт подпись А. П.Вилкин




Оформление реквизитов

разработал: В.В. Ташкинов

Пенза, 2009
Реквизиты

Элементы оформления документа называются реквизитами документа.

Стандарт Гост Р 630 – 2007 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А.

Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации;

02. герб субъекта Российской Федерации;

03. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. код организации;

05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. код формы документа;

08. наименование организации;

09. справочные данные oб организации,

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.


Содержание и оформление реквизитов

01. Государственный герб Российской Федерации. Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». По закону Государственный герб Российской Федерации представляет собой «четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона».

Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного Суда Российской Федерации;

- решений Верховного Суда Российской Федерации;

- решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- Президента Российской Федерации;

- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Правительства Российской Федерации;

- Конституционного Суда Российской Федерации;

- Верховного Суда Российской Федерации;

- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

- Администрации Президента Российской Федерации;

- полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- федеральных органов исполнительной власти;

- Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- Счетной палаты Российской Федерации;

- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

- органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

- органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

- федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации;

- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Реквизит Государственный герб (награды) на документах, создаваемых в негосударственных предприятиях не проставляются. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в частности, федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства) имеют право на одноцветное изображение Государственного герба на геральдическом щите, например:

Установка реквизита: Изображение Государственного герба помещают на верхнем поле документа. Герб рекомендуется вписывать в окружность диаметром не более 20 мм над серединой строки с наименованием организации. При использовании шаблона с продольным расположением реквизитов – в верхнем колонтитуле, центровано. При использовании шаблона с угловым флаговым или центрованным расположением реквизитов – симметрично относительно самой длинной строки с наименованием организации.


02. Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования) изображают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей, республик, автономных образований и др.) и муниципальных образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

По действующему законодательству о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) имеют право иметь собственные гербы, и хотя это ГОСТом на оформление и не предусмотрено, органы власти и управления муниципальных образований имеют право помещать на бланках документов изображение собственного герба - герба муниципального образования.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Пример:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

- законов города Москвы;

- постановлений Московской городской Думы;

- указов и распоряжений Мэра Москвы;

- постановлений и распоряжений Правительства Москвы;

- решений Уставного суда города Москвы;

- Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

- правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

- Московской городской избирательной комиссии;

- Контрольно-счетной палаты Москвы;

- Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве;

- мировых судей города Москвы;

- иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

Пример бланка с изображением герба города Москвы:

Установка реквизита: аналогично установке предыдущего реквизита.

 

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

При разработке герба (гербовой эмблемы) необходимо учитывать следующие моменты:

- Гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований.

- Официальные символы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (т.е. флаги, гербы, эмблемы) должны быть внесены в Государственный геральдический регистр Российской Федерации (далее Регистр), который был создан в целях систематизации и упорядочения использования официальных символов и отличительных знаков. Для регистрации официальных символов необходимо представить их графическое изображение (рисунок), геральдическое описание и решение, утверждающее символ в качестве официального в Геральдический совет при Президенте Российской Федерации, который осуществляет внесение официального символа в Регистр.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – это графический знак или изображение, зафиксированное в учредительных документах организации или предприятия. Этот реквизит изображают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблема - это своего рода герб ведомства. Изображение эмблемы и порядок ее использования устанавливаются нормативными актами.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. 2

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. 3

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. 4

Правила регистрации товарного знака и знака обслуживание изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа

Образец бланка с эмблемой Министерства внутренних дел:

Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товара». Это может быть условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

Образец бланка с изображением товарного знака (знака обслуживания):

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле документа или слева от наименования организации.

Установка реквизита: При использовании шаблона с продольным расположением реквизитов – в верхнем колонтитуле, центровано. Второй вариант установки реквизита – слева от наименования предприятия. В этом случае при установке используется таблица. При использовании шаблона с угловым флаговым или центрованным расположением реквизитов – симметрично относительно самой длинной строки с наименованием организации (используется таблица). Эмблему лучше всего записать отдельным файлом.

04. Код организации. Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России. Госстандарт России. Минэкономики России. М., 1993).

Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков. Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть заранее проставлен на бланке. Унифицированная система ОРД (организационно-распорядительной документации) имеет код 0200000 0.

Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации и включает в себя 8-мизначное число, последняя цифра указывается через пробел и является контрольным числом, например:

0211241 8 – учредительный договор;

0211231 2 – устав;

0211072 1 – заявление в финансовые органы об открытии расчётного счёта;

0285151 2 – приказ о поощрении.

Установка реквизита: В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица. Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документа этого юридического лица наряду с его наименованием.

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.

Установка реквизита: ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 - код организации по ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридическое лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России; Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:

- код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

- порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

- контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (С).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

Налоговый орган указывает ИНН во всех направляемых налогоплательщику уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП).

Установка реквизита: Аналогично установке предыдущего реквизита. ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об организации.

07. Код формы документа – реквизит указывается, если документ входит в Унифицированную систему организационно – распорядительной документации, в противном случае реквизит не указывается.

08. Наименование организации. Этот реквизит является одним из наиболее важных реквизитов бланка. Наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия, учредительном договоре, свидетельстве Регистрационной палаты в именительном падеже.

В Наименовании предприятия нельзя использовать сокращения типа: АО (акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.п., они должны быть приведены полностью. Юридическое лицо, являющееся предприятием, должно иметь наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ). Если имеется общепринятое (установленное правовыми актами) сокращённое наименование, закреплённое в учредительных документах, то оно пишется на отдельной строке под полным наименованием в скобках. Над наименованием предприятия может указываться наименование вышестоящей организации (организации – учредителя). Этот реквизит имеет особое значение, поэтому для удобства работы с документами он должен умеренно выделяться на всём поле документа.

Наименование организации должно включать:

- сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;

- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т.д.);

- собственное индивидуальное название организации;

- сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);

- наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык - национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке — справа.

Установка реквизита: При использовании шаблона с продольным расположением реквизитов – центровано. При использовании шаблона с угловым флаговым или центрованным расположением реквизитов – симметрично относительно самой длинной строки с наименованием организации (используется таблица).

09. Справочные данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по Общероссийскому предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации, например код телекса, адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете и др.

Установка реквизита: Располагается реквизит либо на нижнем поле документа, либо в левом верхнем углу документа под реквизитом наименование предприятия, центровано или флаговым способом. Рекомендуется его набрать при вводе в первом шаблоне, а потом его следует поместить в глоссарий глобального шаблона NORMAL.DOT, откуда данный реквизит можно использовать для создания любого шаблона или документа. При оформлении данного реквизита его рекомендуется разбить на три части: в первую часть следует отнести только адрес предприятия, во вторую часть – телефон, телефакс, адрес e-mail (WWW), а в третью часть – номер счёта в банке (банковские реквизиты) и т.д. Адрес предприятия (аналогично и другие составные части этого реквизита) следует отдельно поместить в опцию Пользователь (меню: Сервис / Параметры / Пользователь), после чего он будет автоматически сохранён в шаблоне NORMAL.DOT. При дальнейшей работе эти части реквизита по мере необходимости можно будет вставлять в документы независимо друг от друга автоматически. (Для этого выбрать в меню: Вставка / Автотекст / Автотекст / Автотекст / выделяем нужное в окне диалога (или указываем имя в окне Имя элемента) и нажимаем кнопку Вставить.

Пример оформления этого реквизита:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ЭНЕРГО - КАБЕЛЬ"
344015, г. Ростов-на-Дону, ул. Доры, 68 Тел: (8632) 22-13-22 Факс (8632) 24-12-61 Телетайп: Атом 123627 Банковские реквизиты: получатель- ИНН 6168066933, ЗАО "ЭНЕРГО - КАБЕЛЬ" Р/С 1467791 в ФКБ "Дон", г. Ростов-на-Дону, МФО 046015724 К/С 700161421 ОКПО 040580102 ОКОНХ 71100 Отгрузочные реквизиты: Код предприятия-5191 для вагонов: ст. Гниловская СКЖД код станции – 510609 для контейнеров: ст. Ростов СКЖД. код станции - 510100
     

10. Наименование вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.

Этот реквизит является важнейшим и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем Наименование вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Название вида документа даёт общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Установка реквизита: Наименование вида документа располагают в заголовочной части документа после реквизитов Наименование предприятия и Адрес предприятия. При использовании шаблона с продольным расположением реквизитов может располагаться центровано. При использовании шаблона с угловым флаговым или центрованным расположением реквизитов от границы левого поля документа. Данный реквизит можно набирать в документе каждый раз при его печати в зависимости от вида или вставлять реквизит из глоссария. Самым удобным при использовании на практике является создание шаблона для каждого вида документа отдельно.

11. Дата документа - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

- цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2009;

- словесно-цифровым способом: 05 апреля 2009 г.;

- Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Международная организация по стандартизации (ISO) с введением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат (ГОСТ 7.64-90, ИСО 8601-88) дата 1 сентября 2001 года будет выглядеть таким образом:

20010901 – основной формат (без точек);

2001-09-01 – расширенный формат;

01-09-01 – сокращённый формат.

За рубежом дата часто оформляется в обратном порядке, то есть: год, месяц, число: 2002.04.25.

 

Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, распоряжений, указаний, писем, факсов, справок докладных записках договорах и др.);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, положений, правил, инструкций, штатных расписаний, регламентов и др.);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для протоколов, актов).

Содержание реквизита: Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах резолюция, визы, гриф утверждения и т. п. – оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Например, дату 9 марта 1998 года следует оформить: 09.03.1998. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно – цифровой способ оформления дат, например: 9 марта 1998 года. Подобный способ оформления даты рекомендуется для деловой переписки с иностранными деловыми партнёрами. Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа.

Установка реквизита: Дата документа указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита Название вида документа и печатается от границы левого поля. Проставление Даты можно автоматизировать, но это не всегда удобно, так как будет проставляться дата составления документа, а не дата его подписания.

12. Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

И Дата, и Регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Регистрационный номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах предприятия рядом с реквизитом Дата. Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, трудовые контракты, и т. п., например, №1 и т. д.

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме – контрагенте. Регистрационный номер документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается копия письма. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам, например:

№ 57/1-4

57 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов;

1 – структурное подразделение;

4 – номер дела в этом подразделении.

Содержание реквизита: Состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом, то есть условное цифровое обозначение документа, реже – буквенно-цифровое обозначение.

Установка реквизита: В верхней заголовочной части листа, ниже реквизита Название вида документа, справа от реквизита Дата, на одном уровне с ним.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит использует только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:

На №___ от __________

Например:

На № 15/1-3 от 03.03.2009

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо. По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

Установка реквизита: Место для реквизита Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается только на бланке для писем и факсов. Реквизит Ссылка не регистрационный номер и дату документа печатается от границы левого поля под реквизитами Дата и Индекс, он проставляется только при создании письма – ответа, и в шаблоне бланка предприятия следует только определить для него место расположения, причём он оформляется через отдельный абзац, который должен иметь выравнивание по левому краю и отступ сверху 3 – 6 пунктов для лучшей читабельности. Во внутренних документах данный реквизит может отсутствовать, укажите только его месторасположение и присвойте ему формат скрытого текста, тем самым в шаблоне будет присутствовать подсказка, которая при печати не будет отображаться.

14. Место составления или издания документа. Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).

Место составления или издания документа не указывается, если название территории на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например «Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова» (за исключение случаев создания документа не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

Установка реквизита: При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов - под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

15. Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем. Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит Адресат оформляется следующим образом:

Генеральному директору

ЗАО «Свема»

В.И. Горюнову

Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже.

При оформлении реквизита Адресат целесообразно использовать сокращенные на именования организаций.

Документ может быть адресован в организацию или в структурное подразделение; на именования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ОАО «Экспо-центр»

или

Главное управление юстиции

по г. Москве

Служба судебных приставов

Если адресатом является организация, то сначала указывается её наименование, потом – адрес:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

101000, Москва, центр,

Милютинский пер., д. 7а

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику, например:

Управление нежилых помещений

Главному специалисту

М.Ш. Стрельченко

Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме может быть оформлено не более четырех адресатов, причём, слово "копия" при этом не указывается. Если адресатов больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает названия организаций, которым следует разослать письмо, с их адресами.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес:

Государственный университет управления

Рязанский просп., 99,

Москва, 109542

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса на конвертах и других почт



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2021-01-31 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: