Директор Донецкого металлургического завода С. А. Александров

Оттиском печати (26) организации заверяют в документе подпись ответственного лица. Однако печати ставятся не на всех документах. Перечень документов, на которых проставляют от­тиск печати, определяет организация на основании нормативно-правовых актов. Его приводят в инструкции по делопроизводству организации. Так, на документах, которые удостоверяют нрава граждан и юридических лиц, фиксируют факт расходования де­нежных средств и материальных ценностей, подпись ответственно­го лица должна быть заверена печатью организации. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, представлен в подразделе 12.4.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал послед­ние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ.

Гриф утверждения (17) должен состоять из слова УТВЕР­ЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов) и фамилии лица, утверждающего доку­мент, и даты.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Подпись И.О. фамилия 04.07.2005

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Главного архивного

управления при Кабинете

Министров Украины

Подпись Инициал(ы), фамилия 11.08.2005

 

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы располагают на одном уровне.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТ­ВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия), названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Госкомархива Украины

15.06.2001 № 34

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания акционеров 000 «Вега»

15.05.2004 № 3

 

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Приведем примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительст­вом объектов, списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций)

Задания (на проектирование объектов, технических сооруже­ний; капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторскихи технологических работ; технические и др.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.)

Сметы затрат (на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и др.)

Нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и др.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, которые создаются в учреждениях с указанием сроков хранения документов, и др.)

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распреде­ления продукции по установленной номенклатуре; работы колле­гии, научно-технического совета, научного совета и др.)

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и др.)

Расценки на выполнение работ

Уставы организаций

Инструкции

Положения

Правила

Структура и штатная численность

Формы унифицированных документов

Штатные расписания.

 

 

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст документа (21) содержит информацию, ради фиксиро­вания которой был создан документ.

Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, по­нятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединения этих форм.

Если части текста имеют различные смысловые аспекты или текст документа содержит несколько решений, выводов и т. п., его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Заголовок к тексту документа (19) должен быть согласован с названием документа и точно передавать смысл текста. Заголо­вок должен грамматически согласовываться с названием докумен­та и отвечать на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?».

Например, приказ (о чем?) о создании организации;

должностная инструкция (кого?) экономиста по планированию;

протокол (чего?) заседания правления.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТАХ

 

Отметку о контроле (20) исполнения документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом поле первого листа документа па уровне заголовка к тексту.

Отметку о наличии приложений (22) размещают под текстом документа, отступив 1,5—3 межстрочных интервала, а относя­щийся к приложению текст печатают через один межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатают без отступа от левого поля.

Если документ имеет приложения, полные наименования которых приведены в тексте, отметку об наличии приложений оформляют в такой форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример

Приложения: 1 Акт принятия выполненных подрядныхработ от 01.04.2000 на 2 л. в 3 экз.

2 Справка о стоимости выполненных работ и затрат на 5 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Пример

Приложение: письмо Государственного комитета архивов Ук­раины от 07.02.1999 № 162/01- 04 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не ука­зывают.

Пример

 

Приложение: Методические рекомендации в 2ч, 2 экз.

На большое количество приложений составляют опись, а в самом документе после текста указывают:

Приложения согласно описи на 57 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют но форме:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

Приложение к распорядительному документу должно иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Отметку делают в верхнем нравом углу первого листа приложения.

Пример

Приложение 1

к приказу Государственного

комитета Украины по вопросам

технического регулирования

и потребительской политики

28.04.2005 № 101

 

Отметку о заверке копии документа (27) составляют из сло­ва «Верно» («Згідно з оригіналом»), наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фа­милии, даты заверки копии и проставляют ниже реквизита 23 («Подпись») без отступа от границы левого поля. Слово «Копия» в верхнем правом углу не указывают и двоеточие после слова «Верно» не ставят.

Пример

Верно

Секретарь Подпись Инициал(ы), фамилия

15.07.2005

Сведения об исполнителе документа (28) включают фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его служебного телефона, которые указывают на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа.

Пример

Иванов 775 33 22

или

Иванов Николай Петрович 775 33 22

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело (29) проставляют в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Она должна включать следующие данные:

— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о выполнении, или краткие сведения о выполнении;

— слова «В дело» («До справи»);

— номер дела, в котором будет храниться документ;

— дату направления документа в дело;

— наименование должности и подпись исполнителя.

Пример

В дело № 11-5

Ответ направлен 07.03.2005 № 11-12/133

Должность Подпись Инициал(ы), фамилия

08.03.2005

Отметка о наличии документа в электронной форме (30) включает полное имя файла, его место сохранения, код оператора и другие поисковые данные. Ее проставляют в центре нижнего ноля лицевой стороны первого листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (31) (регистра­ция) включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа (при необходимости — время поступления, часы и минуты) и регистрационный индекс документа, которые проставляют в нравом углу нижнего ноля лицевой стороны первого листа документа. Отметку о поступлении документа в орга­низацию целесообразно производить с помощью штампа.

Для штампа отводится место на бланке формата А4 площадью 16 мм х 41,6 мм, а формата А5 — 13 мм х 41,6 мм.

Запись о государственной регистрации (32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации норма­тивных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти». Для ее размещения в верхнем правом углу после номера акта или после грифа утверждения оставляют свободное место размером 60 мм х 100 мм.