Документирование управленческой деятельностью
лекция 2
Правила расположения и оформления реквизитов.
01,02,03 -круг подведомственных организаций, имеющих право изображать герб на своем бланке, определяет министерства, ведомства. Эти три реквизита взаимоисключают друг друга. Государственный герб РФ помещают на бланке в соответствии с федеральным законом о государственном гербе РФ.
Эмблема или товарный знак -это условное символическое обозначение направления деятельности организации. Эмблема не заменяет наименование организации а лишь дополняет придавая бланку более эстетический вид.
04,07 -это код организации и код формы документа мы берем из ОКПО(общероссийский классификатор предприятий и организаций)Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило автоматизировать обработку управленческой документации
05,06 -эти реквизиты проставляются в соответствии с документами выдаваемыми налоговыми органами.
08 -наименование организации-может состоять из одной-трех составных частей:1)наименование вышестоящей организации(пишется заглавными буквами) 2)наименование организации. 3)наименование структурного подразделения.
Реквизит от реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами выбранными изначально. Составные части реквизитов отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочных интервала, а реквизит или составная часть реквизита, написанная в несколько строк пишется через 1 межстрочный интервал. Каждая составная часть реквизита пишется с заглавной буквы.
09 -справочные данные об организациях-включает в себя почтовый адрес и на усмотрение организации номер телефона, факса, ОКПО, ИНН, расчетный счет в банке, электронную почту, ОГРН.
10 -наименование вида документа-всегда пишется заглавными буквами. до 8ми знаков в разрядку(через знак пробела),до 3х знаков-двойная разрядка, свыше 8ми знаков без разрядки но заглавными буквами. располагается реквизит продольным или угловым вариантом.
11- дата-на дату отводится 10 знаков,2 знака число,2 знака месяц,4 знака год, и 2 разграничительные точки. дата всегда располагается от границы левого поля.
12 -регистрационный номер документа-может состоять из 1-3 составных частей:1)порядковый номер по журналу регистраций. 2)условное обозначение структурного подразделения. 3)номер дела куда подшивается документ или копия документа. располагается на одном уровне с датой от второго положения табулятора(допускается регистрационный номер писать от 6го положения табулятора при продольном расположении реквизитов)
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа-это основной поисковый признак, который позволяет определить от куда был отравлен инициативный документ.
14 -место составления или издания документа-этот реквизит проставляется в том случае если не можем определить место составления или издания документа по 08 и 09 реквизитам. пишется от границы левого поля(допускается писать по центру при продольном варианте расположения постоянных реквизитов)
15 -адресат-может состоять из одной-пяти составных частей:1)наименование (вышестоящей) организации. 2)наименование структурного подразделения. 3)наименование должности. 4)инициалы и фамилия. 5)почтовый адрес. Располагается от 4го расположения табулятора до границы правого поля.
16 -гриф утверждения-является способом удостоверения некоторых видов документов санкционирует их содержание и рапространяет их действие на определенный круг лиц и организаций. только после утверждения такие документы преобретают юридическую силу. гриф утверждения состоит из слова утверждаю, затем наименование должности лица утвердившего документ, личная подпись лица утвердившего документ. расшифровка подписи и дата утверждения.
17 -резолюция-это надпись на документе, сделанная должностным лицом, отражающая принятое решение.резолюция закрепляет распоряжение руководителя организации относительно данного документа. Резолюция сдержит исполнителя, предписываемое действие, срок исполнения, подпись и дата нанесения резолюции. Резолюция располагается от 4 табулятора между адресатом и текстом.
18 -заголов к тексту; краткое содержание тексту. пишется от границы левого поля,длинна строки не более 73 мм. первая буква заглавная,остальные строчные точка в конце не ставится. Заголовок к тексту это грамматическое сочетание наименования вида документа с текстом. отвечает на вопрос о чем, чего. Допускается заголовок текста писать от границы левого до границы правого поля в том случае, если в заголовке к тексту более 150 знаков.
19 -отметка о контроле,документ требующий исполнения берется на контроль, обычно это делается после проставления резолюции на документе. Проставляется отметка о контроле заглавной буквой К синим или красным цветом в правом верхнем углу на служебном поле.
20 -текст документа-
21 -отместка наличие приложения-оформляется 4 способами:1)если приложение указано в тексте оформляется от границы левого поля, указывается на какой странице.2)если приложение не указано в тексте, то указывают его наименование,число листов и количество экземпляров, при наличие нескольких приложений их нумеруют.3)если к документу прилагают другой документ также имеющий приложения, то отметку о приложении оформляют следующим образом: от границы левого поля пишется слова приложение, дается название этому приложению, и приложение к нему всего на 3,4,5листах.если приложения сброшурованы указывается количество экземляров.4)если приложение направляется не во все адреса, указанные на бланке, а в конкретный адрес, отметка о наличие приложения оформляется след. образ.,от границы левого поля,указываем конкретный адрес.
22 -подпись состоит из 3 составных частей: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. варианты оформления подписи:1)если документ пописывает несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.2)если документ подписывает комиссия, подписи располагают в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии.3)если подписывают протокол оформляют 2 подписи председатель и секретарь.4)если документ оформляется не на бланке, то в наименование должности включаем наименование организации.
23 -гриф согласования-это предворительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности, своевременности, и соответствия нормативным и правовым документам. Гриф согласования оформляется 2 способоми:1)если гриф согласования оформляется должностным лицом, то реквизит состоит из 4 составных частей,2)если документ согласовывается оп средствам другого документа, то гриф согласования состоит из 3х составных частей.
24 -виза согласования.
25 -печать(гербовая, простая)оттиск печати должен быть четким и проставляется таким образом чтобы захватывала часть наименования должности и личной подписи подписываемого
26 -отметкка о заверении подписи.состоит из 3х частей: слово верно, наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
27 -отметка об исполнителе. располагается на лицевой или оборотной стороне листа в левом нижнем углу.
28 -отметка об исполнении и направление документа в дело. после завершения работы с документом на нем простовлятся отметка об исполнении и направлении документа в дело. эта отметка располагается между нулевым и четвертым положением табулятора на служебном поле и состоит из составных частей: в дело, фамилии лица формировавшего дело, и дата формирования дела.
29 -отметка о поступлении документа в организацию. в отметки о поступлении проставляем входящий номер и дату поступления документа в организацию. располагается между 6 и 8 положением табулятора на служебном поле. при необходимости можно указывать время.
30 -идентификатор электронной копии документа. при оформлении 30 реквизита необходимо указывать фамилию оператора, номер файла и дату переноса данных на машинный носитель.
Правила оформления управленческой документации
Докладная записка- это документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Реквизиты внешней докладной записки:реквизиты бланка +10,11,12,14,15,(17),18,20,22,28.
Текст докладной записки сосотит из 2х частей.В первой части излагаются факты и проводится их анализ.во второй части делаются выводы и даются предложения.Датой докладной записки является дата ее подписания.
Справка -это документ содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и сбытий.
Справка оформляется оп оказанию руководителя данной или вышестоящей органнизации и содержат запрашиваемую информацию.
Письмо -это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылка по почте
Реквизиты письма:реквизиты бланка письма +10(только для гарантийных и рекомендательных писем)11,12(13),15(17),18(19),20(21),22(25),27,28,29,30.
Текст документа состоит как правило из 2хчастей вводной и составной.В водной чатси указываются причины,выхывающие написание письма,а в основной формулируется его основная часть(цель)
Приказ -это правовой акт издаваемый руководителем организации является фоормой доведения до исполнителей наиболее важных решений.
РАнее изданные приказы или отдельные их пунткты считаются утратившими силу одновременно с изданием нового приказа по этому вопросу.Приказ вступает в силу с момента подписания.Приказы согласовываются заинтересованными лицами имеют реквизиты 23 и 24.
Реквизиты приказа:реквизиты бланка +10,11,12,14,18,20(21),22,23,24,27,28.
Текст приказа состоят из 2х частей:констатирующей и распорядительный.Распорядительная отделяется от констатирующей словом приказываю.Пункты распорядительной чатси обозначаем арабскими цифрами,каждй пункт пишется с красной строки.
На оборотной стороен приказа делается надпись с приказом ознакомлен.и ставится личная подпись,расшифровка подписи,всех лиц задейсвованных в приказе.Приказы бывают 2х видов:приказы по соновной деятельности и приказы оп личному составу.