Акт -это документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий установленные факты и события, но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом при ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Акты составляются при недостаче, при списании пришедшего в негодность имущества и инвентаря, при отборе проб, при приемке законченных объектов и т. Д. Уполномоченным лицом или комиссией назначает руководитель организации на основании приказа. Акты оформляются на общем бланке и имеют следующий состав реквизитов: (реквизиты бланка + 10,11,12,14,16,18,20(21),22,25,28)
Текст акта, как правило, состоит из 2х частей: вводной и констатирующая. В Водной части указывается основание для составления акта. Перечисляют его составителей и присутствующих при составлении. После слова основание указывается распорядительный документ, после слова составлен пишут председателя и членов комиссии. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели и задачи данного акта, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты и могут содержать выводы и предложения. В тексте акта может содержаться информация о количестве экземпляров акта. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных сторон. После оформления акт утверждает руководитель данной или вышестоящей организации. Только после утверждения акт приобретает юридическую силу. Подписывают акт председатель и все челны комиссии. Фамилии членов комиссии также располагаем в алфавитном порядке.
Правила составления и оформления протокола
Протокол -это документ фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях коллегиальных органов. В зависимости от полноты хода собрания или совещания протоколы бывают полными и краткими. В кратких протоколах указывается повестка дня, фамилии председателя и секретаря и принятое решение. В полных протоколах излагаются выступления, что позволяет судить не только о ходе собрания или совещания, но и о деятельности организации в целом. Если на собрании или совещании присутствует до 15 человек мы их перечисляем персонально в алфавитном порядке, если свыше 15 указываем количественно. Заканчивается вводная часть протокола повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают следующим образом: сначала наиболее важные и сложные, затем более простые. Не рекомендуется в повестке дня указывать вопрос разное, Каждый пункт в повестке дня должен быть конкретным. Основная часть текста строится оп схеме: слушали, выступили, постановили. Слово слушали пишется от границы левого поля заглавными буквами, после него ставится двоеточие. Затем с красной строки пишем инициалы и фамилию докладчика в родительном падеже, после фамилии ставится тире и с заглавной буквы пишется текст в форме прямой речи. Если текст выступления законспектирован и прилагается к протоколу, то после тире с заглавной буквы напишем текст доклада прилагается. Слово выступили пишется с заглавными буквами от границы левого поля, после него ставится двоеточие, затем с красной строки пишем инициалы и фамилии выступающего в прениях в именительном падеже, после фамилии ставится тире и с заглавной буквы пишется текст выступления в форме прямой речи. Слово постановили пишется от границы левого поля заглавными буквами после него ставится двоеточие, пункты постановления обозначаем арабскими цифрами, каждый пункт пишется с красной строки. Каждый пункт постановления должен содержать исполнителя, предписываемое действие, срок исполнения. Подписывает протокол председатель и секретарь. Дата в протоколах должна соответствовать дню проведения собрания, совещания, конференции. После оформления протокола на оборотной стороне последнего листа документа делается надпись с протоколом ознакомлен и проставляется личная подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления всех задействованных в документе лиц.
Протокол имеет следующий состав реквизитов: реквизиты бланка +10,11,12,14,18,20(21),22,28.
Формирование дел.
Формирование дел- это группировка исполненных документов в дела. Правильно формирование дел способствует оперативному поиску документов, в постоянно растущем документном массиве. Формирование дел в организации проводит как правило секретарь-референт или специально назначенное лицо из службы делопроизводства, под непосредственным контролем руководителя организации. Формирование дел осуществляется в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел. К формированию дел предъявляются следующие требование:1)в дело должен быть подшит документ, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТа;2)в дело подшивается только один экземпляр документа;3)документы в деле располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;4)документы разных сроков хранения формируются в разные дела;5)документы с грифом ограничения доступа формируются в самостоятельные дела;6)документы общественных организаций формируются в дела той организации, при которой они созданы;7)в дело как правило помещают документы одного года;8)личные дела сотрудников располагают в деле в алфавитном порядке сотрудников предприятия;9)устав предприятия формируется в самостоятельное дело; 10)положение о структурном подразделении, формируется в самостоятельное дело.
Правила составления и оформления номенклатуры дел.
После того, как в управленческой деятельности была использована информация, изложенная в документе, она становится памятью, хранителем информации необходимость в которой может возникнуть через определенное время. В целях правильного формирования дел обеспечивающего быстрый поиск документов, как по содержанию, так и по видам производится классификация документов в текущей работе, классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел - систематизированный список наименований дел, с указанием срока хранения.
При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере использования помещают только в те дела, которые заранее для них предусмотрены.
Индивидуальная номенклатура на предприятии должна составляться независимо от форм собственности.
Номенклатуры дел структурного подразделения составляет и подписывает секретарь структурного подразделения, утверждает руководитель структурного подразделения. Сводная номенклатура дел разрабатывается секретарем – референдумом, подписывается заведующим канцелярии и утверждается руководителем организации.
Оформление дел
Экспертиза научной и практической ценности документов определяет значение документов в целях их отбора на хранение или уничтожения и устанавливает сроки хранения. На предприятии создается экспертная комиссия в составе 3,5,7 человек под председательством одного из заместителей руководителя организации. Комиссия работает по плану, утвержденному руководителем организации. Свои заседания комиссия проводит не реже 2х раз в год. Заседания оформляются протоколами, а протоколы подписывает председатель и избранный из состава этой комиссии секретарь. Оформление дел включает брошюровку, описания на обложках, нумерацию листов в деле, составление описи и заверительной надписи. Нумерацию листов в деле проставляем в правом верхнем углу, в случае пропуска при нумерации листов к листу после которого начинается пропуск необходимо добавить литерную букву.