Получение подотчетных сумм
1.1. Деньги подотчетному сотруднику выдаются на основании приказа руководителя.
1.2. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, утверждены приказом. Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.
1.3. Если для перечисления подотчетных сумм используется корпоративная карта, сотрудник обязан руководствоваться утвержденным в организации Порядком использования корпоративных карт.
1.4. Сотрудники вправе использовать для приобретения товаров (работ, услуг) для ООО «Гермес» личные деньги с последующей компенсацией этих сумм по заявлению.
Расходование подотчетных сумм
2.1. Сотрудник обязан расходовать подотчетные деньги только на те цели, на которые они были выданы. Если сотрудник оплачивает товары, работы, услуги личными деньгами, конкретные цели расходования денег предварительно согласовываются с руководителем.
2.2. Работник обязан получить от продавца документы, подтверждающие покупку. Документы должны соответствовать требованиям, приведенным в пункте 3 настоящей инструкции.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличные не должна превышать 100 000 руб. по одному договору.
2.4. Если работник отправляется в служебную командировку, он должен руководствоваться памяткой для командированных сотрудников.
3. Требования к документам, представляемым подотчетным лицом
3.1. Перечень оправдательных документов, которые должен представить подотчетный сотрудник:
3.1.1 Покупка товаров в розничном магазине – кассовый чек или распечатанный электронный чек. К нему может прилагаться товарный чек.
3.1.2. При оплате услуг:
| Вид расходов | Документ |
| Почтовые услуги | Квитанция Почты России |
| Оплата проезда в общественном транспорте, проживание в гостинице и другие услуги | С 1 июля 2019 года: выдача типографских БСО (квитанций, и других бланков) вместо чека запрещена. Продавец должен выдавать кассовый чек либо онлайн-БСО, распечатанные на ККТ. Продавец может выдать типографский бланк (например, квитанцию, талон) дополнительно к кассовому чеку (при этом кассовый чек обязателен). Без кассового чека возможна оплата у ИП, которые работают без наемного персонала. Такой предприниматель может выдать квитанцию или иной документ, подтверждающий оплату. В документе обязательно должны быть: – реквизиты ИП; – дата документа; – наименование работы, услуги; – количество, стоимость, подпись ИП. При оплате проезда в общественном транспорте перевозчик должен выдать следующие документы (любой из вариантов допустим): – билет (талон) и кассовый чек; – кассовый чек с допреквизитами (маршрут поездки, наименование транспорта и т. д.); – БСО, сформированный на ККТ; – билет (талон) со ссылкой или кодом, по которому можно получить чек на следующий день. Этот электронный чек сотруднику необходимо распечатать и приложить к билету |
| Оплата проезда на железнодорожном транспорте | При покупке бумажного билета (допустим один из вариантов): – железнодорожный билет с напечатанными на нем реквизитами кассового чека либо QR-кодом. В этом случае кассовый чек не обязателен; – либо железнодорожный билет и кассовый чек, если на билете нет реквизитов чека или QR-кода. При покупке электронного билета: – контрольный купон электронного проездного документа с реквизитами чека или QR-кодом; – контрольный купон электронного проездного документа и кассовый чек, если на документе нет реквизитов чека или QR-кода |
| Оплата авиаперелета | 1. Пассажирский билет и багажная квитанция. 2. Маршрут-квитанция с напечатанными на ней реквизитами кассового чека либо QR-кодом. Если кода и реквизитов на маршрут-квитанции нет, нужен дополнительно кассовый чек. 3. Посадочный талон, содержащий штамп о досмотре. Если нет штампа, нужна выданная авиаперевозчиком или его представителем справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию |
| Аренда жилого помещения | 1. Договор аренды. 2. Кассовый чек или онлайн-БСО, если арендодатель – организация. 3. Расписка в получении денег, если арендодатель – физлицо |
| Оплата услуг по договору с организацией или ИП | Кассовый чек и акт об оказании услуг |
3.1.3. Покупка товаров, работ, услуг у организаций и ИП по договору (оптовый продавец):
– кассовый чек;
– товарная накладная;
– счет-фактура (если покупка облагается НДС);
– корешок доверенности на получение ТМЦ.
Обратите внимание: с 1 июля 2019 года при оплате наличными или с предъявлением банковской карты в кассовом чеке должны быть обязательные реквизиты:
| Что оплачиваем | Какие реквизиты должны быть в чеке |
| Товары, работы, услуги | Покупатель ООО «Гермес» ИНН покупателя 7708235691 |
| Подакцизные товары | Покупатель ООО «Гермес» ИНН покупателя 7708235691 Акциз (указывается сумма акциза) |
| Товары иностранного производства при условии, что поставщик выставляет счет-фактуру | Покупатель ООО «Гермес» ИНН покупателя 7708235691 Код страны происхождения товара (указывается код страны происхождения) Регистрационный номер таможенной декларации при расчетах за товар (указывается номер таможенной декларации) |
3.1.4. Иные расходы:
– покупка товаров у физлица – закупочный акт;
– возврат займа другой организации или ИП – квитанция к приходному кассовому ордеру.