Московская финансово-юридическая академия
Калининградский филиал
 |
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
МАКЕТЫ
ДОКУМЕНТОВ
№ 2
Подготовил: Старший преподаватель Гусев В.А.
Г. Калининград
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Образец приказа по личному составу
ООО «ВИСТА»
П Р И К А З
15.04.2000 № 12 л/с
Калининград
О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
МИШАНКИНУ Викторию Сергеевну на должность юрисконсульта в юридический отдел с окладом 2800 рублей в месяц с 16.04.2000 с испытательным сроком 2 месяца.
Основание: заявление Мишанкиной В. С. от 10.04.2000-04-19
Генеральный директор А. В. Лях
Визы
Заместитель директора по кадрам
__________ А. П. Петрова
15.04.2000
Главный бухгалтер
__________ В. Н. Серов
15.04.2000
С приказом ознакомлена В. С. Мишанкина
15.04.2000
В дело 12-23
______ 16.04.2000
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Формализированный вид приказа о приеме на работу
ООО «ВИСТА»
П Р И К А З
15.04.2000 № 12 л/с
О приеме на работу
Мишанкину В. С.
Табельный № ____15____________________________________
Фамилия ____ МИШАНКИНА_____________________________
Имя ____ Виктория______________________________
Отчество ____Сергеевна_____________________________
Вид приема ____ постоянная работа с испытательным_____
____ сроком 2 месяца_______________________
Должность ____юрисконсульт __________________________
Структурное
Подразделение ____ юридический отдел_____________________
Оклад ____ 2800 рублей___________________________
Надбавка к з/п ____10 %__________________________________
Дата приема ____16.04.2000____________________________
Основание ____ заявление от 10.04.2000_______________
Директор А. В. Лях
Инспектор по персоналу
|
|
_________ О. Б. Мишин
15.04.2000
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Записка о предоставлении отпуска
| ЗАПИСКА | |||
| о предоставлении отпуска | |||
| Фамилия И. О. | Табельный номер | Должность | Структурное подразделение |
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.00
Прошу предоставить мне отпуск _____________________
На ________ рабочих дней с __________2000 г. по ______2000 г.
Включительно.
Должность И. О. Фамилия
Начальник подразделения
________ И. О. Фамилия
00.00.00
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.00 № ______
о предоставлении отпуска
Предоставить отпуск ________ на ______________ дней
С _____________ 2000 г. по _____________ 2000 г. включительно
Руководитель А. В. Лях
| РАСЧЕТ | ||||
| Заработной платы за время очередного отпуска | ||||
| Получаемая зарплата по месяцам 200, 200 гг. | ||||
| месяц | сумма | Месяц | сумма | средний заработок |
| январь | Август | |||
| февраль | Сентябрь | месячный | ||
| март | Октябрь | |||
| апрель | Ноябрь | дневной | ||
| май | Декабрь | |||
| июнь | ||||
| июль | Итого за год: |
Надбавка за лечение ____________________
Оплата лечение _________________________
Оплата проезда ___________ Итого: _________________
Гл. бухгалтер И. О. Фамилия
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Примерная форма трудового контракта
КОНТРАКТ
_________ № ___________
Калининград
Фирма (наименование) в лице директора _____________
Фамилия, инициалы
Действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Наниматель», с одной стороны, и гражданин __________________
_______________________________, действующий от своего имени
|
|
фамилия, имя, отчество
в дальнейшем именуемый «Работник», с другой стороны, заключили настоящий контракт о следующем.
1. Предмет контракта
2. Условия труда
3. Оплата труда
4. Дисциплина труда
5. Условия отдыха работника
6. Социальное страхование и обеспечение
7. Срок действия и порядок расторжения контракта
8. _____________________________________________
9. _____________________________ (другие условия)
10. Юридические адреса сторон
Наниматель: Работник:
Юридический адрес Домашний адрес,
паспортные данные
Директор фирмы
Подпись расшифровка подпись расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Печать
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Форма представления о переводе
Наименование
структурного Адресат
подразделения Резолюция
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
______№_______
Место составления
О переводе на
другую работу
Текст
(примерный состав информации)
Фамилия, имя, отчество
Год рождения
Образование
Должность (вакантная)
Структурное подразделение
Вид перевода
Стаж работы в данной организации
Оценка производственной деятельности
Повышение профессионального уровня
Основание
Руководитель Личная Расшифровка
структурного подпись подписи
подразделения
Визы заинтересованных
должностных лиц
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Форма графика отпусков
Наименование УТВЕРЖДАЮ
Предприятия Руководитель
Предприятия
ГРАФИК ОТПУСКОВ Личная Расшифровка
___№_______ подпись подписи
Место составления
На ______ год
| табельный номер | фамилия, имя, отчество | должность | месяц Изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу | основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу | |||||||||||
|
|
Руководитель Личная Расшифровка
Кадровой подпись подписи
службы
Визы
структурных
подразделений
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
00.00.00 №
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Форма представления о поощрении
Наименование
структурного Адресат
подразделения Резолюция
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
______№_______
Место составления
О поощрении
Текст
(примерный состав информации)
Фамилия, имя, отчество
Год рождения
Образование
Должность
Структурное подразделение
Стаж работы на предприятии
Оценка производственной деятельности
Мотив поощрения
Основание
Вид поощрения
Руководитель Личная Расшифровка
структурного подпись подписи
подразделения
Представитель Личная Расшифровка
общественной подпись подписи
организации
Визы заинтересованных лиц
В дело 00-00
_______ 00.00.00
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Образец приказа о поощрении
ООО «ВИСТА»
ПРИКАЗ
15.04.2000 № 132-к
Калининград
О премировании
Мишанкину В. С.
За длительную и добросовестную работу в связи с тридцатилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ юрисконсульта ООО «ВИСТА» Мишанкину В. С. в размере ________ руб.
Директор фирмы А. Б. Иванов
Визы
С приказом ознакомлена: 16.04.2000
В дело 12-15
16.04.2000
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки
Герб ТРУДОВАЯ КНИЖКА
АТ-1 № 2578128
Фамилия ____________________Мишанкина________________________
Имя ________________________Виктория_________________________
Отчество ___________________ Сергеевна________________________
Дата рождения ______________21.11.1978_______________________
(число, месяц, год)
Образование ________________высшее___________________________
(н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)
Профессия, специальность ___ юрист____________________________
Дата заполнения ____________ 15.04.2000_______________________
Подпись владельца книжки ____________________________________
МП Подпись лица,
ответственного за выдачу
трудовых книжек _________________
разборчиво
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
Образец заполнения раздела «СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ»
в трудовой книжке
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
| Номер записи | дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) | ||
| число | месяц | год | |||
| ООО "ВИСТА" | |||||
| Принята юрисконсультом | Пр. № 18-к от 15.03.98 | ||||
| в юридический отдел | |||||
| Переведена на должность | Пр. № 37-к от 18.10.99 | ||||
| заместителя заведующего | |||||
| юридическим отделом | |||||
| Уволена по собственному | Пр. № 9-к от 10.04.2000 | ||||
| желанию, ст. 31 КЗОТ Российской | |||||
| Федерации | |||||
| Инспектор | Личная | ||||
| по кадрам | Подпись | ||||
| Печать | |||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
(учреждения, организации)
««2000 г.
АКТ
«___«___________ 2000 г. Город_______________________________
Нами_________________________________________________________
_____________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя, отчество)
составлен настоящий акт в том, что за период с «_»____2000 г.
по «___»__________ 2000 г.
_____________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено____________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
«___» штук __________________________________________________
(указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _______________
_____________________________________________________________
(перечислить серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
на _____________ языке, которые «__» ________________ 2000 г.
(название языка)
уничтожены путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ___________________________
_____________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
Подписи:
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Личное дело № _____________________________
Фамилия ___________________________________
Имя _______________________________________
Отчество __________________________________
Отметки о выдаче личного дела
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
Код по ОКУД 0301002
___________________ М/Ж ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР Алфавит
предприятие, организация
Форма личной карточки Т-2
(лицевая сторона)
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т-2
№ _____
1. Общие сведения
| 1.Фамилия ___________________ имя____ отчество_____________ 2.Год рождения__мес.__число__ 3.Место рождения_____________ _____________________________ _____________________________ 4.Образование а)___________________________ высш., неполн. высш., средн. спец., неполн. средн. спец., средн., неполн. средн., нач. б)___________________________ название и дата окончания высшего или среднего специального учебного заведения в)___________________________ название и дата окончания училища, школы по профессионально-техническому образованию г)Вид обучения дневн.,веч., заочн. Ненужное зачеркнуть 5.Специальность по диплому (свидетельству)______________ 6. Квалификация по диплому (свидетельству) №__от________ Дата заполнения______________ | 7.___________________________ __основная профессия _________ (специальность) 8.Общий стаж работы__________ 9.Непрерывный стаж___________ 10.__________________________ последнее место работы, _____________________________ должность, _____________________________ дата и причина увольнения 11.Семейное положение: _____________________________ состав семьи с указанием года _____________________________ рождения каждого члена семьи 12.__________________________ 13.__________________________ 14.__________________________ 15.Паспорт: серия___№________ Кем выдан____________________ Дата выдачи__________________ 16.Домашний адрес____________ _____________________________ Телефон______________________ Подпись______________________ |
11. Сведения о воинском учете
| Группа учета_________________ Категория учета______________ Состав_______________________ Воинское звание______________ _____________________________ | Военно-учетная специальность_ _____________________________ Годность к воен. службе______ Название райвоенкомата по месту жительства_____________ Состоит на специальном учете №______ |
ПРИЛОЖЕНИЕ 14
Наименование АО
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
№ _____
секретарю референту
генерального директора
|
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документированное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю предприятия
1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется непосредственно
- законодательством законодательства РФ;
- уставом предприятия;
- положением о функциональных службах предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводство;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря референта назначают лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельностью;
- организации работы с документами, составление документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культура труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Ведение и оформление кадров документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документа, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, предоставляемых на подпись руководителю предприятия
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимая оперативные меры, направленные на своевременное качественное выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведение их непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.)
3.7. Вести прием посетителей
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета;
- выдача справок о трудовом стаже.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ
3.10. Использовать ПВЭМ как средство автоматизации документного обеспечения предприятий.
3.11. Проверить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
ПРАВА
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручения руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнения руководителям предприятия.
4.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и* оформления
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документирования деятельности предприятия, совершенствованию методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8. Взаимодействовать со всеми службами предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководителю предприятия.
5.2. Сохранять документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфедициальности» или «КТ».
5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам. директора
по кадрам подпись И.О.Ф.