В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.
3.6 Регламент работы секретаря и руководителя
1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.
2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.
3. Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.
4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.
5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.
3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря
8.00 - приход секретаря на работу.
9.00 – получает корреспонденцию.
10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.
11.00 – собирает для подписи исполненные документы.
12.00 - забирает у руководителя отработанные материалы.
13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.
14.00 – подшивка документов в дела.
14.45 – приводит в порядок рабочее место.
15.00 – уход секретаря с работы.
В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.
4. Оформление орд и документов по личному составу
4.1 Деловые и служебные письма
Пример служебного письма
Анализ служебного письма
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.
2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.
5. Инициалы стоят после фамилии.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.2 Протоколы
Пример оформления протокола
Анализ протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала.
3. Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.
4. Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.
5. Текст оформлен через 1 интервал.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. Инициалы в подписи расположены после фамилии.
Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.3 Акты
Анализ акта
Недочеты документа:
1. Гриф "УТВЕРЖДАЮ" напечатан от 11 см через 1 интервал.
2. Слово "УТВЕРЖДАЮ" написан строчными буквами.
3. Название документа написано не вразрядку.
4. От даты до места составления документа – 3 интервала.
5. Введение написано не столбиком.
6. Текст напечатан через 1 интервал.
7. От текста до подписи – 2 интервала.
8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.4 Договоры и трудовые соглашения
Анализ договора
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).
4. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления трудового соглашения
Анализ трудового соглашения
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу необходимо 2 интервала.
3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.
Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003
4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности
Анализ приказа по основной деятельности
1. Название документа написано слитно.
2. От названия документа до даты – 3 интервала (по ГОСТу Р 6.30-2003 должно быть 2 интервала).
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, должно быть 3 интервала.
4. От заголовка до текста – 3 интервала.
5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" расположено по центру, а не от левого поля.
Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления распоряжения
Анализ распоряжения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В вводной части текста вместо слова "ОБЯЗЫВАЮ" написано слово "ТРЕБУЮ".
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003
Пример оформления указания
Анализ указания
В указании присутствуют недочеты:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Название документа написано слитно.
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В вводной части текста вместо слова "ПРЕДЛАГАЮ" написано слово "ОБЯЗЫВАЮ".
Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления решения
Анализ решения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Отсутствует место составления документа.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. Слово "РЕШИЛ" оформлено центровано.
Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003
4.6 Пример оформления приказа по личному составу
Анализ приказа по личному составу
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа оформлено не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено по центру, а не от левого поля.
4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).
5. Текст оформлен через 1 интервал.
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
7. В реквизите "подпись" инициалы стоят после фамилии.
Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.7 пример оформления объяснительной записки
Анализ объяснительной записки
В данном документе следующие недочеты:
1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.
2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.
3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.
4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.
5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.
Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.8 Пример оформления докладной записки
Анализ докладной записки
В документе имеются следующие недочеты:
1. Между датой и местом составления документа – 3 интервала, необходимо 2 интервала.
2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.
3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.
4. От адресата до заголовка – 2 интервала, нужно 3.
5. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.9 Справки
Анализ справки
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 делается 2 интервала.
3. Между местом составления документа и заголовком – 2 интервала, необходимо 3.
4. Текст напечатан через 1 интервал.
5. От текста до подписи – 2 интервала.
6. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу
Анализ выписки из приказа по личному составу
В документе имеются следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено с красной строки.
2. Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Слово "основание" и словосочетание "с приказом ознакомлен" написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.
5. От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.
6. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи "Верно" сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.
8. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности
Анализ выписки из приказа по основной деятельности
Недочеты документа:
1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, а необходимо 2.
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а должно быть 3 интервала.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи "Верно" - 2 интервала.
8. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.
9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример выписки из протокола
Анализ выписки из протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала.
3. От повестки дня до основной части документа – 2 интервала.
4. Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.
5. Текст напечатан через 1 интервал.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.
8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.11 Пример оформления характеристики
Анализ характеристики
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).
3. От заголовка до текста делают 2 интервала.
4. В подписи инициалы стоят после фамилии.
5. Текст оформлен через 1 интервал.
Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления копии
Анализ копии
В копии присутствуют следующие недочеты:
1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).
2. Адресат оформлен от 11 см.
3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов
5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов
Обработка входящих документов
В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:
1. Прием документов.
2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.
3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.
4. Передача документа исполнителю.
5. Контроль за исполнением документа.
6. Исполнение документа.
7. Подшивка документов в дело.
Обработка исходящей документации
Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:
1. Составление исполнителям проекта документа.
2. Передача документа секретарю.
3. Передача документа секретарем на подпись исполнителю.
4. Простановка номера на документе.
5. Регистрация документа.
6. Отправление документа адресату.
7. Подшивка копии в дело.
Обработка внутренних документов
Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.
Внутренние документы проходят следующие этапы:
1. Составление проекта документа.
2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.
3. Передача документов на резолюцию руководителю.
4. Регистрация документа.
5. Проставление индекса на документе.
6. Подшивка копии в дело.
7. Передача исполнителю.
5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.
При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:
1. Входящие – поступающие из других организаций.
2. Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.
3. Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.
Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.
Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.
Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.
Журнал регистрации входящих документов
| Входящий № документа | Номер и дата документа | Автор (от кого) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель и дата исполнения | Подпись исполнителя и дата | Отметка об исполнении |
| № 41/453 от 12.05.2005 | Народный суд | Приговор на подсудимого Шиляева А.В. | Леухин В.Н. | Леухин 22.05.2005 | Исполнено | |
Журнал регистрации исходящих документов
| Индекс и дата документа | Адресат (кому) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | Отметка об исполнении |
| Прокуратура Автозаводского РУВД | Отказной материал КУС 2276/7618 от 21.04.2005 | Баев А.О. | Исполнено | |
Журнал регистрации внутренних документов
| Индекс и дата документа | Кто подписал | Краткое содержание документа | Исполнитель (кому поручен документ) | Подпись исполнителя | Подпись автора документа | Отметка об исполнении |
| 17.05.2005 | Самойлова Н.М. | Поручение по уголовному делу № 112654 | Алехин А.В. | Алехин | Самойлова | Исполнено |
5.3 Контроль за исполнением документов
Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.
Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.
Контрольная картотека не ведется.
Порядок выполнения контроля за исполнением документа:
1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.
2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.
3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.
4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.
Журнал контроля за исполнением документов
| Входящий номер | Номер уголовного дела | Фамилия следователя | Фамилия исполнителя | Подпись исполнителя в получении документа | Подпись следователя | Отметка об исполнении |
5.4 Номенклатура дел организации
Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.
В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.
Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.
Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.
Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:
1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.
2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).
При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.
Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.
Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия разделов номенклатуры дел.
Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".
4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.
5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.
6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.
В третьей графе указывается количество дел.
В четвертой графе – срок хранения дела.
В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел в организации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечания | ||
| 1. Организация управления | ||||||
| 1-1 | Учредительные документы организации (устав, договор и др). | Постоянно ст.37а | ||||
| 1-2 | Должностные инструкции работникам фирмы | 3 г. после замены новыми ст.56 | ||||
| 1-3 | Штатное расписание 2 ГОМ | Постоянно ст.52а | ||||
| 1-4 | Приказы по основной деятельности | Постоянно ст.19а | ||||
| 1-5 | Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании. | 75 л. ст.19б | ||||
| 1-6 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках. | 3 г. ст. 19в | ||||
| 1-7 | Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМ | Постоянно ст.17 | ||||
| 1-8 | Решения, распоряжения местных органов власти и управления | До минования надобности ст.5б | ||||
| 1-9 | Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля (акты, справки, докладные записки и др). | Постоянно ст.27а | ||||
| 1-10 | Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ | 5 л. ст.51 | ||||
| 1-11 | Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок | 5 л. | ||||
| 2. Планирование | ||||||
| 2-1 | Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности | Постоянно ст.166а | ||||
| 2-2 | Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности | 3 г. ст.168б | ||||
| 3. Организация производственной деятельности | ||||||
| 3-1 | Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры | 5 л. | ||||
| 3-2 | Переписка с ПДО-1 | 5 л. | ||||
| 4. Финансирование | ||||||
| 4-1 | Годовой финансовый план 2 ГОМ | Постоянно ст.206б | ||||
| 4-2 | Квартальные финансовые планы 2 ГОМ | 3 г. ст.206в | ||||
| 4-3 | Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера | 1 г. ст.289б | ||||
| 5. Учет и отчетность | ||||||
| 5-1 | Годовые статистические отчеты по основной деятельности | Постоянно ст.239б | ||||
| 5-2 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 5 л. ст.239г | ||||
| 5-3 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | Постоянно ст.303б | ||||
| 5-4 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | 3 г. ст.310 | При условии завершения ревизии | |||
| 5-5 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 3 г. ст.310 | То же | |||
| 5-6 | Авансовые отчеты | 3 г. ст.310 | То же | |||
| 5-7 | Лицевые счета | 75 л. – "В" ст.311а | ||||
| 5-8 | Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий | 3 г. ст.312 | При отсутствии лицевых счетов – 75 л. | |||
| 5-9 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные) | 3 г. ст.314 | ||||
| 5-10 | Гарантийные письма | 3 г. ст.315 | ||||
| 5-11 | Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 3 г. ст.319 | ||||
| 5-12 | Листки нетрудоспособности | 3 г. ст.697 | ||||
| 5-13 | Документы об оплате листков нетрудоспособности | 3 г. ст.324 | ||||
| 5-14 | Книга регистрации листков нетрудоспособности | 3 г. ст.699 | ||||
| 5-15 | Хозяйственные договоры, трудовые соглашения. | 3 г. ст.337 | После истечения срока действия, при условии завершения ревизии | |||
| 5-16 | Акты приема-сдачи выполненных работ | 3 г. ст.1036 | ||||
| 5-17 | Договоры о материальной ответственности | 5 л | После увольнения материально-ответственного лица | |||
| 5-18 | Образцы подписей материально-ответственных лиц | ст.340 | До минования надобности | |||
| 5-19 | Заказы на бланки учета и отчетности | 1 г. ст.302 | ||||
| 6. Работа с кадрами | ||||||
| 6-1 | Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.) | 3 г. ст.429 | ||||
| 6-2 | Личные дела | 75 л. – "В" ст.498в | ||||
| 6-3 | Личные карточки Т-2 | 75 л. – "В" ст.504 | ||||
| 6-4 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 л. ст.508 | ||||
| 6-5 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. ст.526б | ||||
| 6-6 | Невостребованные трудовые книжки | 50 л. ст.524 | ||||
| 6-7 | Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. ст.526а | ||||
| 6-8 | Журнал учета командировок | 3 г. ст.536а | ||||
| 6-9 | Журнал учета выдачи командировочных удостоверений | 3 г. ст.537 | ||||
| 6-10 | Журнал учета отпусков | 3 г. ст.547 | ||||
| 7. Документационное обеспечение управления | ||||||
| 7-1 | Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов | 3 г. ст.106б | ||||
| 7-2 | Телефонограммы | 1 г. | ||||
| 7-3 | Журнал регистрации телефонограмм | 1 г. ст.109 | ||||
| 7-4 | Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию | 1 г. ст.107 | ||||
| 7-5 | Реестры на получение посылок | 1 г. ст.107 | ||||
| 7-6 | Журнал учета бланков строгой отчетности | 3 г. ст.110а | ||||
| 7-7 | Номенклатура дел | До минования надобности ст.95а | Согласованная с архивным органом - постоянно | |||
| 7-8 | Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока | До минования надобности ст.117а | Утвержденные - постоянно | |||
5.5 Формирование и оформление дел
Формирование дел – это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Во 2-ом отделе формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, протоколы).
При формировании дел соблюдаются следующие правила:
1. Каждое дело содержит не более 250 листов.
2. В дело сгруппированы документы одного делопроизводственного года, т.е. с 1 января по 31 декабря.
3. В дело подшиты только исполненные документы.
4. В дело подшиты документы только в одном экземпляре.
5. Черновики в дело не подшиты.
6. Документы в деле расположены по хронологическому признаку, т.е. по датам (документы раннего периода расположены в начале, документы, поступившие позже, в конце подшивки).
7. Жалобы и заявления граждан группируются по алфавиту.
8. Документы постоянного и временного сроков хранения группируют отдельно.
9. Каждый документ в дело имеет дату, подпись, отметку об исполнении.
Оформление дел включает в себя следующие операции:
1. Описание дела на обложке.
При оформление дел на обложку выносят следующие реквизиты:
- наименование министерства;
- наименование учреждения;
- индекс дела по номенклатуре дел, номер тома;
- даты начала и окончания формирования дел.
Обложка дела печатается на компьютере
2. Нумерация страниц.
Нумерация страниц производится арабскими цифрами, черной пастой в правом верхнем углу, с нижнего листа по верхний.
Во 2-ом отделе милиции каждое дело состоит из нескольких томов, и поэтому каждый том нумеруют отдельно.
3. Составление заверительной надписи.
Оформляется в конце дела на отдельном листе.
Пример оформления обложки дела и заверительной надписи
5.6 Хранение дел
Во 2-ом отделе милиции дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела размещаются в запирающихся шкафах вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Если документы, включенные в дело, в течение года требуются работнику учреждения, они вынимаются из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование выдается дело целиком.
Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие документов из дел по требованию прокуратуры или суда действует только на основании письменного распоряжения этих органов.
5.7 Передача документов на архивное хранение
На дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, а также для дел постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет, а также наиболее важные документы (по личному составу или секретные документы) составляются внутренние описи, которые подшиваются в начале дела. Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи, после указания общего количества листов через знак "+".
Все дела, подготовленные на хранение, делятся на 2 группы:
1. Дела по основной деятельности.
2. Дела по личному составу 2-ого отдела милиции.
На каждую группу дел составляется отдельные описи:
- опись № 1 (дел по основной деятельности);
- опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется на документы одного года.
В опись № 1 дела заносятся по следующей последовательности:
- устав;
- протоколы общих собраний;
- приказы по основной деятельности;
- годовые планы;
- отчеты.
В опись № 1 л/с дела располагаются в следующем порядке:
- книга учета сотрудников;
- приказы по личному составу;
- личные дела и личные карточки;
- лицевые счета по заработной плате;
- невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Прием-передача дел в архив производится секретарем. На всех экземплярах описи, напротив каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи.
Вместе с делами в архив передаются журналы регистрации.
Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Опись составляется в 3-х экземплярах:
- 1 экз. передается вместе с делами в архив;
- 2 экз. прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии;
- 3 экз. остается у секретаря.
Форма внутренней описи документов дела
Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения
6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря
Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря
На