Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей; воздействие на факторы результативности работы менеджеров, специалистов и на основе ее оценки использование соответствующих побудительных мотивов.
Сущность мотивации как функции менеджмента состоит в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему полномочиями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями. Для успешной мотивации сотрудников руководителю необходимо предоставить им возможность удовлетворения определенных активных потребностей для творческого выполнения производственных задач, распределенных дифференцированно, с учетом индивидуальных особенностей каждого работника. Этот процесс будет сопровождаться повышением преданности интересам организации и производительности труда. При этом каждый человек должен рассматриваться не в качестве орудия труда для достижения целей, а как личность, требующая к себе бережного отношения и индивидуального подхода.
Контроль как функция управления. Принципы контроля. Виды контроля
Определение, задачи, требования, предъявляемые к контролю
В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.
Или Контроль – процесс, направленный на обнаружение количественных и качественных отклонений от запланированных показателей. О количественном отклонении говорят, когда задание выполняется, но не достаточно хорошо. Качественные отклонения имеют место тогда, когда задание не выполняется.
Или Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта в заданные моменты времени.
Задачи контроля:
- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (оценка);
- анализ причин отклонений и дестабилизирующих фактов, влияющих на результаты деятельности (анализ);
- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Значение контроля:
- завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
- производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Основные требования – критерии контроля.
1. Эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля).
2. Эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда).
3. Выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонении; выработке эффективных решений.
4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.
Принципы контроля
1. Контроль должен быть непрерывным. Непрерывность является обязательным условием, без которого нельзя получить объективной картины.
2. Контроль должен осуществляться в соответствии с четко сформулированными целями. Только зная, что именно необходимо контролировать, можно осуществить эффективный контроль. А это предполагает, что изначально ясны параметры, которые должны контролироваться, единицы их измерения, количественные показатели, которые позволяют рассматривать положение как хорошее или плохое.
3. Контроль должен быть гибким – это означает, что система контроля должна обладать способностью трансформироваться в соответствии с требованиями ситуации.
4. Контроль должен быть индивидуализированным – учитывать специфику объекта.
5. Контроль должен быть экономичным – затраты на контроль не должны превышать выгод, которые он приносит.
6. Контроль должен быть согласован с планированием – его результаты должны учитываться при планировании, поскольку ошибки или, наоборот, неожиданные достижения нередко свидетельствуют о том, что планирование было осуществлено плохо, а также о том, что какие-то факторы не были учтены в процессе планирования.
7. Контроль должен быть результативным – выявленные ошибки необходимо исправлять.
8. Контроль должен быть ориентирован на конкретные результаты – данные, собранные в результате контроля, должны легко интерпретироваться с точки зрения выгодности для организации.
9. Результаты контроля должны быть понятными для всех, кто в них заинтересован.
10. Контроль должен быть всеохватным – система контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было получить необходимую информацию о любой стороне деятельности организации, подразделения или отдельного работника.
Виды контроля
Предварительный контроль – предшествует активной деятельности и каким-то результатам. Основная задача – выяснить, готова ли организация или ее подразделение к выполнению задачи. Может быть направлен на персонал, оборудование, систему управления, условия труда, материальные и финансовые ресурсы предприятия и т.п.
В процессе предварительного контроля возможно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты времени. Он имеет две разновидности: диагностический (включает такие категории как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не порядке) и терапевтический (позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры).
Текущий контроль – осуществляется в процессе проведения работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он – прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Имеет две разновидности:
1. Стратегический контроль – предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития организации. Объектами выступают жизненно важные аспекты политики организации: маркетинг, научно-технические прогнозы.
2. Оперативный – нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объектами выступают: тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, связанные с деятельностью затраты предприятия.
Заключительный (итоговый) контроль – его цель – предотвратить ошибки в будущем. Дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается производить в будущем, способствует мотивации.
Финансовый – ориентирован на конечные экономические результаты деятельности организации и проводится на разных уровнях управления в соответствии с принятой организационной структурой. Объектами являются такие показатели как прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние организации (платежеспособность и ликвидность).
Административный – распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру. Объекты контроля: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы и всех видов планов организации.
Полный – строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.
Выборочный – организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований и т.п.
Этапы контроля
Управленческий контроль включает в свой состав три важных компонента (этапы контроля):
1. Установление стандартов. Контроль трудно осуществить, если цели не являются конкретными.
2. Измерение фактических результатов, сопоставление достигнутого за некоторый период с тем, что было запланировано. Если цели хорошо определены, то всегда можно сказать, в какой степени они достигнуты.
3. Принятие необходимых корректирующих действий. Если план не выполнен, необходимо определить, что еще следует сделать. Иногда на этом этапе приходится пересмотреть стандарт, поскольку требования не всегда бывают реалистичными.