Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8-2013 « Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» отражает систему терминов и понятий в области делопроизводства и архивного дела.
3.1. Общие понятия
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам
46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа
3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Требования к оформлению ОРД
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 перенесена на 1 июля 2018 года).
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.
| Общие требования к созданию документов | |
| Как нумеруют страницы? (3.2) | |
| Где проставляют номер? (3.2) | |
| Каков размер абзацного отступа? (3.4) | |
| Как оформляют многострочные реквизиты документа? (3.4) | |
| Как оформляют составные части реквизитов? (3.4) | |
| Каким может быть межстрочный интервал в тексте? | |
| Какой интервал оставляют между буквами в словах? (3.4) | |
| Какой интервал оставляют между словами? (3.4) | |
| Как выравнивают текст на листе? (3.5) | |
| Какой должна быть длина строки при угловом расположении реквизита? (3.5) | |
| Какой должна быть длина строки при продольном расположении? (3.5) | |
| Реквизиты документа | |
| Сколько реквизитов используется при подготовке и оформлении документов? | Глава 4 |
| Оформление реквизитов документов | |
| Где размещают изображение герба? (5.1) | |
| Где размещают изображение эмблемы? (5.2) | |
| Где размещают изображение товарного знака (знака обслуживания)? (5.3) | |
| Чему соответствует наименование организации на бланке документа? (5.5) | |
| Как оформляется наименование организации? (5.5) | |
| Что включают в справочные данные об организации?(5.8) | |
| Как оформляют дату документа? (5.10) Запишите дату 1 сентября текущего года | |
| Цифровой способ: | |
| Словесно-цифровой способ: | |
| В каких документах не указывают место составления? (5.13) | |
| В каких случаях не указывают место составления или издания документа? | |
| Как указывают место составления или издания документа? (5.13) | |
| Где указывают реквизит «Адресат»? (5.15) | |
| Задание: (5.15, пример 1, 8) Оформите адресат, если известно, что документ адресован Охлопкову Алексею Анатольевичу, который является генеральным директором АО «ГСК “Югория”», адрес: 628011, ХМАО — Югра, г. Ханты-Мансийск, ул. Комсомольская, д. 61 | |
| Задание: (5.15,пример 3) Оформите адресат, если известно, что документ адресован в Тюменский филиал АО «ГСК “Югория”» | |
| Задание: (5.15, пример 4) Оформите адресат, если известно, что документ адресован директору Тюменского филиала АО «ГСК “Югория”» Торощину Сергею Игоревичу 625000, г. Тюмень, ул. Перекопская, д.19, ДЦ «Атриум» | |
| Задание: (5.15, пример 6) Оформите адресат, если известно, что документ направлен в адрес директоров филиалов АО «ГСК “Югория”» | |
| Где и как размещают гриф утверждения? (5.16) | |
| Задание: (5.16, пример 1) Оформите гриф утверждения, если известно, что акт утвержден лично директором Тюменского филиала АО «ГСК “Югория”» Торощиным Сергеем Игоревичем 9 сентября 2020 года | |
| Задание: (5.16, пример 2) Оформите гриф утверждения, если известно, что положение об Управлении сервисного сопровождения клиентов утверждено приказом директора Тюменского филиала АО «ГСК “Югория”» от 9 сентября 2020 года № 2 | |
| Где проставляют гриф согласования документа? (5.20) | |
| Задание: (5.20, пример 1) Оформите гриф согласования, если известно, что документ был согласован на заседании Света директоров АО «ГСК “Югория”», протокол от 5 сентября 2020 года № 7 | |
| Задание: (5.20, пример) Оформите гриф согласования, если известно, что документ согласован с директором Тюменского филиала АО «ГСК “Югория”» Торощиным Сергеем Игоревичем 3 сентября 2020 года | |
| Что такое «Виза»? Что она включает в себя?(5.21) | |
| Задание (пример 1) Оформите визу, если известно, что документ согласован 1 ноября 2019 года с Управлении сервисного сопровождения клиентов Сидоровым П.А. | |
| Из каких элементов состоит реквизит «подпись»? (5.22) | |
| Задание: (5.22, пример 1) Оформите реквизит «подпись», если известно, что документ оформлен на бланке АО «ГСК “Югория”» и подписан генеральным директором Охлопковым Алексеем Анатольевичем | |
| Место для ответа | |
| Задание: (5.22, пример 2) Оформите реквизит «подпись», если известно, что характеристика оформлена не на бланке и подписана директором Тюменского филиала АО «ГСК “Югория”» Торощиным Сергеем Игоревичем | |
| Место для ответа |
Системы документации
В соответствии с ГОСТ Р 7.08-2013 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Различают функциональные и отраслевые системы документации.
Функциональные системы документации – те, которые присущи почти всем организациям
Система организационно-правовой документации
Система распорядительной документации
Система информационно-справочной документации
Система договорной документации
Система плановой документации
Система отчетной документации
Отраслевые системы документации присущи только определенным группам организаций: банковская документации, медицинская, учебная, научно-исследовательская и т.п.
Основным направлением совершенствования систем документации является унификация.
Унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Она способствует оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.