1. Служба ДП осуществляет взаимодействия:
А) С руководством организации
Б) С вышестоящими организациями
В) С организациями-партнерами.
2. При подготовке должностной инструкции секретаря необходимо основываться на:
А) Тарифно-квалификационную характеристику
Б) Трудовой Кодекс РФ
В) Устав предприятия
3. При подготовке проектов приказов сотрудниками ООО «Бизнес-центр» используются различные варианты формулировок распорядительной части текста приказа. Проанализируйте приведенные примеры формулировок и отметьте вариант, являющийся правильным, т.е. содержащий все необходимые виды информации и не имеющий лишней информации:
А) Никифорову М.П. подготовить проект плана выпуска продукции в 1У квартале 2003 г. к 01.09.02.
Б) Начальнику отдела кадров Ефимовой А.Е. составить график отпусков сотрудников организации на 2003 г. до 17.12.02.
В) Начальнику отдела продаж представить отчет о реализации продукции за первое полугодие 2002 г. в срок до 10.07.02.
Г) Начальнику канцелярии ООО «Бизнес-центр» разработать проект новой инструкции по делопроизводству к 12.05.02.
Д) Заведующему складом № 5 Осипову И.Б. подготовить помещение склада для приема готовой продукции.
Е) Начальнику финансового отдела ООО «Бизнес-центр» Симакину О.П. подготовить справку о финансировании работ во П квартале 2002 г. к 05.07.02
Ж) Ведущему специалисту Петровой М.И. подготовить проект договора о сотрудничестве с ЗАО «Полимер» на 2003 г. до 15.11.02.
4. Как вносятся изменения в должностные инструкции. Укажите номер правильного ответа.
А) Изменения оформляются на отдельном листе и прилагаются к действующей должностной инструкции.
Б) Изменения вписываются над зачеркнутым старым текстом с соответствующими пояснениями («Исправленному верить», подпись, дата, печать).
В) Изменения вводятся путем издания соответствующего приказа.
Г) Должностная инструкция полностью перепечатывается с учетом вносимых изменений и заново утверждается.
5. «Настройка на волну оппонента» выражается:
А) В умелой подаче сигналов «Я такой же, как ВЫ» с целью создания доверительных отношений.
Б) В том, чтобы заставить себя выслушать, даже если вы не правы.
В) В том, чтобы попытаться понять причины, заставившие партнера мыслить так, а не иначе.
6. Резюме – это:
А) Краткая информация о себе, составленная в письменной форме.
Б) Разновидность анкеты
В) Не унифицированный и не имеющий правовой поддержки документ.
Г) Все перечисленные варианты.
7. Проведите предварительное рассмотрение поступивших документов, распределив их на два потока: а) для передачи руководителю организации; б) для передачи в структурные подразделения организации:
А) Копия приказа генерального директора фирмы, присланная в один из ее филиалов;
Б) Счет за поставленную продукцию, полученный от фирмы-поставщика;
В) Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное предприятием от торговой организации;
Г) Приглашение на очередное заседание Совета предпринимателей города, адресованное директору коммерческой фирмы;
Д) Форма квартальной бухгалтерской отчетности;
Е) Учебная программа переподготовки кадров, привезенная представителем Центра подготовки персонала при Академии экономики и права;
Г) Письмо-напоминание от фирмы-партнера о приближении срока оплаты выполненных работ;
Е) Письмо-запрос торгового дома о видах изделий, которые будут выпускаться в текущем году;
Ж) Письмо от фирмы-потребителя продукции предприятия с приложенным актом экспертизы забракованной продукции.
8. Бизнес-органайзер – это:
А) Персональная система организации времени и дел.
Б) Блокнот для делового человека.
9. Укажите номер правильного утверждения:
А) В каждой организации обязательно должна разрабатываться сводная номенклатура дел.
Б) В каждой организации достаточно иметь номенклатуры дел отдельных структурных подразделений.
В) В каждой организации должны быть как сводная номенклатура дел, так и номенклатуры дел структурных подразделений.
Г) Вопрос о разработке номенклатуры дел решается самой организацией.
10. Аргументы должны быть:
1. Достаточными, явными, убедительными.
2. Достоверными, понятными.
3. Достаточными для доказательства, достоверными, не противоречащими друг другу.
11. Выберите номер правильного утверждения:
А) Все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем.
Б) Из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
В) Поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным Перечнем документов, регистрируемых в службе ДОУ.
Г) Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно посвоему усмотрению.
12. Спеллинг – это:
А) Диктовка по буквам с использованием распространенных мужских и женских имен или существительных с небольшим количеством слогов
Б) Телефонные переговоры
В) Рыбная ловля.
13. Юридический адрес – это:
А) Регистрационный адрес организации, он указан в ее уставе и других учредительных документах.
Б) Адрес местонахождения организации
В) Почтовый адрес организации
14. Выберите номер правильного утверждения: Выписка из протокола –
А) Подписывается председателем и секретарем.
Б) Подписывается только секретарем.
В) Заверяется секретарем.
Г) Заверяется председателем.
Д) Не требует подписей и заверительных надписей.
15. Доверенность – это:
А) Письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Б) Гарантийное письмо.
В) Письмо от имени юридического лица.
16. Срок действия доверенности:
А) Три года
Б) Один год
В) Бессрочно.
17. Исполнитель обратился к секретарю с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной.
Что должен ответить исполнителю секретарь?
А) Предложить написать соответствующую докладную записку на имя директора фирмы.
Б) Исправить срок исполнения самостоятельно.
В) Посоветовать исполнителю устно обратиться к директору и решить этот вопрос.
Г) Доложить об этой просьбе директору, внести исправление в регистрационно-контрольную карточку и получить в ней визу директора, подтверждающую его согласие с переносом срока исполнения.
18. Какое утверждение является правильным?
А) Все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем.
Б) Из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
В) Поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным Перечнем документом, регистрируемых в службе документационного обеспечения управления.
Г) Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению.
19. Почему регистрационные номера входящих и исходящих писем содержат в своем составе номера дел, в которые подшивается исполненный входящий документ или копия отправленного исходящего документа?
А) Письма поступают в организацию и отправляются из организации обычно в большом количестве, поэтому нумеровать их только простыми порядковыми номерами (как, например, внутренние документы) неудобно для дальнейшего практического использования.
Б) Такая индексация писем позволяет уже по номеру письма определит его тематику и исполнителей.
В) Смысл такой индексации писем только в том, чтобы отличать входящие и исходящие документы от внутренних.
Г) Указание в номере письма на номер дела позволяет четко систематизировать и быстро искать исполненные письма.
20. Определите объем документооборота по указанным видам работ. Секретарь в течение рабочего дня выполнила несколько видов работ с документами:
А) Получила 32 входящих письма и передала 14 из них на рассмотрение директору, а остальные – в структурные подразделения;
Б) Размножила 5 из 14 рассмотренных директором писем в соответствии с резолюциями, содержавшими фамилии исполнителей:
1-е письмо – два исполнителя;
2-еписьмо – четыре исполнителя;
3-е письмо – три исполнителя;
4-е письмо – пять исполнителей;
5-е письмо – два исполнителя.
В) Оформила приказ директора и передала копии этого приказа в 6 структурных подразделений;
Г) Отправила 25 исходящих писем, в том числе:
3 письма – в 4 адреса;
1 письмо – в 3 адреса;
5 писем – в 2 адреса;
д) Оформила акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 3-х экз.
е) Оформила протокол совещания у директора и размножила его в 3-х экз.
21. Какое утверждение является правильным?
А) Все организационно-распорядительные документы оформляются на официальных бланках.
Б) Все организационно-распорядительные документы можно оформлять не на бланках, кроме приказов и писем.
В) Отдельные виды организационно-распорядительных документов допускается оформлять не на бланках.
Г) Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках или без них по усмотрению организации.
22. Трудовая книжка выдается:
А) На следующий день после увольнения сотрудника.
Б) В день увольнения сотрудника.
В) Накануне увольнения сотрудника.
23. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляется:
А) В приказах и распоряжениях.
Б) В приказах.
В) Во всех распорядительных документах.
24. Исполнитель обратился к секретарю с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной. Что должен ответить исполнителю секретарь?
А) Предложить написать соответствующую докладную записку на имя директора фирмы.
Б) Исправить срок исполнения самостоятельно.
В) Посоветовать исполнителю устно обратиться к директору и решить этот вопрос.
Г) Доложить об этой просьбе директору, внести исправление в регистрационно-контрольную карточку и получить на ней визу директора, подтверждающую его согласие с переносом срока исполнения.
25. Укажите причины, вызывающие необходимость внесения изменений в должностные инструкции.
А) Начало нового календарного года.
Б) Изменение штатного расписания организации.
В) Назначение нового лица на должность директора организации.
Г) Изменение функции структурного подразделения.*
Д) Изменение юридического адреса организации в пределах прежнего населенного пункта.
Е) Переименование организации.
Ж) Увеличение штатной численности структурного подразделения в связи с ростом объема работ.
26. Какая из приведенных ниже дат является датой протокола заседания?
А) Дата проведения заседания.
Б) Дата оформления протокола секретарем.
В) Дата подписания протокола председателем и секретарем.
27. Почему документы передаются исполнителям обязательно под расписку?
А) Это служит доказательством факта получения документа исполнителем.
Б) Это ускоряет процесс прохождения документа от руководителя к исполнителю.
В) Это исключает возможность потери документа при его движении в организации.
Г) Это традиционная процедура, не имеющая практического значения в наше время
28. Определите, к какому потоку документов (входящих, исходящих или внутренних) относятся следующие операции по обработке документов:
А) Размножение документов после простановки резолюции руководителем
Б) Подшивка в дело копии ответного документа
В) контроль за исполнением документа
Г) Согласование проекта документа с заинтересованными лицами
Д) Регистрация документов
Е) Подписание документа
Ж) Простановка резолюции на документе
З) исполнение документа
И) Предварительное рассмотрение документов
К) подготовка проекта документа
Л) Отправка документа
М) Передача документа на исполнение.
| Потоки документов | Индексы операция по обработке документов |
| Входящие | 1 3 5 7 8 9 12 |
| исходящие | 2 3 4 5 6 10 11 |
| внутренние | 1 3 4 5 6 7 8 10 12 |
29. Кто первым приветствует при встречах?
А) Мужчина – женщину
Б) Младший – старшего
В) Проходящий – стоящего
Г) Опаздывающий – ожидающего
Д) входящий – находящегося в помещение
Е) секретарь (женщина) – своего руководителя (мужчину)
Ж) Все перечисленные варианты.
30. Эмблема организации – это:
А) Условное обозначение, отображающее направление деятельности организации и ее отличительные особенности;
Б) Товарный знак;
В) Наглядное изображение организации.
5. МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ И СДАЧИ ЗАЧЕТА (ЭКЗАМЕНА)
Зачет (экзамен) – конечная форма изучения предмета, механизм выявления и оценки результатов учебного процесса. Цель зачета (экзамена) сводится к тому, чтобы завершить курс изучения данной дисциплины, проверить сложившуюся у студента систему знаний и оценить степень ее усвоения. Тем самым зачет (экзамен) содействуют решению главной задачи учебного процесса – подготовке высококвалифицированных специалистов.
Основными функциями зачета (экзамена) являются:
· обучающая;
· оценивающая;
· воспитательная.
Обучающее значение зачета (экзамена) проявляется, прежде всего, в том, что в ходе экзаменационной сессии студент обращается к пройденному материалу, сосредоточенному в конспектах лекций, учебниках и других источниках информации.
Повторяя, обобщая, закрепляя и дополняя полученные знания, поднимает их на качественно-новый уровень – уровень системы совокупных данных, что позволяет ему понять логику всего предмета в целом. Новые знания студент получает в ходе самостоятельного изучения того, что не было изложено в лекциях и на семинарских занятиях.
Оценивающая функция зачета (экзамена) состоит в том, что они подводят итоги не только конкретным знаниям студентов, но и в определенной мере всей системе учебной работы по курсу.
Если зачет (экзамен) проводятся объективно, доброжелательно, с уважительным отношением к личности и мнению студента, то они имеют и большое воспитательное значение. В этом случае зачеты (экзамены) стимулируют у студентов трудолюбие, принципиальность, ответственное отношение к делу, развивают чувство справедливости, собственного достоинства, уважения к науке и преподаванию.
Экзамен как особая форма учебного процесса имеет свои особенности, специфические черты и некоторые аспекты, которые необходимо студенту знать и учитывать в своей работе. Это, прежде всего:
- что и как запоминать при подготовке к экзамену;
- по каким источникам и как готовиться;
- на чем сосредоточить основное внимание;
- каким образом в максимальной степени использовать программу курса;
- что и как записать, а что выучить дословно и т.п.
Прежде всего, у студентов возникает вопрос – нужно ли заучивать учебный материал? Однозначного ответа здесь нет. Можно сказать и да, и нет. Все зависит от того, что именно заучивать. Запомнить, прежде всего, необходимо определение понятий и их основные положения. Именно в них указываются признаки, отражающие сущность данного явления и позволяющие отличить данное понятие и явление от других.
В то же время на экзамене, как правило, проверяется не столько уровень запоминания студентом учебного материала, сколько то, как он понимает те или иные научные понятия, категории, систематизирует аргументы и факты, как умеет мыслить, аргументировано отстаивать определенную позицию, объясняет и пересказывает заученную информацию.
При подготовке к экзамену следует запоминать и заучивать информацию с расчетом на помощь определенных подсобных учебно-методических средств и пособий, учебной программы курса. Правильно используя программу при подготовке к ответу (она должна быть на столе у каждого), студент получает информационный минимум для своего выступления.
Программу курса необходимо максимально использовать как в ходе подготовки, так и на самом экзамене. Ведь она включает в себя разделы, темы и основные проблемы, в рамках которых и формируются вопросы для экзамена.
Заранее просмотрев программу, можно лучше сориентироваться, чем она поможет на экзамене, в какой последовательности лучше учить ответы на вопросы. Найдя свой экзаменационный вопрос в программе, студент учитывает то, где он расположен и как сформулирован, как он соотносится и связан с другими вопросами, что позволяет ему мобилизовать все свои знания этой проблемы и гораздо увереннее и грамотнее построить свой ответ.
Такой подход не только позволяет облегчить, разгрузить сам процесс запоминания, но и содействует развитию гибкости мышления, сообразительности, ассоциативности, творческому отношению к изучению конкретного учебного материала.
Кроме этого, необходимо применять для запоминания материала и метод использования ассоциаций, то есть ту связь, которая образуется при определенных условиях между двумя или более понятиями, представлениями, определениями и т.д. Это такой психологический процесс, в результате которого одни понятия или представления вызывают появление в уме других. Чем с большим количеством фактов мы ассоциируем данный факт, тем более прочно он задержан нашей памятью.
Оптимальным для подготовки к экзамену является вариант, когда студент начинает подготовку к нему с первых занятий по данному курсу. Такие возможности ему создаются преподавателем. Однако далеко не все студенты эти возможности используют. Большинство из них выбирают метод атаки, штурма, когда факты закрепляются в памяти в течение немногих дней или даже часов для того, чтобы сдать.
В этом случае факты не могут образовать в уме прочные ассоциации с другими понятиями и поэтому такие знания, как правило, менее прочные и надежные, более бессистемные и формальные. Материал же, набираемый памятью постепенно, связанный с ассоциациями с другими событиями, неоднократно подвергаемый обсуждению, имеет иной, более высокий качественный уровень, сохраняется в памяти длительное время и может быть востребован в любой обстановке.
При подготовке к экзамену по наиболее сложным вопросам, ключевым проблемам и важнейшим понятиям необходимо сделать краткие письменные записи в виде тезисов, планов, определений. Запись включает дополнительные моторные ресурсы памяти.
Особое внимание в ходе подготовки к экзамену следует уделять конспектам лекций, ибо они обладают рядом преимуществ по сравнению с печатной продукцией. Как правило, они более детальные, иллюстрированные, что позволяет оценивать современную ситуацию, отражать самую свежую научную и оперативную информацию, отвечать на вопросы, интересующие аудиторию в данный момент, тогда как при написании и опубликовании печатной продукции проходит определенное время и материал быстро устаревает.
В то же время подготовка по одним конспектам лекций недостаточна, необходимо использовать и иную учебную литературу. Дать однозначную рекомендацию, по каким учебникам лучше готовиться к экзамену нельзя, потому что идеальных учебников не бывает.
Они пишутся представителями различных научных школ и направлений, по-разному освещают, интерпретируют социальные процессы в обществе, в каждом из них есть плюсы и минусы, сильные и слабые стороны, достоинства и недостатки, одни проблемы раскрываются более глубоко и основательно, другие поверхностно или вообще не раскрываются. Поэтому для сравнения учебной информации и раскрытия всего многообразия данного явления желательно использовать два и более учебных пособия.
Готовясь к ответу по конкретному вопросу, необходимо исходить из принципа плюрализма. Это значит, что студент вправе выбирать любую точку зрения, даже если она не совпадает с мнением преподавателя, но с условием ее достаточно основательной аргументации.
Не следует бояться дополнительных и уточняющих вопросов на экзамене. Они, как правило, задаются или помимо экзаменационного вопроса для выявления общей подготовленности студента, или в рамках билета для уточнения высказанной студентом мысли.
Среди основных критериев оценки ответа студента можно выделить следующие:
· правильность ответа на вопрос, то есть верное, четкое и достаточно глубокое изложение идей, понятий, фактов;
· полнота и одновременно лаконичность ответа;
· новизна учебной информации, степень использования последних научных достижений и нормативных источников;
· умение связать теорию с практикой и творчески применить знания к оценке сложившейся ситуации;
· логика и аргументированность изложения;
· грамотное комментирование, приведение примеров и аналогий;
· культура речи.
Все это позволяет преподавателю оценивать как знания, так и форму изложения материала.
Оценка знаний производится по 4-х бальной системе и на основании критериев, определенных в соответствующих документах по регламентации учебного процесса в вузах:
оценка «отлично» ставится, когда студент показывает глубокое и всестороннее знание предмета, рекомендованной литературы, аргументировано и логически стройно излагает материал, правильно применяет теоретические положения при анализе социальных явлений;
оценка «хорошо» ставится, когда студент твердо знает предмет, рекомендованную литературу, аргументировано излагает материал, умеет применить теоретические знания при анализе социальных явлений;
оценка «удовлетворительно» ставится, когда студент в основном знает предмет, рекомендованную литературу и умеет применить полученные знания для анализа социальных явлений;
0ценка «неудовлетворительно» ставится, когда студент не усвоил содержания учебной дисциплины.
В заключение следует отметить, что значение самостоятельной работы по изучению своей профессии очевидно. Постоянный поиск форм и методов этой работы необходим каждому обучающемуся — начинающему, и имеющему определенный опыт. Характер социально-экономических перемен, происходящих в современном мире, настоятельно призывает к этому. Надеемся, что поднятые в данном методическом пособии вопросы определенным образом помогут студентам в успешном овладении гуманитарными знаниями, экономическим мышлением и послужат необходимым импульсом для дальнейшего профессионального роста.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ К
ЭКЗАМЕНУ (ЗАЧЕТУ)
1. Типовая структура секретариата, распределение обязанностей,
2. Организация рабочего места секретаря - набор оборудования и справочных изданий.
3. Нормативная регламентация секретарских обязанностей.
4. Обязанности секретаря но организации работы приемной руководителя.
5. Требования к: планированию рабочего времени. График работы.
6. Организация рабочего дня руководителя.
7. Подготовка совещаний руководителя.
8. Подготовка собраний (конференций).
9. Документирование совещаний и заседаний.
10. Обязанности секретаря по подготовке командировок руководителя.
П. Отличия в должностных обязанностях секретаря и секретаря-референта.
12. Подготовка поступивших документов к рассмотрению руководителем.
13. Работа с информацией для руководителя.
14. Методика подготовки докладов, выступлений, справок. Сбор информации
15. Правила приема и обработки поступающих документов.
16. Подготовка документов к докладу руководителю.
17. Подготовка документов к отправке.
18. Требования к работе с документами, их составление и оформление. Контроль за качеством оформления документов.
19. Регистрация документов,
20. Контроль за сроками исполнения документов и поручений руководителя,
21. Обслуживающие функции секретаря.
22. Требования к организации хранения документов, их систематизация.
23. Технические функции секретаря.
24. Деловые качества секретаря.
25. Личностные качества секретаря.
26. Правила телефонного обслуживания.
27. Этические основы взаимоотношений между секретарем и руководителем.
28. Этические основы взаимоотношений между секретарем и сотрудниками.
29. Варианты поиска работы. Правила составления резюме.
30. Адаптация секретаря к работе.
31. Отношения с сотрудниками, посетителями, подчиненными.
Примерный перечень вопросов для проверки остаточных знаний студентов
1. Анализ должностной инструкции технического секретаря.
2. Анализ должностной инструкции секретаря-референта.
3. Составление списка справочных изданий, необходимых для работы секретаря.
4. Оборудование приемной секретаря.
5. Составление плана рабочего дня секретаря на основе рабочего план
руководителя.
6. План действий секретаря в случае срочного совещания у руководителя.
7. Составление программы-приглашения собрания (конференции).
8. Составление программы командировки руководителя.
9. Составление резюме, рекомендательного письма.
10. Поведение секретаря в конфликтных ситуациях.
6. МЕТОДИКА НАПИСАНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫПО ДИСЦИПЛИНЕ
Контрольная работа выполняется студентами на основе самостоятельного изучения рекомендованной литературы. Она выполняется с целью систематизации, закрепления и расширения теоретических знаний, развития творческих способностей студентов, овладения навыками самостоятельной работы с научной, научно-методической, нормативно-правовой литературой, формирования умений анализировать и отвечать на вопросы, поставленные темой работы, делать выводы на основе проведенного анализа. Работа приобщает также студентов к научно-исследовательской деятельности, играет важную роль в их профессиональной подготовке.
Важнейшими требованиями к контрольной работе как к исследованию определенной проблемы являются:
· применение общих и специальных методов научного исследования;
· умение работать с социально-политической, экономической и социологической литературой, проявляя при этом творческий подход к изучаемому материалу;
· достаточно высокий теоретический уровень;
· способность самостоятельно, последовательно, аргументировано излагать изученный материал, критически осмысливать изученные источники.
Процесс подготовки работы можно подразделить на следующие этапы: выбор темы; общее ознакомление с литературой; составление библиографии; углубленное изучение источников; составление плана; оформление готовой рукописи.
Работа над контрольной работой начинается с выбора темы. Для этого необходимо ознакомиться со списком тем, предложенных для написания работы при изучении данной дисциплины.
Следует выбрать тему, наиболее интересную для написания, что позволит более творчески подойти к выполнению этой работы. Если ни одна из предложенных тем не заинтересует должным образом, то можно выбрать тему самостоятельно в соответствии с разделами и темами, указанными в рабочей программе данной дисциплины. При этом о своем выборе нужно сообщить преподавателю, ведущему занятия в группе.
Основой всякой работы является план. В плане подготовки к написанию работы необходимо: уяснение цели контрольной работы; изучение литературы; написание введения и заключения.
Следующий этап: составление библиографии (перечень использованных источников). Значительную помощь в подборе литературы по данной проблеме и составлении библиографии может оказать разработанная и установленная в библиотеке академии информационно-справочная компьютерная программа.
Ценный материал для работы содержится в научных журналах, газетных публикациях, других источниках. Для того, чтобы обеспечить поиск нужного материала в периодических изданиях, необходимо пользоваться их сводным перечнем, публикуемых в последних номерах журналов, каталогами, имеющимися в библиотеках.
Работа включает в себя следующие основные элементы:
· титульный лист;
· содержание с указанием вопросов и страниц;
· основной текст;
· приложение (если есть схемы, таблицы, анкеты и т.д.);
· список использованной литературы (в алфавитном порядке).
Основной текст состоит из введения, основной части, раскрывающей тему контрольной работы, заключения.
Во введении необходимо дать обоснование избранной темы, ее важность, актуальность, сформулировать задачи работы.
В основной части работы, раскрывающей содержание темы, не следует выделять большое количество вопросов. Достаточно поставить два, три вопроса. Содержание каждого раскрываемого вопроса должно соответствовать его названию.
Цитаты, приведенные в работе, все цифровые материалы должны иметь ссылку на источник, вынесенные в подстрочник. Следует точно давать фамилию, инициалы автора, название произведения с обязательным указанием места, года издания и страницы.
На основании анализа и развития темы отдельным разделом формируются «выводы» или заключение, где может быть отражено собственное отношение к данной проблеме, если это позволяет специфика дисциплины, по которой пишется работа.
Работа должна быть написана грамотно, четко, разборчиво, с выделением абзацев. Обычно она готовится на компьютере, в крайнем случае аккуратно переписывается от руки на листах стандартного формата А4. Поле с левой стороны должно быть не менее 25 мм, с правой стороны – не менее 5 мм, а сверху и снизу – по 25 мм. Все страницы нумеруются по центру сверху. Первая страница (титульный лист) – не нумеруется. Объем контрольной работы должен быть в пределах 13-16 страниц машинописного текста через 1,5 интервала.
На титульном листе контрольной работы указываются: название академии, факультета, кафедры, специальности, тема контрольной работы, фамилия, инициалы студента, номер учебной группы и курса, срок обучения, номер зачетной книжки, фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего работу.
За титульным листом идет оглавление, в котором необходимо указать план работы: введение, перечень основных вопросов, заключение, список источников и литературы, использованных в работе.
Наиболее типичными недостатками при написании контрольных работ являются следующие:
1. неудовлетворительная форма изложения материала – несамостоятельное выполнение работы, т.е. ее текст частично или полностью переписывается из учебных пособий, журналов, статей;
2. чрезмерная загруженность цитатами, примерами без достаточного анализа и выводов;
3. отсутствие какой-либо составной части работы: плана, введения, заключения, списка использованной литературы и т.д.;
4. несоответствие названия работы ее содержательной части;
5. плохо отредактированный текст;
6. неправильное оформление работы, когда в тексте не выделяются пункты плана, изложенный материал не подразделяется по вопросам, отсутствуют необходимые ссылки на источники или неправильное оформление ссылок, не нумеруются страницы.
ПРИМЕРНАЯ ТЕМАТИКА КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ.
1. Анализ современной нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность секретаря.
2. Должностная инструкция секретаря организации (на примере конкретной организации).
3. Проблемы планирования и организации рабочего дня секретаря (по современной литературе).
4. Сравнительные характеристики квалификационных требований различных категорий секретарей.
5. Организационные и технические проблемы подготовки секретарей для крупных организаций и фирм.
7. Типовая структура секретариата, распределение обязанностей,
8. Обязанности секретаря по организации работы приемной руководителя.
9. Планирование рабочего времени руководителя организации.
10 Аналитическая работа с информацией для руководителя.
11. Требования к работе с документами, их составление и оформление. Контроль за качеством оформления документов.
12. Обслуживающие функции секретаря.
13. Требования к организации хранения документов, их систематизация.
14. Деловые и личностные качества секретаря.
15. Правила телефонного обслуживания.
16. Этические основы взаимоотношений между секретарем и руководителем.
17. Этические основы взаимоотношений между секретарем и сотрудниками.
18. Варианты карьерного роста секретаря. Правила составления резюме.
19. Имидж секретаря.
20. Взаимоотношения секретаря с сотрудниками, посетителями, подчиненными.
21. Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
22. Информационные технологии в секретарском обслуживании.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Основная литература
1. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы). – М., 2006.
2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2006.
3. Еремина Н.Л. Эффективный секретарь. – М.: СУИ, 2009.
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. 6-е изд. - М.: Управление персоналом, 2006.
5. Мельяченко А.Е. Организация секретарского обслуживания. – Петрозаводск.: ПГУ, 2007.
6. Оскерко Т.С. Современный секретарь: актуализация компетенций. – М.: Гревцов Паблишер, 2008.
7. Петрова Ю.А. Секретарское дело. – М.: Омега-Л, 2008.
8. Секретарское дело. Уч.-практ. Пособие. – М.: Проспект, 2006.
9. Энговатова О.А. 500 советов секретарю. – М., 2006.
Дополнительная литература
1. Белов А.И., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2006.
2. Егоркина О.Н., Командировки: оформляем документы// Делопресс, 2010, № 2,3
3. Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. 5-е изд.М.: Омега-Л, 2008.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – М.: Управление персоналом, 2007.
5. Рогожин М. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2011.
6. Санкина Л.В. Журналы регистрации кадровой документации. Делопресс, 2010, № 5.
7. Секретарское дело. Уч.-справочное пособие. – М.: Дашков и Ко, 2005.
8. Шувалова Н.Н., Иванова А.Ю. Основы делопроизводства и язык служебного документа. – М., 2007.