Занятие № 3
Тема 2. Структура защищенного документооборота
(на бумажных носителях)
Трудоемкость темы
4 часа.
Цель и задачи темы
Получение знаний о Структуре защищенного документооборота.
Вопрос №1. Порядок отнесения сведений к ИОД
Перечень сведений обеспечивает единый подход к отнесению сведений в системе Банка России к информации ограниченного доступа (ИОД). Он формируется на основе законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации с учетом реализации возложенных на Организацию функций и не носит исчерпывающего характера.
Организация подготавливают предложения о сведениях, которые, по их мнению, необходимо включить в Перечень сведений и защищать в качестве ИОД, и направляют их в вышестоящий орган. После систематизации поступивших предложений и их проверки на соответствие структуре и терминологии Перечня сведений разрабатывается проект Перечня сведений, который направляется на согласование в структурные подразделения. По результатам согласования подготавливается указание вышестоящей организации о введении Перечня сведений в действие. Изменения и дополнения в Перечень сведений осуществляются аналогичным порядком.
Отнесение используемых в тексте документа сведений к ИОД производится исполнителем документа и руководителем структурного подразделения Организации, уполномоченным на подписание или утверждение данного документа, в соответствии с Перечнем сведений.
Если сведения не предусмотрены Перечнем сведений, но по мнению исполнителя документа и руководителя структурного подразделения Организации, подписывающего или утверждающего документ, свободный доступ к ним может воспрепятствовать, либо иным образом отрицательно сказаться на реализации полномочий, предоставленных Организации федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, они могут отнести их к ИОД сведениям на срок не более одного месяца. За этот период либо принимается решение о дополнении Перечня сведений, либо ограничения на доступ к указанным сведениям снимаются.
Носитель сведений, поступающий в учреждение Организации от юридического или физического лица и имеющий ограничительную пометку ("Для служебного пользования", «ИОД», «Коммерческая тайна» или иную) регистрируется в учреждении Банка России с добавлением аббревиатуры «ДСП» к регистрационному номеру.
В случае отсутствия ограничительной пометки на поступившем от юридического или физического лица носителе сведений и при наличии в тексте (сопроводительном письме) указания на необходимость защиты представленных сведений, служащий учреждения Организации, получивший данный носитель сведений для работы, принимает меры по его учету в качестве носителя ИОД. В частности, в соответствии с требованиями к документационному обеспечению управления, производится изменение грифа доступа в системе автоматизированного доступа к документу или в Журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации и проставление ограничительной пометки "Для служебного пользования" на носителе сведений.
Дальнейшая работа с указанным носителем сведений осуществляется в режиме, обеспечивающем его защиту как носителя ИОД.
Ограничение на доступ к ИОД, возникающим в процессе выполнения Организации договорных отношений со сторонними организациями, контрагентами и клиентами, должно быть оговорено в соответствующем договоре (соглашении).
Ограничение на доступ к ИОД прекращается после окончания срока действия ограничения на доступ к указанным сведениям, установленного Перечнем сведений. При изменении Перечня сведений остается в силе срок действия ограничения на доступ к указанным сведениям, примененный к конкретному документу.
Кроме того, ограничения на доступ к ИОД должны быть сняты при наличии следующих оснований:
наличие вступившего в законную силу судебного решения, содержащего предписание о снятии ограничений на доступ к ИОД;
решение вышестоящего органа Организации о нецелесообразности дальнейшего ограничения на доступ к конкретным сведениям, отнесенным к ИОД.
Срок действия ограничения на доступ к ИОД не должен превышать 10 лет, если иной срок не установлен федеральными законами. Срок действия ограничения на доступ к ИОД, содержащимся в документе, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
По окончании срока действия ограничения на доступ к ИОД, в формах учетной документации носителей сведений, а также в системе автоматизированного доступа к документу, отметки о прекращении срока действия ограничения не производятся. При необходимости последующего обращения к указанным документам, у которых срок действия ограничения на доступ к содержащимся в них сведениям истек, ограничительная пометка "Для служебного пользования" на них зачеркивается. Право зачеркивания ограничительной пометки предоставляется лицам, ответственным за делопроизводство (секретарям). Зачеркивание заверяется подписью лица, которое произвело данное действие, с указанием фамилии, инициалов и даты.
Действие ограничения на доступ к носителям ИОД, предоставленных Организации сторонними организациями, прекращается по истечении срока, установленного собственником сведений (если он указан на документе или сопроводительном письме к нему), либо по письменному согласованию с лицом, предоставившим эти сведения. Указанное действие не распространяется на ИОД.