Назначение, состав и оформление информационно-справочной документации
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы (ИСД) не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. В состав ИСД входят протокол, акт, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, заявление, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень, все разновидности переписки.
Протокол заседания – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Он отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организации, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (протокол дорожно-транспортного происшествия и т.д.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий и т.д.). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания трудовых коллективов, заседания советов директоров и т.д.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за подготовку и правильность записей несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа (Протокол общего собрания акционеров). Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствовавших записываются в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствовавших не указываются. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Каждый вопрос повестки дня нумеруется, его наименование формулируется с предлога «О» или «Об». По каждому пункту приводится фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия и тема выступления, в полных – указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст доклада представлен в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных – фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особых случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Образец оформления протокола приведен в приложении Р.
Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, условий труда); приема-сдачи (материальных ценностей); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев, ликвидации организации и т.д. Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, в необходимых случаях – гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт» (Акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события (ревизии, экспертизы и т.д.). Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста указываются количество составленных экземпляров (по количеству заинтересованных сторон или в соответствии с нормативными документами) и их местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Образец оформления акт приведен в приложении С.
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Реквизиты: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки приведен на рисунке 18.
Рисунок 18 – Образец докладной записки
Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части – конкретных предложений. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу дается одновременно несколькими или всем структурным подразделениям организации. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и т.д.
Реквизиты предложения: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись.
Служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения. Образец служебной записки приведен на рисунке 19.
Рисунок 19 – Образец служебной записки
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизиты объяснительной записки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой является дата ее составления и подписания. Образец объяснительной записки приведен на рисунке 20.
Рисунок 20 – Образец объяснительной записки
Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации и оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование подразделения (организации), наименование документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст состоит из двух (обоснование и заключение) или одной (заключение) части. Содержит изложение существующего вопроса (прошу перевести, предоставить и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (к заявлению о приеме – подлинники и копии документов об образовании, автобиография и т.д.) Заявление подписывается составителем. Образец заявления приведен на рисунке 21.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Рисунок 21 – Образец заявления
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги (аналогично докладной записке). Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения (Справка о комплектовании книжных фондов в I полугодии 2005 г.). Справки такого рода носят отчетный характер.
Текст состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов, нумеруемых арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.
Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний и т.д.). В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.
Заключение – это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), по результатам анализа представленных данных и т.д.
Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителем) или на стандартных листах бумаги (если оно подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. В заголовке указывается название документа или вопроса, на который подготовлено заключение.
Текст состоит из двух частей: в первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Близким к заключению документом по назначению и по оформлению является отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень – это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм и требований. Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу.
Оформляются перечни на стандартных листах бумаги. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указываются наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня, как правило оформляется в виде таблицы. Утверждаются перечни руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список – это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.
Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости – руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.
Особую группу в ИСД составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, просьба, рекомендация, приглашение и т.д.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или посредством факсимильной связи.
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В организациях используются бланки писем двух форматов – А4 или А5, в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются реквизиты бланка; подпись, отметка об исполнителе; в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений; в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, – печать.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной или двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение и т.д.).
Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа (просим, представляем) или от 1-го лица единственного числа (прошу, предлагаю). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату:
Уважаемый Павел Николаевич!
В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости:
С уважением
Подпись должностного лица в этом случае оформляется на отдельной строке. Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту (О нарушении договорных обязательств). Заголовок может не составляться, если текст письма небольшого объема. Письма визируются составителем, руководителем подразделения автора, при необходимости – с руководителями заинтересованных структурных подразделений, если письмо подписывается руководителем организации. Визируется второй экземпляр письма, остающийся в организации. Подписываются письма руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, руководителями структурных подразделений, если им предоставлено такое право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Датой письма является дата его подписания.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и т.д.), а также в тех случаях, когда письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию и т.д.
Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент РФ», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
В нижней части бланка подаваемой телеграммы отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя). Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы. Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату.
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя). Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами (числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя). Знаки «точка», «запятая», «двоеточие», «кавычки», «скобка» могут указываться либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «двтч», «квч», «скб»), либо соответствующими символами. Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта», «номер» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами. Другие знаки могут указываться только полными словами. Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими словами, цифрами, знаками. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставится регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
Подпись оформляется отдельной строкой. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания. Образец телеграммы приведен на рисунке 22.
Рисунок 22 – Образец телеграммы
Факсограмма – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсимильная (или фототелеграфная) связь – электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, фотографий и т.д. Факсимильная связь обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе (приказ, договор и др.), чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Она составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
Обязательные реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи целесообразно использовать специальные бланки. Образец телефонограммы изображен на рисунке 23.
Если бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал соответствующей формы.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением в конце передачи телефонограммы. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая (кроме подписи).
Электронное сообщение – это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Рисунок 23 – Образец телефонограммы
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв («ru» – Россия), предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.
Приложение Р
Образец оформления протокола
Приложение С
Образец оформления акта
