Процесс автоматизации ДОУ в организации состоит из следующих этапов:
Решение о внедрении в организации АСДОУ должно быть тщательно взвешенным и обдуманным, поскольку автоматизация документооборота имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Положительные стороны очевидны, это ускорение процессов работы с документами, возможность контроля за ходом исполнения документов, возможность работы с документами в электронном виде, позволяющая экономить на бумаге и краске для принтеров, возможность одновременной работы с документом нескольких исполнителей.
Но существуют минусы. Во- первых, это стоимость проекта. Во–вторых возникает угроза подделки документов, так, что приходиться разрабатывать и систему безопасности (ключи, пороли, коды и т.д), но даже после этого угроза остаётся, ведь зная электронный ключ или пароль доступ к документу может получить любой сотрудник организации.
В-третьих, необходимо решать вопрос с хранением документов в электронном виде и это не так просто, как кажется. В-четвёртых, отказаться от бумажного документооборота полностью не получиться. Хотя внедрение в организации АСДОУ в теории должно сократить расход бумаги. но это происходит далеко не всегда. Как показывает практика, людям по прежнему привычнее работать с бумажными документами, а возможность быстро и легко сделать копию приводит к тому, что вместе с электронным часто направляется И экземпляр на бумаге. Так что внедрение АСДОУ не всегда даёт ожидаемый экономический эффект.
Если решение о внедрении АСДОУ было принято, то необходимо провести анализ рынка услуг и выбрать фирму производителя, которой будет поручено разработать и внедрить систему. Больших проблем с этим, как правило, не бывает. Компании разработчики предлагают свои услуги через интернет. Там же, можно ознакомиться с отзывами пользователей о этой компании и качестве её продукции. Можно так же объявить конкурс на право разработки АСДОУ в данной организации и выбрать ту систему, которая оптимально подойдёт организации.
После выбора поставщика услуг, необходимо провести предпроектное обследование. Основная цель проектного обследования- изучить ситуацию с делопроизводством в организации, и привести его в соответствие с законодательством Республики Беларусь.
На этапе предпроектного обследования изучаются функции структура организации, структура службы ДОУ, её назначение и функции, степень загруженности работников, характер документопотоков, состав документов и их содержание, архив организации, организация текущего хранения документовтехнологии, используемые в делопроизводстве организации, возможность их совершенствования, интеграции с новой системой или замены. В случае замены, необходимо учитывать риск потерять часть документов, поскольку новая система возможно не сможет их воспроизвести.
На этом этапе так же изучается нормативно-правовая методическая документация по вопросам делопроизводства и электронного документооборота, такая, как:
Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 года «об информации, информатизации и защите информации»
Закон «об электронном документе и электронно-цифровой подписи»
СТБ №12.21 -2000- «документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»
Инструкция по делопроизводству организации.
На следующем этапе проводиться анализ данных, полученных при предпроектном обследовании. Анализ данных позволяет более точно определить «слабые места» в документообороте организации, и выработать меры по исправлению ситуации.
Первым критерием при оценке собранного материала является количественная характеристика. Целью такого анализа может быть определение необходимых технических средств для построения автоматизированной системы управления АСДОУ каналов передачи данных, средств вычислительной техники. Так же на основании такого анализа можно оценить информационную загруженность подразделения в целом, отдельных отделов и служб.
Может так же проводиться опрос и анкетирование сотрудников, измерение времени, затраченного на работу с документами на разных стадиях.
По этим данным можно оценить объем информационных потоков, циркулирующих на предприятии. По полученным материалам можно судить о том, что сотрудники предприятия перегружены работой с документацией. Необходимо при проектировании АСДОУ учесть необходимость снижения нагрузки на работников, увеличения эффективности их работы.
На следующем этапе разрабатывается техническое задание на проектирование АСДОУ.
Техническое задание на АС ДОУ- документ, оформленный в установленном порядке и определяющий цели создания АС, требования к АС и основные исходные данные, необходимые для ее разработки, а также план-график создания АСДОУ. Техническое задание на АС ДОУ содержит следующие разделы:
общие сведения;
назначение и цели создания (развития) АС ДОУ
характеристика объекта автоматизации;
требования к АС ДОУ;
состав и содержание работ по созданию (развитию) АС ДОУ;
порядок контроля и приемки АС ДОУ;
требования к документированию работ по вводу АСДОУ в эксплуатацию
После этого начинается разработка проекта рационализации делопроизводства и подсчёт ожидаемой экономической эффективности от его внедрения. На этапе внедрения АСДОУ в эксплуатацию проводиться сборка оборудования и установление необходимого программного обеспечения. Проводятся испытания АСДОУ сотрудниками компании разработчика, проверяется надёжность работы системы и сохранность данных, проверяется соответствие системы требованиям техники безопасности. По завершению испытаний составляется акт о проведении испытаний с изложением результатов испытаний и возможных недоработок и замечаний. После устранения всех неисправностей составляется приёмочная документация в состав которой входят
Акт завершения работ.
Акт приемки АС ДОУ в опытную эксплуатацию.
Акт приемки АС ДОУ в промышленную эксплуатацию.
Документ «Приказ о начале опытной эксплуатации АС ДОУ».
Документ «Приказ о вводе в промышленную эксплуатацию АС ДОУ»
Приказ о составе приемочной комиссии.
После этого начинается промышленная эксплуатация АСДОУ в организации. Иногда для использования системы необходимо обучение сотрудников. Оно организуется за счёт заказчика специалистами фирмы-разработчика системы. Состав сотрудников, и порядок обучения определяется должностными инструкциями, кроме того руководителем организации издаётся приказ о прохождении обучения. Иногда для удобства обучения внедрение системы АСДОУ происходит постепенно, в несколько этапов.
Примеры АСДОУ: LanDocs, канцлер, дело, CompanyMedia, БОСС-Референт, PayDox.