Документирование.
1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).
4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.
5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
Организация работы с документами.
1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
3. Составление номенклатуры дел.
4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.
6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.
7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
КАРЬЕРА СЕКРЕТАРЯ
Секретарь, избрав свою профессию, должен знать о возможностях продви-жения по службе. А для этого недостаточно знакомства только со своей должно-стной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личност-ным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должност-ной ступени, является стимулом для повышения своей квалификации.
Существуют два способа, которые помогут секретарю осуществить свой рост по служебной лестнице. Один из них связан с получением базового образо-вания высокого уровня, приобретением специальных знаний, таких, как современ-ные информационные технологии, основы управления и экономики, деловая эти-ка, основы права, иностранные языки и т. д. Этот путь позволяет секретарю сразу занять более высокую должностную ступень или дает возможность быстрого про-хождения низших. Второй, более длинный, путь связан с приобретением опыта и стажа работы. Начинается он с низших должностных ступеней секретаря. Приоб-ретенный опыт и дополнительное обучение с целью повышения квалификации со временем позволят компенсировать низкий базовый образовательный уровень.
В нашей республике, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с тре-бованиями к профессиональным и личностным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содей-ствовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.
В современных условиях сложилась следующая зависимость оплаты труда секретарей от круга выполняемых должностных обязанностей (таблица 1).
Таблица 1
Основные обязанности и заработная плата секретарей
| Должность | Основные требования | Основные обязанности | Заработная плата |
| Секретарь на ресепшн (входящий участок, струк-турное подразделение по приему посетителей и корреспонденции) | грамотная речь; презентабельная внешность; основы делопроизводства | прием входящих звонков, их переадресация; работа с корреспонденцией; прием посетителей | 170 – 250 $ |
| Секретарь отдела, офиса | опыт работы более года; делопроизводство; офисные компьютерные программы; деловой этикет | организация делопроизводства; координация работы отдела, офиса; прием посетителей | Без знания иностран-ного языка – 100 – 200 $; со знанием иностранного языка – 200 – 300 $ |
| Секретарь-референт, секретарь-референт (переводчик) | опыт работы от двух лет; делопроизводство; офисные компьютерные программы; деловой этикет; знание иностранного языка; высшее образование | планирование рабоче-го дня руководителя; организация делопроизводства; прием посетителей; подготовка переговоров; перевод синхронный; перевод документов | 300 – 800 $ - со знанием иностранного языка (одного или двух) |
| Помощник генерального директора, руководитель секретариата | опыт работы от трех лет; делопроизводство; Офисные компьютерные программы; деловой этикет; знание иностранного языка; основы менеджмента; финансово-хозяй-ственная деятельность компании; работа с персоналом; высшее образование | планирование рабоче-го дня руководителя; организация делопроизводства; прием посетителей; подготовка и участие в переговорах; решение текущих во-просов в отсутствие руководителя; сбор и анализ инфор-мации; составление отчетов, обзоров, докладов; руководство персоналом | 600 – 1000 $ |
Многое в карьере секретаря зависит от перспектив самой компании: не развивается фирма – нет развития и для работников. Если компания находится в стадии развития, не исключено, что на должность начальника нового отдела может планироваться хорошо зарекомендовавший себя секретарь-референт.
Секретарь в приемной может стать незаменимым помощником руководите-ля с широким кругом обязанностей, а в небольших организациях – даже его за-местителем. В этом нет ничего невозможного, поскольку на многих предприятиях сейчас предусмотрена обязательная внутренняя ротация кадров. Обязанности помощника руководителя (референта) гораздо шире, чем у рядового секретаря. Референт должен свободно ориентироваться в финансово-хозяйственной деятель-ности своей организации, владеть оперативной информацией и планами перспек-тивного развития, знать историю, тонкости и перспективы взаимоотношений с основными партнерами, клиентами и конкурентами организации.
Основными должностными обязанностями референта являются:
· предварительное рассмотрение документов и принятие решения по ним. Часть вопросов решается самостоятельно референтом, часть - направляется на исполнение специалистам соответствующих служб. Руководителю представляются только наиболее важные из документов;
· подготовка проектов резолюций по документам и проектов ответов на письма;
· участие в подготовке докладов, статей руководителя, сбор необходимой информации и материалов;
· координация работы структурных подразделений;
· непосредственная работа с клиентами до стадии подписания договора;
· подготовка переговоров от начальной стадии до завершающей;
· подготовка деловых поездок руководителя и участие в них;
· принятие решений в экстренных случаях.
Не исключено также, что должность секретаря может стать началом карье-ры будущего руководителя фирмы. Обучение навыкам управления и неоценимый опыт секретарь приобретает на своем рабочем месте, наблюдая за действиями своего шефа и помогая ему в различных ситуациях.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.
Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.
Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.
Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом
директора (предприятия, организации, учреждения, компании).
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору / руководителю струк-
турного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому
должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требова-
ниям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное,
стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир,
сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами ДНР;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими
нормативными актами предприятия (организации, учреждения, компании);
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.