Основные обязанности и заработная плата секретарей

Документирование.

1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).

4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.

5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

Организация работы с документами.

1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.

3. Составление номенклатуры дел.

4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.

6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.

7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.

Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.

КАРЬЕРА СЕКРЕТАРЯ

Секретарь, избрав свою профессию, должен знать о возможностях продви-жения по службе. А для этого недостаточно знакомства только со своей должно-стной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личност-ным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должност-ной ступени, является стимулом для повыше­ния своей квалификации.

Существуют два способа, которые помогут секретарю осуществить свой рост по служебной лестнице. Один из них связан с получением базового образо-вания высокого уровня, приобретением специальных знаний, таких, как современ-ные информационные технологии, основы управления и эко­номики, деловая эти-ка, основы права, иностранные языки и т. д. Этот путь позволяет секретарю сразу занять более высокую должностную ступень или дает возможность быстрого про-хождения низших. Второй, более длинный, путь связан с приобретением опыта и стажа работы. Начинается он с низ­ших должностных ступеней секретаря. Приоб-ретенный опыт и дополни­тельное обучение с целью повышения квалификации со временем позволят компенсировать низкий базовый образовательный уровень.

В нашей республике, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответст­вии с тре-бованиями к профессиональным и личностным качествам, обя­занностям, правам и ответственности на определенном уровне квалифи­кации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содей-ствовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секре­таря при устройстве его на работу.

В современных условиях сложилась следующая зависимость оплаты труда секретарей от круга выполняемых должностных обязанностей (таблица 1).

Таблица 1

Основные обязанности и заработная плата секретарей

Многое в карьере секретаря зависит от перспектив самой компании: не развивается фирма – нет развития и для работников. Если компания находится в стадии развития, не исключено, что на должность начальни­ка нового отдела может планироваться хорошо зарекомендовавший себя секретарь-референт.

Секретарь в приемной может стать незаменимым помощником руководите-ля с широким кругом обязанностей, а в небольших организациях – даже его за-местителем. В этом нет ничего невозможного, поскольку на многих предприятиях сейчас предусмотрена обязательная внутренняя ротация кадров. Обязанности помощника руководителя (референта) го­раздо шире, чем у рядового секретаря. Референт должен свободно ориен­тироваться в финансово-хозяйственной деятель-ности своей организации, владеть оперативной информацией и планами перспек-тивного развития, знать историю, тонкости и перспективы взаимоотношений с основными партнерами, клиентами и конкурентами организации.

Основными должностными обязанностями референта являются:

· предварительное рассмотрение документов и принятие решения по ним. Часть вопросов решается самостоятельно референтом, часть - направляется на исполнение специалистам соответствующих служб. Руководителю представляются только наиболее важные из документов;

· подготовка проектов резолюций по документам и проектов ответов на письма;

· участие в подготовке докладов, статей руководителя, сбор необходи­мой информации и материалов;

· координация работы структурных подразделений;

· непосредственная работа с клиентами до стадии подписания договора;

· подготовка переговоров от начальной стадии до завершающей;

· подготовка деловых поездок руководителя и участие в них;

· принятие решений в экстренных случаях.

Не исключено также, что должность секретаря может стать началом карье-ры будущего руководителя фирмы. Обучение навыкам управления и неоценимый опыт секретарь приобретает на своем рабочем месте, на­блюдая за действиями своего шефа и помогая ему в различных ситуаци­ях.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом

директора (предприятия, организации, учреждения, компании).
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору / руководителю струк-

турного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому

должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требова-

ниям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное,

стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир,

сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами ДНР;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими

нормативными актами предприятия (организации, учреждения, компании);
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.