Какие кадровые документы потребует налоговый инспектор

Когда налоговый инспектор придет с проверкой в отдел кадров

 

Налоговый инспектор не проверяет, как компания ведет кадровый учет. Однако от наличия и содержания кадровых документов зависит исход проверки и налоговые риски. Если компания не представит документы, которые являются основанием для проведения бухгалтерской операции, инспектор может привлечь компанию к налоговой или административной ответственности.

Когда в компанию придет налоговый инспектор

Чтобы проверить, как компания исчислила и уплатила налоги, сборы, страховые взносы, налоговая инспекция проводит проверки. Они могут быть выездными и камеральными, подп. 1 п. 1, п. 2.1 ст. 31, ст.ст. 88,89 НК, п. 1 ст. 7 Закона о налоговых органах.

Камеральную проверку налоговая проводит по месту своего нахождения, п. 1 ст. 88 НК. Она выявляет ошибки, которые компания допустила в налоговых декларациях, противоречия между сведениями, которые содержат представленные документы.

Когда налоговая инспекция проводит камеральную проверку или иные мероприятия налогового контроля, бухгалтерия привлекает кадровика к подготовке пакета документов.

Выездную проверку налоговая проводит по одному или нескольким налогам. Чаще всего ее предметом является правильность исчисления и своевременность уплаты налогов, п/п. 3, 4 ст. 89 НК.

Ежегодно ФНС составляет Сводный План плановых проверок компаний, которые осуществляют госрегулируемые виды деятельности. Его ФНС размещает до 31 декабря на своем официальном сайте. Если ваша компания относится к этой категории, проверьте, нет ли вас в плане проверок ФНС на 2020 год.

При выездной проверке инспектор может проверить документы, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов за три календарных года, которые предшествуют текущему году, п. 4 ст. 89 НК. В 2020 году налоговики смогут запросить документы за 2017 – 2019 годы.

 

 

План проведения выездных налоговых проверок в отношении других категорий налогоплательщиков ФНС не размещает на общедоступных ресурсах. Они находятся в распоряжении территориальных отделений ФНС.

Кандидатов на выездную проверку налоговики тщательно отбирают. Они изучают информацию о деятельности компании и опираются на Концепцию системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007.

Система планирования доступна каждой компании. Она позволяет самостоятельно оценить налоговые риски компании и уточнить налоговые обязательства до того, как придет инспектор с проверкой. Минфин рекомендует самостоятельно оценивать вероятность того, что компания будет включена в план проверок, и подготовиться к успешному прохождению проверки, письмо от 15.02.2017 № 03-02-07/1/8547.

Какие кадровые документы потребует налоговый инспектор

Чтобы проверить, как компания ведет бухгалтерский и налоговый учет, когда начисляет заработную плату, различные денежные компенсации, страховые взносы, пособия, удерживает налоги и сборы, налоговая инспекция запрашивает документы, в том числе и кадровые.

Не всегда инспектор во время проверки требует конкретные документы. Как правило, бухгалтер и кадровик самостоятельно оценивают, какие документы, которые составили в целях налогового учета, нужно предоставить налоговому органу.

Пример Иванов получил стандартный налоговый вычет по НДФЛ на детей за каждый месяц налогового периода, в том числе за два месяца, в которых находился в отпуске без сохранения зарплаты, согласно подп. 4 п. 1, п. 3 ст. 218 НК, письмо Минфина России от 15.02.2018 № 03-04-05/9654. Чтобы проверить законность предоставления стандартных налоговых вычетов, налоговый инспектор запросил: - письменное заявление на предоставление стандартного налогового вычета на детей, - документы, которые подтверждают право на налоговые вычеты, - приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

 

 

Налоговый кодекс не содержит перечень документов, которые подтверждают право налогоплательщика на стандартный налоговый вычет. В зависимости от ситуации подтвердить право на налоговый вычет могут: копия свидетельства о рождении ребенка, копия паспорта, документ об усыновлении ребенка, справка об инвалидности ребенка, акт о назначении опекуна или попечителя, справки жилищно-коммунальной службы о совместном проживании ребенка с родителем, письмо Минфина от 03.12.2015 № 03-04-07/70587, письмо ФНС от 14.12.2015 № БС-4-11/21862.

Налоговый инспектор не вправе требовать документы, которые не относятся к предмету проверки. Исключение – у инспектора есть обоснованная необходимость запросить документы, которые выходят за рамки налоговой проверки, п. 2 ст. 93.1 НК. В этом случае он должен быть готов аргументировать свои действия вышестоящему органу или в суде, а также во время аудиторской проверки, письмо Минфина от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216.

Пример Налоговая не вправе требовать копии трудовых книжек уволенных сотрудников, чтобы зачесть расходы компании на выплату больничных пособий.

Если от налогового органа поступит неправомерное требование, выполнять его компания не обязана, п/п. 11 п. 1 ст. 21 НК. Если проверяющий оштрафует, обжалуйте его решение в суд.

 

 

Чтобы проверить расчет сумм налога на доходы физических лиц, которые исчислены и удержаны по форме 6-НДФЛ, налоговый инспектор может запросить реквизиты банковских счетов, на которые компания перечисляет зарплату сотрудникам.

Пример Налоговый инспектор не вправе требовать документы, которые компания уже предоставляла во время камеральных или выездных проверок. Это касается и тех случаев, когда компания представляла документы в виде заверенных копий в ходе налогового мониторинга. Исключение – налоговая вернула оригиналы документов либо утратила их вследствие непреодолимой силы, п. 5 ст. 93 НК, письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-02-07/1/30932.

Эти сведения не связаны с предметом проверки и не влияют на проверку расчета по форме 6-НДФЛ. Требование инспектора незаконно, даже если он обнаружит расхождения данных в расчете 6-НДФЛ и справках о доходах 2-НДФЛ. Представлять эти данные компания не обязана.

 

 

Рекомендуем вести журнал учета или составлять опись, когда передаете документы налоговому инспектору во время проверки. Это поможет избежать спор с налоговой по поводу повторной подачи документов.