Наличие согласия на обработку персональных данных и запрет на избыточное включение документов в личное дело

Какие документы должны храниться в личном деле и должно ли в личном деле содержаться согласие работника на обработку персональных данных?

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).

Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации. Срок хранения личных дел - 50/75 лет ЭПК (ст. 445 Перечня, ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.8 - 4.9 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Таким образом, работодатель самостоятельно определяет состав личных дел работников. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения работодатель устанавливает путем издания соответствующего локального нормативного акта.

Общий состав личного дела

Поскольку личные дела имеют длительный срок хранения, в них не следует включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33)). К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.

Под перечнем документов, которые должны храниться в личном деле, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности работника, представляемой им согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы.

Соответственно, первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся:

· заявление о приеме на работу, направление или представление;

· трудовой договор;

· приказ о приеме на работу;

· договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

· личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);

· анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;

· подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.

В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:

· дополнительные соглашения к трудовому договору;

· приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

· документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.

На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.

Наличие согласия на обработку персональных данных и запрет на избыточное включение документов в личное дело

Включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)). Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Решение о предоставлении персональных данных и согласие на их обработку работник принимает свободно, своей волей и в своем интересе (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования, в частности (ст. 86 ТК РФ):

· обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

· при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;

· работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Так, в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г. (утв. Рострудом), указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:

· медицинская книжка;

· копии документов об образовании;

· аттестационные листы и документы о повышении квалификации;

· справки об отсутствии или наличии судимости;

· характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.

При этом существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.

Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1 или 2 ст. 13.11 КоАП РФ.