Порядок
Электронного информационного взаимодействия страхователей и территориальных органов ПФР Челябинской области по представлению заявлений и документов, необходимых для установления пенсий
I. Общие положения
1.1. Порядок электронного информационного взаимодействия страхователей и территориальных органов ПФР Челябинской области по представлению заявлений и документов, необходимых для установления пенсий[1], разработан в целях организации проведения заблаговременной работы с лицами, приобретающими право на страховую пенсию в ближайшие 12 месяцев,[2] и представления страхователями заявлений и документов, необходимых для установления пенсии, на граждан, состоящих с ними в трудовых отношениях.
Настоящий Порядок направлен на улучшение условий при использовании гражданами права на пенсионное обеспечение в соответствии с Федеральными законами от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», от 15.12.2001 № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», от 28.12.2013 № 424-ФЗ «О накопительной пенсии», от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», Административным регламентом предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.01.2016 № 14н, Правилами обращения за страховой пенсией, фиксированной выплатой к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, накопительной пенсией, в том числе работодателей, и пенсией по государственному пенсионному обеспечению, их назначения, установления, перерасчета, корректировки их размера, в том числе лицам, не имеющим постоянного места жительства на территории Российской Федерации, проведения проверок документов, необходимых для их установления, перевода с одного вида пенсии на другой в соответствии с федеральными законами «О страховых пенсиях», «О накопительной пенсии» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденными приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 17.11.2014 № 884н, Перечнем документов, необходимых для установления страховой пенсии, установления и перерасчета размера фиксированной выплаты к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, назначения накопительной пенсии, установления пенсии по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28.11.2014 № 958н[3], и другими нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, Федеральных органов исполнительной власти, Пенсионного фонда Российской Федерации, принятыми в целях своевременного и правильного назначения пенсий.
1.2. Основной задачей взаимодействия страхователя и территориального органа ПФР[4] является представление страхователем в УПФР по защищенным каналам связи следующих документов в электронной форме:
1.2.1. Документов, необходимых для заблаговременной подготовки к установлению пенсий.
1.2.2. Заявления о назначении пенсии.
1.2.3. Заявления о доставке пенсии.
1.2.4. Документы, необходимые для установления пенсии (в случае если документы не представлены в рамках проведения заблаговременной работы).
1.2.5. Документов, влияющих на определение и подтверждение права на досрочное пенсионное обеспечение.
1.3. Настоящий Порядок определяет механизм взаимодействия страхователей с УПФР при представлении заявлений и документов, необходимых для установления пенсий, в том числе для проведения заблаговременной работы, в электронной форме, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью[5] в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленных законодательством Российской Федерации.
1.4. Взаимодействие УПФР и страхователя по представлению документов в электронной форме, предусмотренное настоящим Порядком, осуществляется на основании соглашения (дополнительного соглашения) «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», заключенного между страхователем и УПФР.
1.5. Передача информации между страхователем и УПФР осуществляется в зашифрованном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи[6] и сертифицированных установленным порядком средств криптографической защиты информации, которые обеспечивают конфиденциальность, а также подтверждение авторства и контроль целостности документов в электронной форме.
1.6. Участники электронного взаимодействия обязаны:
1.6.1. Для обеспечения методологического единства и технологической совместимости при электронном информационном взаимодействии осуществлять формирование файлов, содержащих документы с соблюдением «Единых требований к формированию файлов, содержащих заявления и документы, необходимые для установления пенсий, в том числе для проведения заблаговременной работы» (приложение 1).
1.6.2. При использовании ЭП:
− обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП;
− уведомлять удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа ЭП (компрометации ключа) незамедлительно (не позднее одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении) для прекращения действия квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП, выданного для проверки этого ключа;
− не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;
− использовать для создания и проверки ЭП и ключей электронных подписей средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности.
1.6.3. При обработке персональных данных и информации об участниках информационного взаимодействия в электронной форме:
− соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность обработки персональных данных;
− осуществлять действия с персональными данными необходимо исключительно для исполнения обязанностей в соответствии с Порядком;
− использовать полученные персональные данные исключительно в целях исполнения обязанностей согласно Порядку;
− обеспечивать защиту обрабатываемых персональных данных в соответствии с требованиями статьи 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и ограничение доступа к обрабатываемой информации о страхователе в соответствии с требованиями статьи 32 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
1.6.4. Участники электронного информационного взаимодействия признают, что направляемые и полученные ими документы в электронной форме, подписанные ЭП участников электронного информационного взаимодействия, или лиц, в установленном порядке наделенных полномочиями по подписанию электронных документов ЭП от имени назначивших их участников электронного взаимодействия (уполномоченных лиц участников электронного информационного взаимодействия), при соблюдении норм Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признаются равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей.
II. Порядок представления страхователем в электронной форме заявлений и документов, необходимых для установления пенсий
Страхователь направляет в УПФР по защищенным телекоммуникационным каналам связи следующие документы в электронной форме:
2.1. Документы, необходимые для заблаговременной подготовки к установлению пенсии и имеющиеся в распоряжении страхователя:
- удостоверяющие личность, возраст, место жительства, гражданство, регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования (паспорт, свидетельство о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации, свидетельство о регистрации по месту пребывания на территории Российской Федерации, вид на жительство иностранного гражданина и для лиц без гражданства, страховое свидетельство об обязательном пенсионном страховании);
− о периодах работы и (или) иной деятельности застрахованного лица, в том числе на соответствующих видах работ (трудовая книжка, справки о работе и др.). При необходимости: документы об учебе, военный билет (справка военного комиссариата, воинского подразделения, архивной организации о периоде прохождения военной службы), справка о подтверждении получения пособия по безработице и др.;
− иные документы, предусмотренные Перечнем документов от 28.11.2014 № 958н, в том числе о среднемесячном заработке (доходе) застрахованных лиц, о нахождении на иждивении застрахованного лица нетрудоспособных членов семьи (свидетельство о рождении ребенка, справка об учебе по очной форме в образовательном учреждении), об изменении фамилии, имени, отчества (свидетельство о браке) и другие документы, влияющие на право и (или) размер пенсии.
Документы, необходимые для заблаговременной подготовки к установлению пенсии, указанные в пункте 2.1. настоящего Порядка, представляются в виде электронных образов документов в УПФР за 12 месяцев до возникновения у застрахованного лица права на пенсию.
2.2. Документы, необходимые для назначения и выплаты пенсии, в случае проведения заблаговременной работы.
2.2.1. Страхователь представляет в УПФР для установления пенсии:
- заявление о назначении пенсии (подписывается работником собственноручно);
- заявление о доставке пенсии (подписывается работником собственноручно);
- письменное согласие гражданина на представление его заявления работодателем;
- документ, подтверждающий, что гражданин состоит в трудовых отношениях с работодателем;
- документы, удостоверяющие личность руководителя организации и назначение его на соответствующую должность.
2.2.2. Документы, указанные в пункте 2.2.1. настоящего Порядка, представляются в виде электронных образов документов по защищенным телекоммуникационным каналам связи в УПФР не ранее чем за месяц до достижения соответствующего возраста (приобретения права на пенсию).
2.3. Документы, необходимые для установления и выплаты пенсии, в случае, если заблаговременная работа не осуществлялась.
2.3.1. Страхователь представляет в УПФР для установления и выплаты пенсии, следующие документы:
- документы, указанные в пунктах 2.1. и 2.2. настоящего Порядка.
2.3.2. Документы, указанные в пункте 2.3.1. настоящего Порядка, представляются в виде электронных образов документов по защищенным телекоммуникационным каналам связи в УПФР не ранее чем за месяц до приобретения права на пенсию, в других случаях в день обращения работника с таким заявлением к страхователю.
В том случае, когда к заявлению о назначении пенсии приложены не все документы, то недостающие документы представляются в виде электронных образов документов по защищенным телекоммуникационным каналам связи в УПФР в сроки, установленные пенсионным законодательством.
2.4. Документы, влияющие на определение и подтверждение права на пенсионное обеспечение:
- списки работников, уходящих на пенсию, в том числе досрочную, в ближайшие 24 месяца;
- перечни рабочих мест, профессий, должностей, занятость в которых дает право застрахованным лицам на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
- документы о специальной оценке условий труда;
- документы, подтверждающие соответствие содержащейся в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета информации о страховом (трудовом) стаже, в том числе стаже на соответствующих видах работ, данным первичной учетной документации;
- иные документы для решения вопросов по пенсионному обеспечению.
2.4.1. Списки работников, уходящих на пенсию в ближайшие 24 месяца, представляются в УПФР ежегодно до 01 марта. Данная информация представляется на новых работников по мере их поступления в организацию, но не чаще чем 1 раз в три месяца.
2.4.2. Перечни рабочих мест, профессий и должностей, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение, направляются в УПФР до сдачи сведений индивидуального (персонифицированного) учета за каждый отчетный период.
2.5. Страхователь формирует файлы с документами на каждое застрахованное лицо в отдельный пакет документов с соблюдением «Единых требований к структуре и формату файлов» (приложение 1).
На каждое застрахованное лицо должен быть приложен сопроводительный реестр направляемых документов (приложение 2).
Каждый документ, содержащийся в пакете документов, должен быть заверен ЭП уполномоченного сотрудника страхователя.
2.6. Страхователь направляет в УПФР документы, указанные в пунктах 2.1. – 2.3. настоящего Порядка, в электронной форме, по телекоммуникационным каналам связи только при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Ответственность за получение согласия физического лица на обработку его персональных данных в письменной форме возлагается на страхователя[7].
При представлении документов на нетрудоспособных членов семьи застрахованного лица, достигших 18-летнего возраста, также необходимо согласие указанных нетрудоспособных членов семьи на обработку их персональных данных.
III. Порядок получения и регистрации заявлений и документов, необходимых для установления пенсий, в том числе для их заблаговременной подготовки, в электронной форме
3.1. Документы в электронном виде, представляемые в УПФР в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка, поступают, обрабатываются и регистрируются с использованием программ ПФР.
3.2. Ответственные специалисты УПФР ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают прием документов в электронной форме с использованием АРМ «Приема ПФР» из состава ПК БПИ[8] (при необходимости ViPNet [Клиент] [Деловая почта]).
3.3. При получении документов, указанных в пунктах 2.1. настоящего Порядка без ошибок результатов автоматической обработки средствами ПК БПИ (отсутствие ошибок расшифровывания, отсутствие компьютерных вирусов, отсутствие ошибок при проверке ЭП), в отношении документов в электронной форме по каждому застрахованному лицу, ответственные специалисты в течение трех рабочих дней выполняет следующие действия:
− сверяют данные о наименовании и количестве направленных документов, количество страниц в каждом документе с информацией, включенной в сопроводительный реестр. Определяют принадлежность направляемых документов застрахованному лицу;
− регистрируют обращение в программно-техническом комплексе «Клиентская служба ПФР»[9];
− формируют макет электронного выплатного дела путем загрузки в ПТК КС электронных образов документов, полученных от страхователя с сохранением ЭП страхователя;
− формируют расписку о получении документов в электронной форме, необходимых для заблаговременной подготовки к установлению пенсии, (приложение 3), сканирует и направляет страхователю, в том числе для уведомления застрахованного лица о необходимости предоставления недостающих документов.
3.4. При получении документов, указанных в пунктах 2.2. и 2.3. настоящего Порядка, ответственные специалисты выполняют:
- мероприятия, указанные в пункте 3.3 в течение одного рабочего дня;
- регистрируют заявление в программно-техническом комплексе «Клиентская служба ПФР» не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документов;
− формируют (приобщают) в электронное выплатное дело путем загрузки в ПТК КС документов, необходимых для установления пенсии, полученных от страхователя с сохранением ЭП страхователя;
− формируют уведомление о приеме и регистрации заявления о назначении пенсии и документов, необходимых для ее назначения;
− при представлении недостающих документов формируют уведомление о приеме недостающих документов, необходимых для установления пенсии.
Уведомления направляются заявителю через работодателя. По желанию гражданина уведомление может быть направлено на адрес его электронной почты (при наличии соответствующей отметки в разделе 7 заявления).
3.5. При наличии ошибок в результате проверки приемно-криптографическим модулем из состава ПК БПИ документов в электронной форме, полученных от страхователя, при обнаружении несоответствия информации, содержащейся в сопроводительном реестре с количеством и содержанием, полученных документов в электронной форме, а так же принадлежности полученных документов застрахованному лицу, ответственные специалисты уведомляют страхователя о выявленном несоответствии и о необходимости его исправления.
3.6. При наличии расхождений в представленных документах, указанных в пункте 2.1. и сведениях о страховом стаже, содержащихся на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, при условии, что указанные расхождения влияют на право и размер пенсии, ответственные специалисты запрашивают у страхователя документы, необходимые для определения достоверности сведений индивидуального (персонифицированного) учета в части страхового стажа, в том числе стажа на соответствующих видах работ.
3.7. При непоступлении документов, указанных в пункте 2.1. настоящего Порядка в электронной форме, по защищенным телекоммуникационным каналам связи от страхователя через 10 дней после истечения срока, указанного в пункте 2.1.1. настоящего Порядка, ответственные специалисты высылают напоминание о необходимости представления документов для проведения заблаговременной работы (приложение 4).