Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу.
Композиция текста письма — последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы.
Композиция письма определяется его назначением и конкретным содержанием. Служебное письмо может состоять только из одной смысловой части, быть одноаспектным по содержанию, например, письмо-просьба без основания:
Просим выслать календарный план проведения семинаров по повышению квалификации работников служб персонала на 2-е полугодие 2010 года с указанием условий и размера оплаты за обучение.
Служебное письмо может включать две, три и более смысловых частей. Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей — формулировки просьбы и выражения гарантии, а сопроводительное может состоять как из одной части — сообщения о направлении каких-либо материалов, так и из двух частей — сообщения о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать отзыв или заключение до определенного срока.
Письма, состоящие из одной-двух смысловых частей, называют простыми, состоящие из трех и более частей, - сложные. Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в административном и юридическом отношениях коллизий, сложные письма — в случаях, когда необходимо детально описать управленческую ситуацию, дать ее анализ, изложить различные мнения, обосновать свои выводы и предложения.
Служебные письма, как простые, так и сложные, могут начинаться с личного обращения к должностному лицу — адресату письма, а заканчиваться — заключительной формулой вежливости. В целом текст сложного в композиционном плане письма может состоять из следующих смысловых частей:
1) обращение
2) вступление
3) основное содержание текста
4) заключение
5) предупреждение
6) заключительные этикетные формула.
1) Обращение — этикетная языковая формула с выражением уважения должностному лицу — адресату служебного письма.
Задача обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать в теме письма. При обращении в адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и некоторые другие аспекты.
Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение, например,
Уважаемый господин президент
Уважаемый господин председатель
Уважаемый господин мэр
Уважаемый господин министр.
Официальный характер носит и формула по фамилии. Оно является строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и автором письма, например,
Уважаемый господин Королев
Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству. Эта формула свидетельствует о тесных контактах между автором и адресатом письма, поэтому ее следует использовать в переписке между организациями, входящими в одну систему органов власти и управления, а также в письмах-приглашениях и письмах-поздравлениях, например,
Уважаемый Юрий Михайлович.
При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется
Уважаемые господа.
При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение
Уважаемые коллеги.
В практике ведения переписки за рубежом обращение является обязательным элементом служебного письма, отсутствие обращения свидетельствует о нарушении норм делового этикета. У нас в стране обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.
Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них одновременно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.
В служебной переписке не рекомендуется использовать обращения Дорогой, дорогие.
2) Вступление — это формулировка цели письма или объяснение причины его написания. Назначение вступительной части письма — установить связь между тем, что уже известно корреспонденту, и тем, что автор намерен ему сообщить.
В соответствии с этим вступление может содержать:
- ссылку на документ (нормативный, организационный, распорядительный и др.);
- констатацию факта, описание события, сложившейся ситуации.
Например:
В соответствии с планом работы в ноябре 2009 года Контрольным управлением проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности Липовецкого машиностроительного завода.
Администрацией города 12 февраля 2010 года принято решение о перерегистрации малых предприятий, действующих на территории города.
Сбербанком Российской Федерации при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных о клиентах.
Вступление может начинаться этикетными формулами, выражающими благодарность, поздравление, сожаление, соболезнование и т.д. Например,
Благодарим Вас за предоставленные нам информационные материалы по вопросам делопроизводства.
Сожалеем, что представленная Вами проектная документация по застройке зоны отдыха «Озерная» не отвечает требованиям заказчика.
Поздравляем профессорско-преподавательский коллектив университета с Дней знаний.
3) Основное содержание текста — в этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма; высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части — просьбы, предложения, требования, напоминания и др. Если в основной части письма описывается какое-либо событие, факты излагаются в исторической последовательности — так, как они происходили в действительности. Тема письма может быть подвергнута детальному рассмотрению по частям, во взаимоотношении частей и в целом. В этой же части приводятся при необходимости доказательства — аргументы, логически подводящие к заключительной части.
4) Заключение — это итог рассмотрения темы, которой посвящено письмо. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п. Например,
Просим направить письменную заявку в гостиницу «Россия» с указанием количества необходимых мест и сроков пребывания делегации.
Приглашаем сотрудников вашей организации принять участие в семинаре по антикризисному управлению, проводимом Пензенским институтом экономического развития в мае 2010 года.
Смысловое ядро заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:
- просим — в письмах-просьбах и запросах
- представляем, направляем или высылаем — в сопроводительных письмах
- предлагаем — в письмах-предложениях
- напоминаем — в письмах-напоминаниях
- сообщаем — в информационных письмах
- поздравляем — в письмах-поздравлениях
- приглашаем — в письмах-приглашениях и т.д.
Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: например, не располагаем …, не нуждаемся …, не считаем целесообразным …, не можем обеспечить … и т.д.
Заключение письма может содержать два вывода и более. Если выводов несколько, они могут находиться в отношении дополнения или, напротив, исключения, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или разрешения ситуации.
5) Предупреждение — часть текста, в которой содержится угроза применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.
Предупреждение — обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами: в противном случае …, в случае невыполнения …, в случае отказа … и т.п.
6) Заключительные этикетные фразы — устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата, например:
Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
а также языковая фраза, демонстрирующая уважение к адресату.
Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый...», оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой, например,
С уважением,
Генеральный директор подпись О.Н. Крылов
Обращение и заключительные фразы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная фраза «С уважением...».