1.3.1 Обработка списков типа "один объект" - "одна запись"
В данном случае подготовка к анализу в основном сводится к сжатию с помощью фильтрации, сортировке и дополнению исходных данных расчетными. Исключением является случай использования механизма "Сводная таблица", поскольку он сам осуществляет фильтрацию данных (область СТРАНИЦА) и их автоматическую сортировку при составлении отчета. Однако использование его не всегда возможно.
Пример 1. Найти средний балл каждого студента. Информация о результатах сдачи сессии представлена в списке рис.5. Решить эту задачу возможно только с помощью ввода расчетной формулы "средний балл".
Последовательность действий:
- в строке заголовков полей вводится новый заголовок "средний балл" (ячейка Е1);
- в ячейку Е2 вводится формула:
=СРЗНАЧ (В2: D2)
- формула копируется с ячейки Е3 и до конца списка.
Этот вариант отличает очевидная простота. Однако он требует достаточно большого объема ручной работы.
1.3.2 Обработка списков типа "один объект" - "несколько записей"
Для экономических данных это самый распространенный способ их организации и хранения. Однако он диктует практически всегда выполнение некоторых дополнительных действий по подготовке данных к анализу. Прежде всего это - сортировка и фильтрация данных.
Решим пример 1 с учетом организации данных в виде списка рис.6.
Вариант а). Ввод расчетной формулы "средний балл" невыполним.
Вариант б). Использование механизма "Промежуточные итоги".
Необходимо:
- отсортировать данные по двум ключам "Студент" и "Предмет". Если этого не сделать, получим неверный ответ: по ст. Иванову И.И. и Петрову П.П. будет выдано 2 средних оценки - после 1-ой и 3-ей, 2-ой и 6-ой записями соответственно;
- обратиться к механизму "Промежуточные итоги"
- заполнить диалоговое окно:
"При каждом изменении в ": Студент
"Операция": среднее
"Добавить итоги по ": Оценка
Результат представлен на рис.8.
Рис.7. Результат решения примера 1 с помощью механизма Вариант в).
Использование механизма "Сводная таблица".
"Промежуточные итоги"
Необходимо: вызвать Мастер сводной таблица (выделить любую ячейку списка, Данные-Сводная таблица); последовательно заполнить диалоговые окна; структура таблицы: область Строка – Студент, область Данные – Оценка, операция - среднее
Результат представлен на рис.9.
Рис. 8. Результат решения примера 1 с помощью механизма "Свободная таблица"
Пример 2. Данные организованы в виде списка, представленного на рис.10. Необходимо составить отчет о результатах сдачи сессии студентами по семестрам.
Условие задачи предполагает нахождение среднего балла по группе за каждый семестр.
Рис.9.Список для примера 2
Вариант а). Использование механизма "Промежуточные итоги".
Действия:
отсортировать список по полям: "Семестр", "Группа", "Предмет".
- обратиться к механизму "Промежуточные итоги". Заполнить диалоговое окно:
"При каждом изменение в " - Семестр
"Операция" - среднее
"Добавить итоги по " - Оценка
- еще раз обратиться к механизму "Промежуточные итоги". Заполнить диалоговое окно:
"При каждом изменении в " - Группа
"Операция" - среднее
"Добавить итоги по" - Оценка
"Заменить текущие итоги" - снять флажок.
- скрыть детальные данные.
Двойное обращение к механизму "Промежуточные итоги" связано с необходимостью получения итогов по двум полям: Семестр и Группа - а снятие флажка в опции
"Заменить текущие итоги" - с необходимостью сохранения результатов предыдущего подведения итогов. Результат представлен на рис.11.
Вариант б). Использование механизма "Сводная таблица".
Действия:
- обратиться к механизму "Сводная таблица"
- последовательно заполнить диалоговые окна. Структура таблицы:
область СТРОКА: Семестр, Группа
область ДАННЫЕ: Оценка
Функция: среднее.
Результат представлен на рис.12.
Рис.10. Результат решения примера 2 с помощью механизма "Промежуточные итоги"
Рис.11.Результат решения примера 2 с помощью механизма "Сводная таблица"